Доп. описание УТ 11 ч. 2

ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ

Версия 11.0.8

Расчет себестоимости

Расчеты с обособленными подразделениями

ABC/XYZ классификация товаров/партнеров и расчет товарных ограничений

Сегменты партнеров (номенклатуры)

Изменения в справочниках партнеров, контрагентов, контактных лиц

Помощник исправления остатков товаров организаций

Штрихкодирование печатных форм объектов

Оформление поставки импортных товаров

Настройка списка товаров, продаваемых совместно

Настройка и печать комплекта документов

Помощник продаж

Календарь событий

Ограничения предоставления ручных скидок (наценок)

Развитие подсистемы автоматических скидок (наценок)

Загрузка классификатора банков

Поддержка валютных операций (обмен валюты)

Развитие зачета оплаты

Механизм упреждающей подпитки ячеек адресного склада (помещения)

Дополнительные доработки складской подсистемы

Реализация услуг и прочих активов

Оптимизация настроек и упрощение работы с программой

Электронные счета-фактуры

 

Расчет себестоимости

В версии 11.0.8 добавлены следующие возможности по расчету себестоимости.

  • "Сквозной" учет себестоимости товаров по предприятию без учета передач между организациями
  • Учет себестоимости товаров и учет выручки от продаж без НДС.
  • Учет себестоимости в валюте управленческого и в валюте регламентированного учета
  • Упрощение распределения расходов и доходов

Учет себестоимости товаров

Программа позволяет одновременно вести учет себестоимости как по предприятию в целом, так и по каждой отдельной организации.

  • Расчет себестоимости по предприятию в целом (управленческая себестоимость) основывается на цене поставщика, независимо от того на какую организацию он поступил, от имени какой организации был продан и по какой цене была оформлена передача между организациями. Себестоимость по предприятию в целом фиксируется в валюте управленческого учета. Себестоимость по предприятию в целом фиксируется с учетом и без учета НДС.
  • Расчет себестоимости по каждой конкретной организации (бухгалтерская себестоимость) учитывает передачи товаров между организациями. Себестоимость по каждой организации фиксируется в валюте бухгалтерского учета без учета НДС.

Расчет себестоимости по предприятию в целом и по каждой организации производится одновременно с помощью документа Расчет себестоимости.

Программа автоматически формирует список тех организаций, между которыми в течение периода, за который производится расчет себестоимости, были оформлены передачи товаров. По этим организациям будет произведен расчет как управленческой себестоимости (без учета передач товаров между организациями), так и бухгалтерской себестоимости ( с учетом передач товаров). Себестоимость по этим организациям должна быть произведена в комплексе, то есть одновременно по всем организациям, которые участвовали в процессе передачи товаров между организациями. Те организации, которые не участвовали в этом процессе, показываются отдельно и расчет себестоимости по ним может быть произведен отдельно.

После указания организаций для расчета себестоимости необходимо определиться с методом расчета себестоимости. В форме документа необходимо указать вариант расчета. В соответствии с этим вариантом расчета будет рассчитана как общая управленческая себестоимость по компании в целом, так и себестоимость по каждой организации (указанной в документе). Расчет предварительной себестоимости будет происходить по методу Средняя за месяц.

Если организация не участвует в процессе передачи между организациями, то по ней можно произвести расчет себестоимости отдельно в соответствии с тем методом оценки стоимости товаров, который указан для данной организации.

Упрощение распределения расходов и доходов

Расходы, которые относятся на себестоимость товаров, автоматически распределяются при проведении документа Расчет себестоимости (при варианте  расчета фактической себестоимости). Предусмотрена также возможность производить распределение расходов на себестоимость товаров отдельным документом Распределение расходов на себестоимость товаров. В документе можно сразу произвести распределение расходов по всем организациям.

Аналогичным образом можно произвести распределение расходов и доходов по направлениям деятельности сразу по всем организациям в одном документе.

Формирование отчетов

В отчетах Анализ себестоимости товаров и Выручка и себестоимость продаж предусмотрена возможность вывода данных об управленческой себестоимости с учетом и без учета НДС. Если необходимо посмотреть информацию о бухгалтерской себестоимости с учетом передач товаров между организациями, то следует выбрать вариант вывода отчета  В валюте регл.

Расчеты с обособленными подразделениями

В программе можно вести расчеты с обособленными подразделениями организации. В соответствии с определением п.2 ст.11 НК, обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. В программе предусмотрено ведение учета для обособленных подразделений двух видов: выделенных на отдельный баланс (филиалов, представительств) и тех подразделений, которые не выделены на отдельный баланс (торговые точки, магазины и т.д.).

Важно. Регистрация обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, возможна только в том случае, если включена функциональная опция Обособленные подразделения на отдельном балансе.

Обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс, регистрируется в справочнике Организации, как отдельная организация с признаком Обособленное подразделение и указанием головной организации.

ИНН обособленного подразделения соответствует головной организации. Для обособленного подразделения устанавливается отдельный КПП и цифровой код обособленного подразделения для счетов-фактур.
Взаиморасчеты обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс, с клиентами и поставщиками могут вестись отдельно или через головную организацию. Если при расчетах с клиентами и поставщиками допускается например, перечисление денежных средств от имени головной организации, то в карточке обособленного подразделения следует установить соответствующий флажок Допускаются взаиморасчеты с клиентами через головную организацию (Допускаются взаиморасчеты с поставщиками через головную организацию).

При установке данных флажков документы поставки (отгрузки) могут быть оформлены от обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс, а оплата может быть произведена от имени головной организации. Задолженность клиента (поставщика) будет погашена без оформления дополнительных актов взаимозачетов.

Обособленные подразделения, которые не выделяются на отдельный баланс, вводятся в форме той организации, от имени которой они будут работать. Информация о таких подразделениях вводится в отдельном диалоговом окне, которое открывается по команде Регистрации подразделений в ИФНС.

В карточке регистрации подразделения указывается КПП подразделения и цифровой код для регистрации счетов-фактур. В списке Состав обособленного подразделения указываются те управленческие подразделения, которые соответствуют обособленному подразделению, зарегистрированному в ИФНС.

Взаиморасчеты с такими подразделениями ведутся через головную организацию.

Информация о КПП и цифровом коде счета-фактуры используется при формировании печатных форм документов.

  • Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс, то при печати счета-фактуры используются данные о филиале, который выбран в качестве организации в документе.
  • Если обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то при печати счета-фактуры используются данные о подразделении (управленческом), которое указано в карточке того склада, по которому оформляется документ. Для данного подразделения определяются параметры его регистрации в ИФНС.
  • Если склад в документе не задан (предоставление услуг), то тогда анализируется то подразделение, которое указано на странице Дополнительно.

В программе предусмотрена возможность оформлять операции перемещения между головной организацией и обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Для этих целей в документы Заказ на перемещение и Перемещение товаров добавлена операция Внутренняя передача товаров. Эта операция может быть также оформлена между двумя обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс.

Также предусмотрена операция передачи наличных и безналичных  денежных средств между головной организацией и обособленными подразделениями и между обособленными подразделениями.

  • Передача наличных денежных средств оформляется двумя документами Расходный кассовый ордер и Приходный кассовый ордер с видом операции  Внутренняя передача ДС.
  • Передача безналичных денежных средств оформляется документом Списание безналичных ДС с видом операции Внутренняя передача ДС. Этот документ должен отразиться в двух выписках: в выписке по расчетному счету головной организации (обособленного подразделения), который передает денежные средства и по расчетному счету получателя (головной организации или обособленного подразделения).

ABC/XYZ классификация товаров/партнеров и расчет товарных ограничений


В программе для проведения ABC/XYZ классификация товаров и расчета товарных ограничений используются регламентные задания: ABC-классификация номенклатуры, XYZ-классификация номенклатуры, ABC-классификация партнеров, XYZ-классификация партнеров, Расчет товарных ограничений. Регламентные задания позволяют выполнять классификацию и расчет в автоматическом режиме по заранее заданному расписанию.

Если по каким то причинам использование регламентных заданий не возможно, например, при работе в файловом варианте «1С:Предприятия», то в программе предусмотрен запуск ABC/XYZ классификации и расчета товарных ограничений вручную, в отдельных формах:

■ Форма Классификация номенклатуры позволяет выполнить настройку и саму ABC/XYZ классификацию номенклатуры, а также настройку и расчет товарных ограничений номенклатуры. Форму можно открыть в разделе Запасы и закупки, в панели действий Сервис, с помощью команды Классификация номенклатуры.
■ Форма Классификация партнеров позволяет выполнить настройку и ABC/XYZ классификацию партнеров. Форму можно открыть в разделе Маркетинг, в панели действий Сервис, с помощью команды Классификация клиентов.

Формы поддерживают два режима работы:

Часто используемые возможности — в этом режиме на форме доступны команды для выполнения наиболее часто используемых действий связанных с классификацией и расчетом. Режим позволяет «одним нажатием» выполнить действия, возникающие при обслуживании программы.
Полные возможности — режим предоставляет полный доступ ко всем командам по настройке и управлению ABC/XYZ классификацией и расчетом товарных ограничений. Режим позволяет выполнять все операции связанные с ABC/XYZ классификацией и расчетом.

Для переключения режимов служит команда в правом нижнем углу форм. Формы запоминают режим открытия.

Настройка ABC/XYZ классификации товаров и расчета товарных ограничений

Для настройки параметров ABC/XYZ классификации товаров, в форме Классификация номенклатуры (в режиме Полные возможности), необходимо воспользоваться командой Настройка (в группе команд ABC/XYZ классификация).

В форме настроек ABC/XYZ классификации товаров необходимо указать следующие параметры:

■ Установить флажки у тех показателей, в соответствии со значениями которых будет производиться ABC/XYZ классификация: По выручке, По валовой прибыли, По количеству проданного товара в форме настроек классификации товаров.
■ Указать Период и Количество периодов, за который будут анализироваться данные, для ABC классификации.
■ Указать Период и Количество периодов, за который будут анализироваться данные, для XYZ классификации. Для XYZ классификации дополнительно нужно указать Подпериод. Подпериоды будут сравниваться между собой в указанном периоде.

В программе предусмотрена возможность классифицировать продажи товаров на распределительных центрах. Распределительными центрами считаются те склады, с которых обычно не осуществляется продажа товаров. Склад распределительного центра является местом хранения, с которого товары перемещаются на отдельные склады (магазины), с которых и производится продажа. При классификации продаж распределительного центра будут учитываться продажи товаров с тех складов, на которые они перемещаются с распределительного центра. Склад будет являться распределительным центром в том случае, если он указан в качестве источника перемещения товаров в основных транспортных ограничениях для других складов.

Пример. Центральный склад является распределительным центром для розничных складов: Торговый зал и Магазин Электротовары. В транспортных ограничениях данных складов в качестве основного транспортного ограничения (порядок, равный 1) указано перемещение с центрального склада.

При классификации товаров на центральном складе будут учитываться продажи товаров в указанном периоде классификации для складов Торговый зал и Магазин Электротовары.

Для настройки параметров расчета товарных ограничений, в форме Классификация номенклатуры (в режиме Полные возможности), необходимо воспользоваться командой Настройка (в группе команд Товарные ограничения).

В форме настроек параметров расчета товарных ограничений необходимо указать Период и Количество периодов, за который будут анализироваться данные для расчета. При расчете товарных ограничений для определения таких параметров как среднедневное потребление, нормативный, страховой запас и т.д. можно использовать как данные о всех расходах товаров со склада (перемещение, отгрузка), так и данные только о продажах товаров. При расчете товарных ограничений в соответствии с продажами будут учитываться только те дни продаж, когда товар находился на складе. То есть при установленном методе расчета " по продажам со склада" не будут учитываться перемещения товаров между складами и организациями, а днями продажи при расчете среднедневного потребления будут считаться только те дни, когда товар реально мог быть продан (имелся в наличии на складе).

При установленном методе расчета по продажам на складе можно рассчитать товарные ограничения для распределительных центров, то есть тех складов, с которых товар реально не продается , а перемещается на другие склады. При расчете товарных ограничений распределительного центра будут учтены продажи со всех складов, на которые товар перемещается с распределительного центра. То есть при расчете товарных ограничений распределительного центра считается, что объем продаж с данного распределительного центра равен суммарному объему продаж со всех складов, которые относятся к данному распределительному центру. 

ABC/XYZ классификация и расчет товарных ограничений

Для выполнения ABC/XYZ классификации товаров или партнеров на соответствующих формах можно воспользоваться командой Выполнить ABC/XYZ классификацию. Команда доступна если формы находятся в режиме Часто используемые возможности. Если формы находятся в режиме Полные возможности, то в них доступны команды Выполнить ABC классификацию и Выполнить XYZ классификацию. Команды позволяют выполнять ABC и XYZ классификацию независимо друг от друга.
Для выполнения расчета товарных ограничений в форме Классификация номенклатуры, во всех режимах, доступна команда Выполнить расчет товарных ограничений.
После выполнения всех команд результаты классификации и расчета будут записаны в информационную базу.
В случае изменения настроек классификации и расчета можно:

■ Продолжать выполнять классификацию и расчет в следующих периодах с новыми настройками. Данные классификаций и расчетов за прошлые периоды останутся неизменными и не будут соответствовать новым, текущим настройкам.
■ Удалить данные полученные с другими параметрами классификации и расчета. Удалить результаты классификации и расчета можно с помощью команд в соответствующих формах Очистить ABC классификацию, Очистить XYZ классификацию и Очистить товарные ограничения. Выполнить классификацию с разными настройками и за разный период можно в любой момент.

Сегменты партнеров (номенклатуры)

Процесс создания сегментов состоит из следующих этапов:

  • определение способа формирования сегмента,

  • настройка правил формирования сегмента,

  • просмотр результатов формирования сегмента.

  Определение способа формирования сегмента

Список сегментов номенклатуры и партнеров открывается из раздела Маркетинг.

При создании нового сегмента номенклатуры или партнеров прежде всего необходимо определить, какой способ формирования будет использоваться для получения данных по сегменту в соответствии с настроенными для него правилами формирования.

Поддерживаются три способа формирования сегментов.

  • Формировать динамически – набор элементов не хранится в таблицах базы данных, хранятся только правила его формирования. Состав динамического сегмента формируется в момент обращения к сегменту и не хранится в информационной базе. Эти сегменты нельзя использовать при решении прикладных задач (определение правил продаж, предоставления скидок, маркетинговых мероприятиях и т.д.).

  • Периодически обновлять – набор элементов хранится в таблицах базы данных и переформируется по расписанию, которое указано в регламентном задании. Для автоматического формирования состава сегментов в соответствии с правилами формирования сегментов  используется регламентное задание. При записи для каждого сегмента формируется свое регламентное задание с заданным расписанием.

  • Формировать вручную – пользователь может добавить или удалить элементы набора сегмента (предоставляется возможность предварительно сформировать набор элементов по правилам, определенным для сегмента). Для сегментов, формируемых вручную, поддерживается автоматическая очистка после даты, определенной пользователем. Для плановой очистки сегментов, формируемых вручную, используется регламентное задание Очистка сегментов.

Настройка правил формирования сегментов

Для настройки правил формирования сегмента нужно нажать кнопку Редактировать в форме сегмента. 

Будет открыта форма для настройки правил формирования сегмента. При настройке правил формирования сегмента используется система компоновки данных. Предоставляется упрощенная схема настройки.

С помощью упрощенной схемы настройки можно редактировать следующие настройки правил формирования сегмента.

  •  Производить отбор данных в соответствии с параметрами, которые определены схемой компоновки сегмента (Отбор).

  •   Задавать значение параметров, если это предусмотрено схемой компоновки сегмента (Параметры).

При формировании нового сегмента партнеров или номенклатуры загружается основная схема компоновки данных для формирования состава сегмента. В поставку программы входят дополнительные упрощенные схемы настройки, которые поставляются в виде шаблонов.

Для загрузки схемы компоновки данных в соответствии с шаблоном используется кнопка выбора в поле Схема компоновки данных в диалоговом окне настройки шаблона.

При выборе шаблона изменяется состав доступных полей, которые могут быть использованы в схеме компоновки данных. В примере, показанном на рисунке, в список доступных полей при выборе шаблона По продажам добавилась информация о сумме выручки, себестоимости и сумме дополнительных расходов.

В программе предусмотрены следующие варианты шаблонов для настройки правил формирования сегментов.  

Варианты шаблонов для настройки сегмента номенклатуры:

  •   Основная схема. Загружается автоматически при создании нового сегмента номенклатуры. В качестве параметров отбора могут быть использованы любые реквизиты номенклатуры, в том числе характеристики номенклатуры, а также дополнительные сведения и дополнительные реквизиты. 

  • Продажи. В качестве параметров отбора кроме реквизитов номенклатуры может быть использована информация о продажах партнеров. В качестве дополнительных параметров отбора добавляются такие параметры, как Валовая прибыль, Себестоимость Оборот, Сумма выручки Оборот, Сумма дополнительных расходов Оборот, Количество Оборот. Используя этот вариант настройки, можно, например, отобрать те позиции номенклатуры, у которых сумма выручки за прошлый период меньше определенного значения. Также в этой схеме предусмотрена возможность отбора по типу запасов (собственный товар, комиссионный товар), по конкретному складу или по продажам конкретному партнеру.

Варианты шаблонов для сегмента партнеров:

  •  Основная схема. Загружается автоматически при создании нового сегмента партнеров. В качестве параметров отбора могут быть использованы любые реквизиты партнера, в том числе и дополнительные реквизиты и сведения.

  •  По взаимодействиям. В качестве параметров отбора кроме реквизитов партнера может быть использована информация о взаимодействиях с партнером Количество взаимодействий и Дата последнего взаимодействия.

  •  Продажи. В качестве параметров отбора кроме реквизитов партнера может быть использована информация о продажах партнеров. В качестве дополнительных параметров отбора добавляются такие параметры, как Валовая прибыль, Себестоимость Оборот, Сумма выручки Оборот, Сумма дополнительных расходов Оборот. Используя этот вариант настройки, можно, например, отобрать тех партнеров, у которых сумма выручки за прошлый период меньше определенного значения. Также в этой схеме предусмотрена возможность отбора по типу запасов (собственный товар, комиссионный товар), по конкретной организации или по юридическому лицу партнера (контрагенту).

  • Расчеты. В качестве параметров отбора кроме реквизитов партнера может быть использована информация о расчетах с партнером. Например, можно отобрать всех партнеров, которые имеют задолженность на определенную сумму. В качестве дополнительных параметров отбора добавляются такие параметры, как Долг партнера и Наш долг.

В программе предусмотрена возможность редактирования схемы компоновки данных. Можно отредактировать загруженную с помощью шаблона схему компоновки данных или создать новую схему компоновки данных. Для редактирования схемы компоновки данных используется кнопка Редактировать схему компоновки данных в диалоговом окне настройки правил формирования сегмента.

Важно!

Схема компоновки данных может быть отредактирована только в режиме «толстого клиента». Редактирование схемы компоновки данных должен производить специалист, который имеет опыт работы с системой компоновки данных и хорошо представляет структуру метаданных конфигурации.

После настройки схемы компоновки данных нужно нажать кнопку Завершить редактирование. Произведенные настройки схемы компоновки данных будут сохранены. Данная схема будет отображена в списке, как произвольная схема.

 Настройка автоматического формирования сегментов

Для сегментов, которые имеют способ формирования Периодически обновлять можно настроить расписание их автоматического формирования. Расписание настраивается в форме нового сегмента на странице Расписание.

Для каждого сегмента можно настроить свое расписание выполнения регламентного задания. Для того, чтобы  регламентное задание выполнялось автоматически в соответствии с заданным расписанием, необходимо установить флажок Регламентное задание используется. После записи информации о сегменте в список регламентных заданий (раздел Администрирование) будет добавлено новое регламентное задание с тем расписанием, которое задано в форме нового сегмента.  

Просмотр результатов формирования сегмента

Для просмотра результатов формирования сегмента в соответствии с настроенными правилами необходимо нажать кнопку Сформировать в карточке сегмента.

Важно! Состав сегмента, в котором установлен способ формирования Периодически обновлять, может формироваться автоматически с помощью регламентного задания. Динамические сегменты формируются автоматически при просмотре состава сегмента.

Список партнеров (номенклатуры), сформированный в соответствии с настроенными правилами, можно посмотреть, используя команду Состав сегмента на панели навигации формы сегмента.  Также для просмотра можно использовать соответствующую пиктограмму Состав сегмента в списке сегментов.

В список партнеров (номенклатуры) будут выведены те поля, которые были указаны в настройке формирования сегмента. Список этих полей может быть настроен произвольным образом с учетом тех допустимых полей, которые предусмотрены схемой компоновки данных.

В том случае если для сегмента использован способ формирования вручную, состав сегмента может быть изменен произвольным образом: позиции номенклатуры (партнеры) могут быть добавлены в список или удалены из списка.

Посмотреть к какому сегменту относится та или иная номенклатурная позиция или партнер можно непосредственно из карточки соответствующего объекта используя соответствующие команды Сегменты номенклатуры (Сегменты партнеров) на панели навигации формы.

Список разделен на две страницы.

  • На странице Формируются вручную показывается список всех сегментов, которые формируются вручную. Флажком отмечаются те сегменты, в которые входит позиция номенклатуры (или партнер). Используя кнопки Включить в сегмент  и Исключить из сегмента можно включить или исключить позицию из состава сегмента. Если для позиции номенклатуры ведется учет в разрезе характеристик, то можно исключить из состава сегмента только определенные характеристики позиции номенклатуры.

  •  На странице Формируются автоматически показывается список тех сегментов, которые имеют способ формирования Периодически обновлять. Непосредственно из этой формы можно произвести обновление сегмента (например, при записи новой позиции номенклатуры).

Для сегментов партнеров поддерживается возможность указания сегмента при вводе нового партнера.

  • В помощнике ввода нового партнера можно указать тот сегмент, к которому должен относиться партнер. В списке возможных сегментов показываются те сегменты, для которых определен способ формирования Формировать вручную.  

  • В сегментах со способом формирования Периодически обновлять можно установить флажок Проверять на вхождение при создании нового партнера. При записи нового партнера будет производиться проверка на возможность вхождения нового партнера в тот или иной сегмент в соответствии с теми правилами, которые заданы при формировании сегмента.

Пример. В информационной базе сегменты партнеров определены в соответствии с бизнес-регионами. Правилом принадлежности к тому или иному сегменту является указание  бизнес-региона в карточке партнера. При записи нового партнера с указанным бизнес-регионом партнер будет автоматически отнесен к соответствующему сегменту. Таким образом для него автоматически начнут действовать те правила продаж (типовые соглашения), которые определены для партнеров данного региона.

Предопределенный сегмент партнеров Продажи запрещены используется для блокировки заключения сделок с входящими в него партнерами. В этот сегмент нужно добавлять тех партнеров, с которыми не следует заключать новые сделки. Дополнительно для сегментов партнеров поддерживается возможность просмотра истории и динамики продаж, состояния взаиморасчетов.

Изменения в ведении справочников партнеров, контрагентов и контактных лиц

Отображение дополнительной информации в списке партнеров (клиентов, поставщиков)

Для каждого партнера в правой части списка дополнительно отображается краткая информация о нем: адрес, телефоны, электронный адрес и т.д.

Используя гиперссылки можно быстро посмотреть информацию о юридическом лице партнера (Контрагенты), а также информацию о контактных лицах, зарегистрированных для партнера. Посмотреть информацию о текущем состоянии задолженности клиента, о заключенном с ним соглашениях договорах и т.д. можно используя гиперссылку Досье партнера.

В списке можно установить фильтры, которые ограничат список партнеров.

  • Фильтр по бизнес-региону. В списке будут показаны только те партнеры, в карточках которых указан выбранный бизнес-регион.
  • Фильтр по основному менеджеру. Показывает только партнеров указанного менеджера. Установка флажка Только мои оставляет в списке только тех партнеров, для которых основным менеджером является текущий пользователь.
  • Фильтр по группе доступа. Показывает только тех партнеров, которые принадлежат к выбранной группе доступа.

Установка фильтра по сегменту партнеров позволяет дополнительно ограничивать список партнеров по их принадлежности к определенному сегменту. В приведенном на рисунке примере при установке фильтров по бизнес-региону и сегменту в списке будут показаны только те оптовые клиенты, которые работают в московском регионе.

Регистрация нового партнера

Внесены изменения в регистрацию нового партнера с помощью помощника ввода. В помощник ввода добавлена информация о полном наименовании партнера (Публичное наименование). Публичное наименование формируется автоматически на основании данных о названии компании или фамилии, имени, отчестве частного лица.  Предусмотрена возможность автоматического формирования номера КПП по введенному ИНН. На последней странице помощника можно дополнительно ввести данные о расчетном счете партнера, если эта информация известна.  При регистрации информации о контактном лице партнера можно указать информацию о его должности (Должность по визитке).

Упрощена форма помощника ввода при регистрации частного лица. В форме помощника вводятся только необходимые данные. Информация о контрагенте формируется автоматически по данным партнера (частного лица) и указанному ИНН (кнопка Создать контрагента). При этом для контрагента автоматически дублируются введенные для партнера данные о телефоне и адресе электронной почты.

Важно. Информация о контрагенте, который является частным (физическим) лицом теперь вводится только в один справочник "Контрагенты", связь со справочником "Физические лица" отключена. 

Упрощена форма помощника ввода при регистрации информации о партнере, который является розничным покупателем. При регистрации такого покупателя, например при оформлении карты лояльности, данные вводятся в упрощенную форму, в которой уже определено, что клиент является розничным покупателем. 

На следующем этапе работы помощника можно ввести дополнительные данные о группе доступа, бизнес-регионе , адресе проживания, если на момент регистрации розничного покупателя эта информация известна. Следует отметить, что обязательным является только указание группы доступа, вся остальная информация необязательна для заполнения. Если для пользователя, работающего в программе определена только одна группа доступа, к которой надо относить клиентов, то информация о ней будет заполнена автоматически.

Указание менеджера для клиентов, работающих в одном бизнес-регионе

В карточку бизнес-региона добавлена информация о том менеджере, который будет работать с клиентами данного региона.

Эта информации будет использоваться в качестве значения по умолчанию при вводе нового партнера и указания для него региона. В то же время в карточке партнера можно указать и другого основного менеджера.

Формирование дополнительных отчетов из списка партнеров

Из списка партнеров могут быть сформированы дополнительные отчеты по конкретному партнеру или по списку выделенных партнеров. Список отчетов, которые могут быть сформированы вызывается по кнопке Отчеты.

В список отчетов добавлены отчеты , в которых отображается контактная информация. В программе предусмотрено два отчета по контактной информации: контактная информация партнера и контактная информация контактных лиц партнера.

В отчете Контактная информация партнера отображается зарегистрированная информация об наименовании, адресе, телефоне и т.д фирмы партнера, а также дополнительная сводная информация о контактных лицах партнера. Информация о контактных лицах сгруппирована по тем ролям, которые определены для контактных лиц.

Используя кнопку Показать настройку можно произвести дополнительный отбор списка партнеров, а также добавить в список отображаемых данных всю необходимую информацию.

Вариант отчета Контактные лица партнеров позволяет сформировать список контактных лиц со всеми необходимыми данными для контактов с ними, сгруппированный по партнерам.

Помощник исправления остатков товаров организаций

Помощник исправления остатков товаров организаций предназначен для диагностики и корректировки ошибок по ведению учета в разрезе организаций. Данные проблемы могут возникать в частности при вводе и корректировке документов поступления и реализации «задним» числом. Следует отметить, что при стандартном перепроведении документов не происходит перезаполнение видов запасов (информации о поставщике, ГТД и т.д) при вводе новых документов поставки «задним числом», то есть датой, меньше текущей даты. При необходимости внесения изменений в распределение видов запасов после корректировки документов необходимо использовать Помощник исправления остатков товаров организаций.

Помощник исправления остатков товаров организаций вызывается из раздела Регламентированный учет (группа команд Сервис).

Работа помощника реализована пошагово. Для перехода на следующий шаг работы помощника используется кнопка Далее, для возврата на предыдущий шаг работы помощника используется кнопка Назад.

Шаг 1

На первом шаге работы помощника диагностируется наличие отрицательных остатков товаров организаций и наличие «развернутого» сальдо в разрезе видов запасов и номеров ГТД товаров. Перед началом работы помощника надо указать период, за который надо диагностировать и корректировать остатки организаций. Диагностика может производиться по всем организациям (организация в помощнике не указывается) или отдельно по каждой конкретной организации.
Указанные в помощнике ссылки показывают, что существуют отрицательные остатки и имеются «развернутое» сальдо в разрезе видов запасов и номеров ГТД. Нажав на соответствующие гиперссылки можно получить подробные отчеты, в которых показываются отрицательные остатки организаций и «развернутое» сальдо.
Отрицательные остатки организаций контролируются по организациям на конец месяца (по всем месяцам выбранного периода), при этом начальный остаток на начало месяца не должен быть равен конечному остатку. Также проверяется наличие отрицательного остатка товаров без учета организаций на конец месяца (сумма остатков товаров по всем организациям).
Для контроля «развернутого сальдо» проверяется одновременное наличие положительных и отрицательных остатков по видам запасов и номерам ГТД по товарам в разрезе организаций и складов.

Шаг 2

Второй шаг работы помощника появляется в том случае, если диагностированы отрицательные остатки товаров организаций.



По результатам диагностики отрицательных остатков программа предлагает следующие варианты решения.

  • Если в результате диагностики выявлены отрицательные остатки, которые можно исправить путем оформления передачи товаров между организациями, то программа предлагает оформить передачи товаров между организациями, не выходя из помощника. В отдельной табличной части показывается список организаций, между которыми надо оформить передачу товаров. Для ввода нового документа передачи между организациями используется кнопка Оформить передачу.
  • Если в результате диагностики выявлены отрицательные остатки товаров организаций, которые не могут быть исправлены передачами с других организаций, то предлагается оформить недостающие поступления товаров. Для устранения данной проблемы выводится список отрицательных остатков товаров в разрезе организаций, по которым надо оформить документы поступления.

Важно. Если в торговом предприятии настроена система «Интеркампани», то продажа товаров другой организации в рамках Интеркампани не будет фиксироваться, как отрицательный остаток организации. Информация о таких продажах фиксируется отдельно и на основании этих данных оформляются передачи товаров между организациями.

Шаг 3

Тритий шаг работы помощника появляется только при наличии "развернутого" сальдо по видам запасов и номерам ГТД.



Пользователю предлагается выбрать один из двух вариантов перепроведения документов.

  • Автоматическое перепроведение только документов, по которым образовалось «развернутое сальдо» с перезаполнением табличной части Виды запасов документов.
  • Перепроведение всех документов с восстановлением правильной последовательности списания видов запасов ("как если бы документы вводились заново в правильной последовательности").

Перезаполнение табличной части Виды запасов документов производится в соответствии со следующей методикой.

  • Если ведется обособленный учет, то в первую очередь перезаполняются документы с обособленным учетом видов запасов. Автоматически определяются документы, которыми могут быть списаны "обособленные" виды запасов (по сделке, по менеджеру или по подразделению).
  • Документы сортируются по принципу "значимости количества". Определяются документы, которые привели к максимальному отрицательному остатку, такие документы перезаполняются в первую очередь
  • При перезаполнении пытаемся в первую очередь подбираются виды запасов с номерами ГТД, указанными в документах реализации (для минимизации изменений в номерах ГТД).
  • При перезаполнении подбираются виды запасов с аналогичным типом запасов (для минимизации изменения в движении комиссионных товаров).

Перепроведение документов выполняется после нажатия на кнопку Далее на третьем шаге работы помощника и подтверждения пользователя о необходимости перепроведения документов.

Шаг 4

На четвертом шаге работы помощника даются рекомендации после перепроведения документов.



Программа информирует о тех документах, которые были перепроведены. Можно открыть список этих документов  и посмотреть детальную информацию о том, в каких документах были перезаполнены виды запасов.

Отдельно программа информирует о тех документах отгрузки, в которых были изменены номера ГТД. Если по документу реализации, в котором изменился номер ГТД, уже была сформирована счет-фактура, то программа предлагает пользователю выполнить дополнительные действия по корректировке данных.

■ Сформировать печатную форму списка перепроведенных документов (будут напечатаны счета-фактуры для документов Реализация товаров и услуг и Корректировка реализации).
■ Сформировать исправительные счета-фактуры
■ Напечатать измененные (исправительные) счета-фактуры
■ Сформировать задания для менеджеров по продажам по связи с клиентами для передачи им измененных счетов-фактур.

Красным цветом гиперссылки в помощнике выделяется список документов, которые не удалось перепровести. Необходимо открыть этот список, посмотреть диагностику ошибок проведения и исправить эти ошибки.

Для завершения работы помощника надо нажать на кнопку Готово.



После завершения работы помощника по исправлению отрицательных остатков товаров организации можно произвести дополнительный анализ межфирменных продаж с помощью отчетов (Отчеты по регламентированному учету в разделе Регламентированный учет).

Штрихкодирование печатных форм объектов

Программа позволяет производить штрихкодирование печатных форм документов. Для использования штрихкодирования документов необходимо включить функциональную опцию Штрихкодирование печатных форм (раздел Администрирование, Печатные формы, отчеты и обработки).
При формировании печатной формы документа в нее будет добавлен автоматически сформированный штрихкод.

Быстрый поиск документа по штрихкоду можно использовать в соответствующем списке документов. Например, для того, чтобы быстро найти документ реализации по печатной форме Торг-12 достаточно открыть список Документы продажи и с помощью сканера считать штрихкод с печатной формы документа. Программа быстро найдет и откроет нужный документ.

Оформление поставки импортного товара

Поставка импортного товара может быть оформлена двумя способами: с оформлением и без оформления таможенной декларации.

1 способ. Поставка импортного товара не требует регистрации таможенной декларации. Например, поставщик поставил нам импортный товар, услуги по таможенному оформлению оплатил поставщик или поставка импортного товара производится в рамках таможенного союза. Если поставка импортного товара не требует декларирования, то такая поставка оформляется как обычная поставка документом Поступление товаров и услуг с видом операции Закупка у поставщика или Прием на комиссию с указанием номеров ГТД и стран происхождения в табличной части документа. Все расходы, связанные с доставкой такого груза оформляются, как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т.д.

2 способ. При поставке импортного товара регистрируется не только факт поставки товара, но также и факт прохождения товаров через таможню. Факт прохождения товаров через таможню регистрируется документом Таможенная декларация на импорт. Программа отслеживает этапы прохождения товаров через таможню: товар находится на таможне (На таможенном оформлении) или таможенное оформление закончено (Выпущено с таможни). Программа позволяет продать импортный товар только после того, как таможенное оформление закончено.

Важно. Оформление поставки импортных товаров с оформлением таможенной декларации возможно только в том случае, если включена функциональная опция Импортные закупки.

Оплата таможенных платежей может производиться как перечислением аванса таможне, так и по факту после прохождения таможни (оформления таможенной декларации). Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.

Таможенная декларация на импорт может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Таможенная декларация оформляется только по тем документам поставки, в которых установлен вид операции Закупка по импорту. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.

Рассмотрим более подробно порядок оформления поставок импортного товара, которые требуют оформления таможенной декларации. Порядок оформления можно разбить на следующие этапы.

  • Оформление соглашения с поставщиком –экспортером.
  • Оформление поставки импортного товара на склад.
  • Регистрация таможенной декларации.
  • Перечисление денежных средств таможни (таможенному брокеру)


Оформление соглашения с поставщиком-импортером

В соглашении с поставщиком-импортером необходимо указать вид операции Закупка по импорту.



Все остальные параметры соглашения заполняются так же как при обычной поставке товаров. Взаиморасчеты с поставщиком импортером можно вести в разрезе договоров, или не вести договора. С поставщиком-импортером оформляется отдельный договор на закупку импортных товаров с установленным типом договора Импорт.



Оформление соглашения также не является обязательным. В то же время в рамках соглашения с поставщиком удобнее регистрировать цены закупки, контролировать эти цены при поставке, контролировать оплату и т.д.

Оформление поставки импортных товаров

Поставка импортного товара оформляется документом Поступление товаров и услуг с установленным видом операции Закупка по импорту.



Вид операции устанавливается автоматически при выборе соответствующего соглашения. В качестве договора может быть выбран только договор с типом договора Импорт. Если для импортера определено только один договор с таким типом, то информация о договоре будет заполнена автоматически. Документ оформляется аналогично обычному документу поступления. Документ может быть оформлен по одному или нескольким предварительно оформленным заказам поставщику. В заказах поставщика-импортера также должен быть указан вид операции Закупка по импорту.

Однако документ поступления с видом операции Закупка по импорту имеет следующие особенности. В табличной части документа не заполняется информация о ГТД и стране происхождения. Номер ГТД присваивается товарам после прохождения таможни (оформления таможенной декларации). До момента оформления таможенной декларации импортные товары нельзя будет продать. При проведении документа поставки товары записываются в отдельный регистр Товары организаций к оформлению. Доступны к продаже эти товары будут только после того, как по ним будет зарегистрировано оформление таможенной декларации. После оформления таможенной декларации товарам будет присвоен номер ГТД (страна происхождения) и они будут доступны для продажи. Товары будут списаны с регистра Товары организаций к оформлению и проведены по регистру Товары организаций.

Оформление таможенной декларации

Документ Таможенная декларация на импорт оформляется в разделе Запасы и закупки. Документ может быть оформлен на основании документа Поступление товаров и услуг с установленным видом операции Закупка под импорт или из списка документов Таможенные декларации на импорт.

Документ Таможенная декларация на импорт может быть оформлен до или после оформления поставки товаров на склад. Рассмотрим два варианта оформления таможенной декларации.

1 вариант. Таможенное оформление происходит до момента поступления товаров на склад

В этом случае новая таможенная декларация оформляется из списка документов Таможенные декларации на импорт.

Таможенная декларация может быть оформлена самостоятельно или через таможенного брокера.


Выбор варианта оформления таможенной декларации определяется в поле Операция. Возможно два варианта оформления операции Самостоятельное оформление ГТД и Оформление ГТД через брокера.

Самостоятельное оформление ГТД. В документе заполняется информация о таможне. Таможня регистрируется в качестве партнера с установленным флагом Прочие отношения. Если расчеты с таможней производятся централизованно через Межрегиональное операционное УФК (ФТС России), то рекомендуется в список партнеров добавить головное предприятие Межрегиональное операционное УФК (ФТС России) с указанием соответствующего юридического лица (контрагента). Конкретные таможни следует вводить как партнеров, подчиненных головному предприятию (головному партнеру).



Расчеты с таможнями будут происходить через контрагента головного предприятия. При расчетах с таможней не используются соглашения и договора. Расчеты с таможней производятся только по безналичному расчету. При оформлении оплаты используется вид операции Таможенный платеж.

Оформление ГТД через брокера. В этом случае расчеты с таможней оформляет посредник (брокер). Торговое предприятие расплачивается за услуги, оказанные таможней, с брокером, а брокер сам регулирует отношения с таможней. Брокер оформляется в программе, как поставщик (частное лицо). При вводе информации о брокере удобно использовать помощник ввода нового партнера, в котором можно сразу ввести информацию об ИНН брокера и том расчетном счете, через который будут производиться расчеты с ним.



Расчеты с брокером можно вести в рамках договора с ним, условия по работе с брокером можно зафиксировать в соглашении. Расчеты с брокером ведутся, как с обычным поставщиком.


Предусмотрена также возможность ведения расчетов с брокером (как и с обычным поставщиком) без указания соглашения и договора.

В соответствующих разделах таможенной декларации Расходы по сборам и Расходы по штрафам указываются суммы таможенных сборов и штрафов, которые взимаются на таможне. Эти расходы относятся на соответствующую статью расходов. В зависимости от указанной статьи расходов эти расходы могут быть распределены по направлениям деятельности, на себестоимость товаров, на расходы будущих периодов в соответствии с указанной в статье расходов аналитикой.

На странице Разделы и товары заполняется информация о таможенной стоимости по каждому разделу таможенной декларации и список товаров по каждому разделу.

В рассматриваемом примере, поскольку таможенная декларация оформляется до оформления поставки товаров на склад, то информация о товарах заполняется вручную путем подбора товаров в табличную часть документа.

Порядок действий пользователя по заполнению информации о разделах и товарах должен быть следующим.

  1. В список разделов добавьте информацию о разделах, которые указаны в таможенной декларации (кнопка Добавить).
  2. Для каждого раздела укажите таможенную стоимость, процент ставки пошлины, ставку НДС и склад, на который планируется поставка импортного товара.
  3. Установите курсор на нужный раздел.
  4. Перейдите в нижнюю табличную часть документа и добавьте в список товары, на которые должна распределяться общая таможенная стоимость по данному разделу. При добавлении можно использовать построчный ввод по строке или дополнительное диалоговое окно подбора (Заполнить – Подобрать товары). При подборе товаров будет автоматически заполняться информация о складе, который указан в разделе.
  5. При таком варианте заполнения автоматически заполнится номер текущего раздела. Для каждого товара укажите его стоимость. Если стоимость товара уже была зарегистрирована ранее в рамках соглашения с поставщиком- импортером, то можно воспользоваться сервисом заполнения стоимости Установить –Стоимость по соглашению (для выделенных товаров) или Установить - Стоимость по соглашению (для товаров без стоимости).
  6. Нажмите на кнопку Распределить на товары. Общая таможенная стоимость, сумма пошлины и сумма НДС по разделу будет распределена пропорционально стоимости товаров.
  7. Аналогичным образом заполните информацию по другим разделам.

Для просмотра полного списка товаров по всем разделам используется кнопка Показать все товары. При нажатой кнопке показываются товары всех разделов. Для переноса товаров между разделами используются команды Установить – Текущий раздел для выделенного товара, Текущий раздел для товаров без раздела. Также можно изменить раздел для конкретного товара вручную. После перераспределения товаров по разделам следует выделить в списке разделов все разделы и выполнить команду Распределить на товары. Будет выполнено перераспределение таможенной стоимости разделов в соответствии с новым распределением товаров по разделам.

Предусмотрена также возможность расчета общей таможенной стоимости по разделу в соответствии с заполненной информацией о таможенной стоимости каждого товара в разделе. Для перерасчета общей таможенной стоимости в соответствии с таможенной стоимостью товаров раздела используется команда Рассчитать по товарам.

2 вариант. Таможенное оформление происходит после оформления поступления товаров на склад

В этом случае также возможно два способа оформления таможенной декларации.

  • 1способ. Оформление таможенной декларации по конкретному документу поставки.

Таможенная декларация оформляется на основании документа Поступление товаров и услуг с установленным видом операции Закупка под импорт. В документе автоматически заполняется информация о документе поступления, заполняется информация о поставщике товара, организации, валюте документа.



Аналогично предыдущему варианту заполнения надо заполнить информацию о номере ГТД, таможенных сборах и штрафах. Также надо определить способ оформления таможенной декларации: самостоятельное оформление или через брокера.

На странице Разделы и товары надо заполнить информацию о разделах. При заполнении информации по товарам каждого раздела можно воспользоваться сервисом по заполнению документа – Заполнить-Подобрать по поступлению.



В списке будут показаны товары из документа поставки, по которым еще не оформлена таможенная декларация. Для каждого раздела можно отметить те товары, которые нужно поместить в соответствующий раздел из документа поставки и перенести их в соответствующий раздел таможенной декларации.

Следует отметить, что при переносе информации из документа поставки будет заполнена информация о складе, на который была оформлена поставка товара и о сделке, если она была указана в документе. Также автоматически заполнится информация о стоимости товаров в соответствии с документами поставки.

После распределения товаров по разделам необходимо распределить указанную в таможенной декларации стоимость по товарам раздела. Для этого надо выделить все разделы и выполнить команду Распределить по товарам.

  • 2 способ. Оформление таможенной декларации по нескольким документам поставки

В этом случае таможенная декларация оформляется из списка документов Таможенная декларация на импорт на странице К оформлению.



В списке показывается сводная информация по всем поставщикам-импортерам. Для каждого поставщика-импортера показывается список тех импортных товаров, которые не прошли таможенное оформление (не оформлена таможенная декларация). Следует напомнить, что импортными товарами в данном контексте являются те товары, поступление которых оформлено документом Поступление товаров и услуг с установленным видом операции Закупка по импорту.
В списке предусмотрен отбор по конкретному складу, конкретной организации, поставщику или группе номенклатуры.

Создание таможенной декларации производится при выполнении команды Создать декларацию. В новой декларации будет указан поставщик, организация. В соответствии с установленным фильтром в список товаров раздела будут заполнены товары. Товары будут заполнены по первому разделу.

Дальнейшие действия по оформлению таможенной декларации аналогичны ранее рассматриваемым вариантам. Необходимо заполнить информацию о таможенных сборах и штрафах, ввести данные о таможенной стоимости, пошлине и НДС каждого раздела, распределить товары по разделам, ввести стоимость каждого товара и распределить общую таможенную стоимость по разделам.

Предусмотрена также возможность заполнять товары в разделах таможенной декларации в соответствии с остатками импортных товаров непосредственно в документе, используя команду Заполнить- Подобрать из остатков к оформлению. Используя этот сервис можно последовательно распределить остатки товаров по разделам, аналогично тому, как это было описано при заполнении по конкретному документу поставки.

Регистрация таможенной декларации

Документ Таможенная декларация на импорт может быть проведен в двух статусах: На таможенном оформлении и Выпущено с таможни.

  • Статус На таможенном оформлении является предварительным статусом. При проведении таможенной декларации в этом статусе фиксируется информация о планируемой оплате (таможне или брокеру) в платежном календаре.Планируемая дата платежа, вид оплаты, расчетный счет или касса заполняется на странице Дополнительно.
  • Статус Выпущено с таможни устанавливается после окончательного оформления таможенной декларации. При проведении документа возникает фактическая задолженность перед таможней (брокером). Товары, указанные в таможенной декларации, переходят из предварительного статуса (Товары организаций к оформлению) в статус товаров, которые доступны к продаже (Товары организаций).

При проведении документа в статусе Выпущено с таможни автоматически корректируется себестоимость указанных в декларации товаров с учетом рассчитанной таможенной пошлины и суммы НДС. Дополнительного ввода документа Расчет себестоимости не требуется.

При проведении документа в статусе Выпущено с таможни регистрируется сумма таможенных сборов и штрафов. Распределение этих сумм в соответствии с указанными статьями и аналитиками расходов происходит только после проведения соответствующих документов распределения расходов: Распределение расходов на себестоимость товаров, Распределение доходов и расходов на направления деятельности.

Настройка списка товаров, продаваемых совместно

В программе предусмотрена возможность задания списка товаров, которые обычно продаются совместно с конкретным товаром. Для того чтобы в программе можно было реализовать такую возможность в разделе Администрирование в настройках номенклатуры должна быть включена функциональная опция Номенклатура, продаваемая совместно.

Товары, продаваемые совместно, могут быть заданы вручную или определены автоматически с использованием механизма поиска ассоциаций. Настройка механизма поиска ассоциаций производится в отдельном диалоговом окне, которое открывается при нажатии на гиперссылку Настройка поиска ассоциаций

При настройке поиска ассоциаций указывается период, за который будут анализироваться продажи и параметры, по которым будет определяться товар, продаваемый совместно. При настройке параметров следует вводить реальные данные, которые должны удовлетворять требованиям конкретного предприятия. Например, если на конкретном торговом предприятии необходимо показывать только те товары, которые всегда продаются совместно, то необходимо увеличить показатель минимальной достоверности. В то же время если продаж таких товаров достаточно мало по отношению к периоду продаж ( в течение года объем продаж таких товаров не больше 10% от общего количества продаж), то следует указать соответствующий минимальный процент случаев и процент минимальной значимости.

Поиск ассоциаций может производиться автоматически по заданному в настройках расписанию. Для обновления списка номенклатуры, продаваемой совместно используется регламентное задание Обновление списка номенклатуры, продаваемой совместно. Сформированный список номенклатуры, продаваемой совместно, можно посмотреть  в списке Номенклатура, продаваемая совместно (раздел Нормативно-справочная информация).

По кнопке Выполнить поиск ассоциаций можно выполнить поиск ассоциаций в соответствии с указанными настройками непосредственно из этого списка. Если в качестве варианта анализа выбрана оптовая и розничная торговля, то будут показаны результаты поиска отдельно для оптовой и розничной торговли. В этот список можно добавить новые записи вручную, то есть указать те товары, которые в соответствии с маркетинговой политикой торгового предприятия должны продаваться совместно.

Информация о тех товарах, которые могут продаваться совместно с указанным товаром, используется в диалоге подбора при добавлении товаров в документ (корзину клиента). Если для товара существует хотя бы один товар, который может продаваться совместно с ним, то после подбора товара, появляется гиперссылка С подобранной номенклатурой совместно продается.

При нажатии на эту гиперссылку открывается список товаров, которые продаются совместно с данным товаром. При этом устанавливается фильтр по совместным продажам.

Из этого списка можно подобрать нужный товар в корзину клиента. Для возврата в исходный список подбираемый позиций надо изменить существующий фильтр. Например, установить фильтр по иерархии номенклатуры.

Настройка и печать комплекта документов

Настройка списка печатных форм, которые будут выведены на печать производится в форме или в списке документов по команде Печать – Комплект документов с настройкой.



Для каждого документа можно настроить свой комплект формирования печатных форм и указать количество печатных копий.

В списке возможных печатных форм показываются все те печатные формы, которые могут быть сформированы для данного документа. Менеджер может отметить те формы, которые надо печатать при работе с конкретным клиентом, указать количество копий и сохранить эти настройки для формирования печатных форм при оформлении документов по конкретной организации или по конкретному клиенту.

Печать нескольких печатных форм по документу производится по команде Печать-Комплект документов. Документы сразу выводятся на печать без предварительного просмотра.

При необходимости можно распечатать комплект печатных форм по нескольким документам разным клиентам. Для этого необходимо выделить нужные документы в списке и выполнить команду Печать-Комплект документов. Для каждого клиента будет распечатан свой комплект документов в соответствии с сохраненными настройками. Если настройки для клиента (организации) не заданы, то будет распечатан стандартный комплект документов, который установлен по умолчанию (Установить стандартные настройки).

Список всех настроек комплектов печатных форм, которые были введены менеджерами, можно посмотреть в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки- Настройки печати объектов.



Пользователь, имеющий доступ к разделу Администрирование может произвести настройку печати объектов непосредственно в этом списке, добавив для каждого типа объекта (организации, клиента) список тех печатных форм, которые будут распечатываться при вызове команды Комплект документов.

Помощник продаж

Помощник продаж помогает менеджеру по продажам быстро решить следующие задачи:

  • найти нужный товар, проанализировать его цены и наличие на складах предприятия;
  • предложить клиенту те товары, которые обычно покупаются совместно с данным товаром;
  • зарегистрировать нового клиента, определить для него условия продажи;
  • идентифицировать ранее зарегистрированного клиента (просмотреть историю продаж, досье, проверить задолженность, определить условия продаж);
  • оформить и распечатать необходимый пакет документов при оптовой и розничной продаже.

Структура помощника продаж

Помощник продаж вызывается из раздела Продажи, группа команд Сервис.



При открытии помощника продаж открывается диалоговое окно, в котором показываются данные о товарах (страница Подбор товаров). Используя эту страницу менеджер может проанализировать цены на товары и наличие их на складе. После подбора товаров менеджер может посмотреть список и сумму подобранных товаров на странице Корзина. После указания клиента менеджер может посмотреть текущие данные о клиенте на странице Данные клиента. При необходимости непосредственно из помощника можно создать нового клиента, используя помощник ввода новых клиентов. На странице Оплата и отгрузка можно уточнить данные, по которым будут формироваться документы по отгрузке и оплате товаров. На странице Документы будет показан список документов, которые будут автоматически сформированы в соответствии с настройками. Эти документы можно просмотреть и распечатать комплект документов для клиента. Для оформления документов для нового клиента используется команда Новая продажа.

Теперь рассмотрим эти процессы более подробно.

Поиск нужного товара, анализ цен и наличия товара на складах

Для просмотра списка товаров, их цен и наличия товаров на складах в помощнике продаж используется стандартная обработка подбора товаров.

Используя возможности обработки подбора можно отобрать нужные товары, используя встроенный в обработку подбора фильтры по иерархии или по виду и свойствам товаров. Для поиска нужного товара можно использовать дополнительные возможности по поиску товара по точному соответствию или по части наименования, артикула и т.д.

Предусмотрена также дополнительная возможность установки фильтра по диапазону цен или по наличию товаров на складах.
Цены на товары показываются в соответствии с указанным в помощнике продаж соглашению. Если клиент не выбран, то в качестве соглашения можно выбрать любое типовое соглашение, которое доступно всем клиентам (в соглашении не указано ограничение по сегменту).



Используя контекстное меню менеджер может посмотреть список всех доступных ему цен по конкретному товару. Для того чтобы посмотреть список товаров, которые обладают аналогичными свойствами используется команда Отфильтровать по аналогичным свойствам. При выполнении этой команды программа найдет все те товары, которые имеют те же свойства, которые имеет указанный товар. Список реквизитов, по которым будет вестись поиск, соответствует заданным в виде номенклатуры параметрам настройки панели быстрого отбора номенклатуры.

Пример. Для вида номенклатуры Холодильники в качестве параметров быстрого отбора заданы: качество, марка и производитель. При выполнении команды Отфильтровать по аналогичным свойствам для холодильника СТИНОЛ 101 в списке будут показаны все холодильники, которые имеют марку «Стинол», производителя «Завод бытовой техники» и новое качество.

Остатки товаров в форме подбора показываются для того склада или группы складов, которые указаны в форме помощника. Для каждого товара в списке показывается количество товаров, которое есть в наличии, доступно для продажи (с учетом зарезервированного товара) и количество ожидаемого товара (в соответствии с оформленными заказами поставщиков). Если в помощнике продаж указана группа складов (или склад не указан), то показывается общее количество по остаткам на всех складах указанной группы (или на всех доступных менеджеру складах, если склад в помощнике продаж не указан).
Для просмотра остатков товаров на конкретных складах необходимо дополнительно в настройках подбора включить флажок Остатки товаров.


Если необходимо анализировать только те товары, которые есть в наличии на складе (группе складов), то следует установить флажок Только в наличии на группе складов «Центр».

Ввод нового клиента или просмотр «истории» зарегистрированного клиента

Для ввода нового клиента используется помощник ввода нового партнера, который открывается при вызове пиктограммы создания нового клиента.

Если оформляется розничная продажа, то в качестве клиента можно выбрать предопределенного партнера Розничный покупатель. Паспортные данные такого клиента можно уточнить на странице Оплата и отгрузка (см. далее).
Если клиент уже зарегистрирован в информационной базе, то в поле Клиент можно ввести наименование клиента, по которому данный клиент будет идентифицирован. Если для клиента определено одно соглашение, по которому он может работать, то информация о соглашении заполнится автоматически. Если таких соглашений несколько, то необходимо выбрать нужное соглашение из списка доступных ему соглашений.
Перейдя на страницу Данные клиента можно посмотреть информацию о клиенте (досье клиента).



Непосредственно из этой формы можно запланировать взаимодействия с клиентом (Взаимодействия), создать новый договор, зарегистрировать претензию, создать сделку и т.д. (Создать). Также можно открыть карточку клиента и изменить данные по клиенту непосредственно в его карточке.

Настройка списка оформляемых документов

Список тех документов, которые могут быть оформлены с помощью помощника продаж настраивается в отдельном диалоговом окне, который вызывается по команде Все действия – Настройка.



Показывается общий список документов, которые могут быть оформлены. При показе списка возможных документов учитываются установленные в программе функциональные опции. Например, если в программе не используются счета на оплату, то в этом списке счета на оплату показываться не будут и соответственно счета на оплату не будут сформированы. Документы будут печататься в соответствии с настроенными для них печатными формами и в том количестве, которые указаны для печати комплекта документов.

Например. В том случае, если счета на оплату отключены, то предусмотрена печать счета на оплату из документа Заказ клиента. Если в комплект печатных форм заказа эта форма будет включена, то заказ клиента будет распечатан в виде счета на оплату.

Список тех документов, которые будут сформированы для клиента зависит от выбора конкретного варианта оформления документа (Оформить), указанных настроек на странице Оплата и отгрузка и возможности отгрузки товара в соответствии с наличием его на складе. Сформированные документы будут показаны на странице Документы.



Рассмотрим несколько вариантов оформления операции продажи. При описании вариантов будем считать, что в программе включены все функциональные опции и установлены стандартные настройки формирования документов( установлены все флажки).

Формирование клиенту коммерческого предложения

В поле Оформить необходимо выбрать вариант Коммерческое предложение. Будет сформировано коммерческое предложение клиенту по тем позициям, которые были отобраны в корзину клиента.

Выставление счета на оплату для предварительной оплаты

В поле Оформить необходимо выбрать вариант Заказ. На странице Оплата и отгрузка в качестве этапа оплаты должен быть задан этап оплаты Аванс до обеспечения. В качестве вида оплаты (поле Оплата) может быть указан любой вариант оплаты. Будут сформированы документы Заказ клиента и Счет на оплату. В случае указания наличной оплаты будет дополнительно сформирован документ Приходный кассовый ордер.

Оформление отгрузки товаров за наличный расчет

В поле Оформить необходимо выбрать вариант Реализация. На странице Оплата и отгрузка необходимо указать дату отгрузки, равную текущей дате и вариант оплаты – наличная. Информацию об этапах оплаты можно не заполнять, при формировании документов эта информация заполнится автоматически одним этапом – Предоплата до отгрузки. Будут сформированы документы Счет на оплату, Реализация товаров и услуг, Счет-фактура и Приходный кассовый ордер. Если счет на оплату формировать не надо, то можно его исключить из настроек (убрать соответствующие флажки создания и формирования счета на оплату).

Оформление частичной отгрузки товаров по заказу (в соответствии с наличием товаров на складе)

В поле Оформить необходимо выбрать вариант Заказ+Реализация. При подборе товаров в корзину программа автоматически будет выбирать доступный вариант оформления документов: если товар есть в наличии на складе, то будет установлен вариант Заказ+Реализация, если товара нет в наличии на складе, то будет указан вариант Заказ. На странице Оплата и отгрузка следует указать вариант оплаты и этапы оплаты, которые соответствуют соглашению с клиентом. При проведении документа будут контролироваться соблюдение условий оплаты. Заказ клиента не будет проведен в статусе К отгрузке и накладная на отгрузку не будет сформирована, если взаиморасчеты ведутся по заказам и товар отгружается на условиях предоплаты.

Будут сформированы следующие документы: заказ клиента на полную сумму, документ реализации и счет- фактура на те товары, которые есть в наличии и которые можно сегодня отгрузить, счет на оплату на первый этап оплаты.
В том случае, если в условиях оплаты установлена наличная оплата, то дополнительно будет сформирован документ Приходный кассовый ордер.

Оформление отгрузки товаров в кредит с выставлением счета на оплату

В поле Оформить необходимо выбрать вариант Реализация. На странице Оплата и отгрузка следует выбрать вид оплаты – безналичная. В этапы оплаты следует заполнить один этап оплаты Кредит после отгрузки и указать планируемую дату оплаты. Будут сформированы документы Реализация товаров и услуг, Счет-фактура и Счет на оплату.

Оформление документов продажи

Процесс оформления документов продажи рассмотрим на примере оформления пакета документов при частичной отгрузке по заказу клиента. Принципы формирования документов аналогичны для всех вариантов оформления быстрой продажи.

Процесс оформления документов начинается с выбора клиента, указания соглашения и склада (или группы складов), с которых будет производиться отгрузка товаров. В качестве варианта оформления документов необходимо выбрать Заказ +Реализация.

На странице Оплата и отгрузка данные заполнились в соответствии с соглашением. Необходимо заполнить все недостающие данные, которые были неопределенны в соглашении и уточнить параметры формирования печатных форм документов, используя гиперссылки.



После этого следует перейти на страницу Подбор товаров для подбора товаров в корзину клиента.

В настройках подбора (команда меню Все действия) необходимо установить флажки Остатки товаров и Запрашивать количество и цену. Поскольку в настройках была выбрана группа складов, то в нижней части диалогового окна подбора будет показана информация о наличии товаров на текущей момент (Сейчас) или дата, когда товар ожидается к поставке от поставщика.



Для подбора товаров в корзину удобно использовать нижнюю часть диалогового окна. Необходимо установить курсор на нужную строку с указанием склада и нажать клавишу ENTER или правую клавишу мыши. В появившемся диалоговом окне будет заполнена информация о складе и дате отгрузки.

После подбора товаров в корзину автоматически обновляется информация об общей сумме заказа клиента Также показывается список тех документов, которые будут оформлены (Заказ+Счет, Реализация).

При подборе товаров в корзину программа показывает список тех товаров, которые обычно продаются вместе с данным товаром. Для просмотра списка таких товаров используется гиперссылка С подобранной номенклатурой совместно продается. При переходе по данной гиперссылке будет отображаться список товаров, которые обычно продаются совместно с данным товаром. Для показа таких товаров используется предопределенный фильтр по совместным продажам.



Из этого списка можно также подобрать нужный товар в корзину. Для возврата в основное окно подбора следует установить ранее применяемый фильтр (например, фильтр по видам и свойствам).
Информация о всех подобранных позициях отображается на странице Корзина. Перейти в корзину из подбора можно также по гиперссылке Подобрано позиций….



В соответствии с указанной датой отгрузки (наличием товара на складе на текущий момент) программа автоматически показывает тот список документов, которые возможно оформить. Например в рассматриваемом случае для товара, который ожидается к поступлению позже (22 марта) будет оформлен только заказ, документы отгрузки оформлены не будут.

Работа со списком товаров, которые представлены в корзине клиента аналогична тем действиям, которые менеджер может выполнить в заказе клиента: установить автоматические и ручные скидки, в том числе и скидки по карте лояльности, проконтролировать состояние обеспечения и при необходимости уточнить даты отгрузки, установить цены в соответствии с соглашением и т.д.

Посмотреть и распечатать список подготовленных документов можно на странице Документы.



При переходе на эту страницу будут произведены все те действия, которые производятся при проведении оформляемых документов: расчет автоматических скидок, контроль возможности проведения документа в соответствии с установленными условиями и т.д. При формировании документов учитываются также особенности формирования различных видов документов. Например, если организация использует для учета упрощенную систему налогообложения, то счет-фактура формироваться не будет.

При работе со списком сформированных документов можно выполнить следующие действия.

  • С помощью гиперссылки Печатные формы можно посмотреть тот комплект документов, который будет распечатан и при необходимости откорректировать список и количество печатных форм. Также используя эту форму можно посмотреть предварительно сформированные документы для просмотра и при необходимости отредактировать печатные формы.
  • Используя соответствующие пиктограммы списка документов можно удалить документ из списка, отменить проведение документа или провести документ.
  • С помощью команды Напечатать документы производится печать всего комплекта документов в соответствии с указанными настройками печатных форм. Печать производится на принтер , без предварительного просмотра.
  • Если необходимо откорректировать данные в документах (изменить список продаваемых товаров, реквизиты, список формируемых документов и т.д.), то можно, не выходя из помощника отредактировать данные на соответствующих страницах и переоформить документы, используя команду Сформировать.
     

Календарь событий

Используя календарь событий менеджер сможет проконтролировать список своих текущих дел, проконтролировать список просроченных дел, а также спланировать свое время исходя из запланированных событий. Календарь событий формируется в виде отчета, который вызывается из раздела Органайзер.

В календарь можно включать события за определенный период. Можно посмотреть те события, которые должны быть отработаны сегодня, а можно спланировать события на год вперед. При любом выборе периода в списке будут показаны события, дата выполнения которых просрочена (Просроченные). 

В календаре можно показывать список событий по конкретным разделам учета. Список тех разделов, которые будут показаны настраивается в отдельном диалоговом окне (Настройки).

Ограничить список представленных в отчете событий можно также установив фильтр по конкретному пользователю. В этом случае в списке будут показаны только те события, в которых пользователь установлен в качестве ответственного. Отбор по конкретному пользователю устанавливается на странице Прочее в настройках.

Используя возможности данного отбора руководитель подразделения сможет установить отбор по сотрудникам, работающим в его подразделении (Подразделение). Также можно установить дополнительный отбор по тем сотрудникам, которым назначены определенные роли по выполнению задач, например по задачам согласования условий продаж.  

В сформированном отчете все события условно разделены на три блока.

  • Просроченные события. Показываются те события, дата выполнения которых просрочена по отношению к текущей дате. Просроченные события отображаются красным цветом.
  • Текущие события. События, которые должны быть выполнены сегодня. Текущие события отображаются ярким цветом.
  • Будущие события. События, выполнение которых запланировано на будущие даты. События отображаются бледным цветом. В этом списке предусмотрена дополнительная группировка по событиям, события, которые должны быть выполнены в течении текущей недели группируются по датам. Все события, дата выполнения которых позже текущей недели, отображаются в общем списке с группировкой Далее...

Непосредственно из отчета можно открыть любое событие, выполнить необходимые действия (например, оформить отгрузку по заказу клиента)  и сформировать отчет заново. Информация о выполненном событии исчезнет из списка событий.

Ограничения предоставляемых ручных скидок

В программе предусмотрена возможность ввода ограничений величины предоставляемой ручной скидки как по конкретным пользователям, так и по группе пользователей. Для работы с ручными скидками в программе должна быть включена функциональная опция работы с ручными скидками. Величина ручных скидок может ограничиваться, как по конкретным пользователям (группе пользователей), так и в рамках оформленных соглашений с клиентами.

Ограничения скидок (наценок) по группам или конкретным пользователям вводится в карточке группы пользователей или конкретного пользователя по команде Настройки - Правила продаж.

  

Ограничения скидок (наценок) могут быть детализированы до уровня ценовых групп товаров.

Аналогичным образом из карточки пользователя можно ввести ограничение скидки (наценки) для конкретного пользователя.

Общий список ограничений по скидкам (наценкам) для пользователей можно посмотреть в списке Настройки продаж для пользователей. Ограничения скидок (наценок), которые назначены пользователю индивидуально, выделяются цветом. 

Ограничение ручных скидок (наценок) можно также указать в соглашении с клиентом (типовом или индивидуальном). При этом ограничение скидок в соглашении также детализируется до ценовых групп.

Назначать ограничения ручных скидок могут руководитель отдела продаж и маркетолог. Для этих целей используется роль Добавление изменение настроек продаж для пользователей.
При совместном указании ограничения ручных скидок (наценок) для пользователя (группы пользователей) и соглашения применяется следующий алгоритм.

  1. Если пользователь принадлежит к нескольким группам, по которым введено ограничение ручной скидки (наценки), то для него будет использоваться максимальное значение из всех возможных ограничений.
  2. Если для пользователя назначено индивидуальное значения ограничения, то будет действовать именно оно, независимо от того, какие ограничения назначены для группы пользователей.
  3. Если ограничение скидки указано по соглашению и по пользователю (группе пользователей), то выбирается минимальное значение. Например, если в соответствии с соглашением менеджеры по продажам могут назначить ручную скидку 5%, но для конкретного менеджера Соколова указано, что он не может назначить ручную скидку (процент максимальной ручной скидки не указан, равен 0), то такой менеджер при продаже товаров по данному соглашению не сможет назначить ручную скидку.

Контроль назначения ручных скидок производится при оформлении документов продажи: Чек ККМ, Заказ клиента, Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ, Коммерческое предложение клиенту, Заявка на возврат товаров от клиента. Ограничения скидок по пользователям контролируются по всем пользователям, кроме пользователей, обладающих полными правами. То есть контроль производится и для тех пользователей, у которых установлено право отклонения от условий продаж.

Развитие подсистемы автоматических скидок (наценок)

В программе упрощен интерфейс по вводу скидки (наценки). Область предоставления скидки (наценки) в документе или по строке теперь указывается непосредственно в виде скидки.

В списке возможных скидок (наценок) предусмотрено два вида скидок (наценок): Скидка (наценка) суммой на документ и Скидка (наценка) суммой на строку.  В первом случае указанная сумма будет распространяться на те строки документа, которые удовлетворяют указанному условию, а во втором случае сумма будет предоставляться по каждой строке документа. При этом применяется дополнительно такой параметр, как кратность выполнения условий. То есть скидка в документе может предоставляться многократно: столько раз, сколько выполнены условия по документу.

Пример. В случае, если клиент приобретает не менее 10 товаров из сегмента Кофеварки, ему предоставляется скидка 100 рублей. Если флажок Кратно выполнению условий не установлен, то клиенту будет предоставлена скидка 100 рублей, независимо от того сколько товаров данного сегмента он приобрел 10 или 30. Если флажок установлен, то при покупке 30 кофеварок скидка будет предоставлена 300 рублей ( на каждые 10 кофеварок).

В том случае, если применяется вариант скидки Скидка (наценка) суммой для каждой строки, то сумма скидки будет предоставлена по каждой строке, по которой выполнились условия. При этом если установлен флажок Кратно выполнению условий , то сумма предоставленной скидки будет увеличена также по каждой строке.

Пример. Клиенту предоставляется скидка 100 рублей на каждые три холодильника одной марки. В этом случае применяется скидка  Скидка (наценка) суммой для каждой строки. В качестве условия применяется условие с областью предоставления В строке и указанием количества холодильников не меньше 3. Тогда по каждому типу холодильников, указанных в отдельных строках будет предоставлена скидка 100 рублей. Если мы хотим, чтобы при покупке 9 холодильников одного типа была предоставлена скидка 300 рублей, то тогда необходимо установить флажок  Кратно выполнению условий.

В программе предусмотрена возможность предоставления бонусных скидок. Бонусные скидки разделяются на два типа: скидки по количеству и подарки.

Скидки по количеству

Скидки по количеству применяются в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар. Например, при покупке 5 кофеварок, одна кофеварка бесплатно.

В этом случае в качестве условия указывается продажа по документу не менее 5 единиц из сегмента Кофеварки. При использовании такого вида скидки считается, что флажок кратности применяется всегда. То есть при покупке 10 кофеварок, две кофеварки будут проданы бесплатно . Стоимость этих кофеварок будет учтена в качестве автоматической скидки по документу.

Подарки

Подарки применяются в том случае, если при покупке определенного количества товаров определенного сегмента необходимо предоставить в подарок другой товар. Например при покупке двух холодильников кухонный комбайн предоставляется в подарок.

В этом случае в качестве условия предоставления скидки будет указание в документе продажи двух товаров из сегмента Холодильники, а в качестве подарка будет предоставлен товар из группы Кухонные комбайны.  В документе должна быть указана информация о холодильниках и кухонном комбайне. При расчете автоматических скидок цена кухонного комбайна будет предоставлена в качестве суммовой автоматической скидки.

При предоставлении этого типа скидки можно также использовать понятие кратности. То есть, если мы хотим, чтобы при покупке 4 холодильников одному клиенту ( в одном документе) в качестве подарка было выдано две кофеварки, то тогда в скидке должен быть установлен флажок Кратно выполнению условий.

Загрузка классификатора банков

Справочник Банки может быть заполнен с помощью общероссийского классификатора банков. Для заполнения или добавления информации о банках требуется выполнить команду  Загрузить из классификатора.

В появившемся диалоговом окне нужно указать способ загрузки с диска "Информационно-технологическое сопровождение" или с сайта агенства "РосБизнесКонсалтинг".

  • Загрузка классификатора банков возможна только с диска ИТС, на котором имеется информационная база "Гарант. Налоги, бухучет, предпринимательство".
  • Загрузка с сайта агенства «РосБинесКонсалтинг» возможно только при наличии доступа к данному сайту.

В том случае, если информацию о классификаторе банков, загрузить невозможно, программа выдает соответствующие предупреждения. Классификатор банков загружается полностью. После загрузки выдается сообщение о количестве добавленных и обновленных записей. Запись о банке идентифицируется по указанному в классификаторе банковскому идентификационному коду (БИК).

Обновление классификатора банка можно производить автоматически по заданному расписанию. Для этих целей используется регламентное задание Загрузка классификаторов банков.
Информацию в справочнике Банки не рекомендуется заполнять или изменять вручную. При последующих обновлениях классификатора информация может быть изменена в соответствии с данными классификатора.
Изменять и добавлять можно только ту дополнительную информацию, которая не присутствует в классификаторе. Например, можно для банка указать адрес, информация о котором не загружается с РБК.

Если возникает необходимость изменения информации о реквизитах банка, то эту информацию следует редактировать непосредственно в банковском счете организации или контрагента.

Для редактирования информации о банке в форме банковского счета следует установить флажок Изменить реквизиты банка. Уточненные реквизиты банка будут использоваться при печати и обмене данными по указанному расчетному счету контрагента (организации).

Поддержка валютных операций (конвертация валюты)

В программе предусмотрена возможность отражения операции  конвертации валюты. Предусмотрена возможность планирования проведения операций конвертации валюты, а также оформления отражения конвертации наличных и безналичных денежных средств. Для оформления операций конвертации в соответствующих документах добавлен новый вид операции Конвертация валюты

Планирование операций конвертации валюты

Планировать операции конвертации валюты можно аналогично всем остальным операциям планирования денежных средств, используя документ Заявка на расходование денежных средств.

В документе указывается сумма в валюте, которую необходимо сконвертировать, курс по которому планируется осуществить конвертацию валюты. Курс, по которому планируется осуществить конвертацию валюты, автоматически заполняется в соответствии с тем курсом, который указан в справочнике Валюты. В том случае, если необходимо осуществить конвертацию между валютами (доллары в евро), то используется указанный в справочнике валют кросс-курс.

На основании исходной суммы конвертации и курса конвертации рассчитывается планируемая сумма поступления денежных средств после конвертации. В качестве контрагента указывается тот банк, в котором будет произведена конвертация валюты и расчетный счет банка, если производится безналичная операция конвертации валюты. При безналичной конвертации указывается также тот расчетный счет, на который должны поступить сконвертированные средства.

В качестве статьи движения денежных средств указывается статья ДДС с указанием хозяйственной операции Конвертация валюты и указанием корреспондентского счета, который будет использоваться при обмене данными с бухгалтерий.

Работа с заявкой на расходование денежных средств по конвертации валюты происходит точно также, как с любой другой заявкой по расходу денежных средств. Информация о планируемом расходе валютных денежных средств и планируемом поступлении денежных средств в другой валюте отражается в платежном календаре. На основании этих данных можно планировать расход денежных средств с учетом планируемых поступлений после конвертации валюты.

Конвертация валюты при безналичных расчетах

Конвертация валюты при безналичных расчетах оформляется с помощью двух документов Списание безналичных ДС и Поступление безналичных ДС с указанием операции Конвертация валюты.

Например, нам необходимо  произвести конвертацию 50 000 долларов. Денежные средства необходимо списать с валютного расчетного счета и зачислить сковертированную сумму на рублевый расчетный счет

  • Оформляем документ Списание безналичных ДС.

  • В документе указываем тот валютный счет, с которого необходимо списать валютную сумму (Счет) и тот рублевый счет , на который должна поступить сконвертированная сумма (Получатель). В качестве контрагента и счета получателя указывается тот банк, в котором производится конвертация валюты.
  • В документе уточняется курс по которому планируется произвести конвертацию, и сумма денежных средств, которая должна быть получена в результате конвертации на рублевом счете.
  • Документ может быть создан на основании предварительно оформленной заявки на расходование денежных средств.
  • Документ регистрируется в банковской выписке.
  • Затем оформляем документ Поступление безналичных ДС. Документ может быть создан на основании документа Списание безналичных ДС.

Информация о документе, которым были списаны валютные денежные средства указывается в поле Платежный документ.  В документе следует уточнить сумму поступивших денежных средств и курс по которому была произведена конвертация. Документ также следует зарегистрировать в банковской выписке. Программа поддерживает операцию конвертации валюты при автоматической загрузке выписок банка с помощью программы Клиент банка.

Конвертация валюты при наличных расчетах

Конвертация валюты при наличных расчетах оформляется аналогичным образом с помощью документов Расходный кассовый ордер и Приходный кассовый ордер с видом операции Конвертация валюты. Конвертация при наличных расчетах может быть также оформлена с использованием заявки на расходование денежных средств. В документах указывается та касса, из которой изымается валютная сумма и та касса, в которую должны поступить сконвертированные валютные средства.

Также, как в предыдущем случае, документ Приходный кассовый ордер может быть оформлен на основании документа Расходный кассовый ордер

Развитие зачета оплаты

Программа позволяет произвести зачет оплаты тех авансов, которые были зарегистрированы документом ввода остатков. Для реализации данной возможности был изменен интерфейс и принцип заполнения документа ввода остатков.

Информация о виде задолженности клиента, поставщика, собственной организации заполняется на одной странице Расчеты.

Информация о расчетном документе заполняется в табличной части документа ввода остатков.

Возможны следующие варианты.

  • Договор контрагента - заполняется информация о  договоре по данным ведения учета в предыдущей программе ведения учета. Будет создан новый договор с указанным номером и датой.
  • Заказ клиента -  заполняется информация о заказе клиента по данным ведения учета в предыдущей программе ведения учета. Будет создан пустой образ заказа с указанным номером и датой.
  • Выбрать объект расчетов - объект расчетов (договор, заказ) выбирается из уже зарегистрированных объектов текущей информационной базы.
  • Не указан - объект расчетов не указывается. Взаиморасчеты фиксируются в целом по клиенту (партнеру) и контрагенту.

В том случае, если конкретный объект расчетов не указан, то можно произвести зачет нераспределенного аванса по любому из документов, оформленному по клиенту (поставщику) и контрагенту.

Предусмотрена также возможность зачета оплаты при работе с группой партнеров.

Пример. От имени центрального офиса (головного партнера Мир продуктов -сеть магазинов) оформлен авансовый платеж.

Этот платеж можно зачесть при оплате отгрузки магазинам (подчиненным партнерам, Мир продуктов (Пражская)). Следует обратить внимание на тот факт, что платежи центрального офиса и отгрузки магазинам оформляются от имени одного контрагента ООО "Мир продуктов".

После оформления операции зачета оплаты информация о распределении оплат появится в платежном документе, которое было оформлено от имени центрального офиса.

Механизм упреждающей подпитки ячеек адресного склада (помещения)

Механизм упреждающей подпитки ячеек адресного склада (помещения) используется для повышения скорости отбора при отгрузке товаров со склада за счет предварительной разупаковки товаров и хранения товаров на складах (помещениях) в тех упаковках, которые наиболее востребованы (актуальны). При анализе актуальности упаковок используются как данные о текущих планируемых отгрузках товаров в соответствии с оформленными распоряжениями, так и данные о ранее оформленных отгрузках за определенный период. То есть программа не только учитывает текущую потребность в тех или иных упаковках товаров, но и позволяет составлять прогноз о наиболее востребованных упаковках на основе данных об отгрузках товаров в предыдущие периоды.

Список тех упаковок товаров, которые наиболее востребованы, определяется для каждого товара в каждом адресном складе (помещении). Этот список может быть заполнен автоматически после выполнения регламентного задания Расчет показателей прогноза расхода упаковок на складе. Для каждого склада (помещения) формируется отдельное регламентное задание. Предусмотрена также возможность ручного задания наиболее востребованных упаковок товаров.

На основе прогнозируемых данных о требуемых актуальных упаковках кладовщик формирует задания на разупаковку товаров. Например, если товар чаще всего отгружается в коробках, а на складе хранятся только паллеты (100 коробок), то будет создано задание на разупаковку паллет.  Предусмотрена также возможность оперативной разупаковки товаров, в том случае, если существует необходимость отгрузки товаров клиенту, а товара в нужных упаковках нет на складе.

Процесс подпитки адресных складов(помещений) можно разбить на следующие этапы.

  • Задание всех возможных вариантов переупаковок товара
  • Настройка параметров подпитки зон отбора, проведение классификации и определение нормативного запаса упаковок для товара на конкретном складе (помещении)
  • Формирование и исполнение заданий на подпитку (переупаковку) товаров

Задание  возможных вариантов переупаковок товаров

Возможные варианты переупаковки товаров задаются в справочнике Упаковки. Справочник Упаковки является иерархическим. На верхнем уровне справочника заполняется минимальная упаковка товара, на следующем уровне хранится информация о тех упаковках , которые состоят из упаковок предыдущего уровня.

Пример. Обувь на складе хранится в коробках (пара обуви), а также в упаковках по 10 коробок (пар обуви). Упаковки (10 пар) помещаются на паллеты, при этом на одной паллете может помещаться 4 упаковки (40 коробок с обувью).

При задании такой структуры для каждой последующей упаковки (упаковки, паллеты) указывается то количество упаковок, которое в ней содержится (Состоит из других упаковок). Программа автоматически пересчитывает  коэффициент по отношению к минимальной упаковке. Для каждого варианта упаковки обязательно должны быть заданы все те параметры, которые необходимы при работе на складе (помещении) с адресным хранением: складская группа упаковки, вес, типоразмер, область хранения, правила размещения и т.д.

Алгоритм расчета оптимального количества различных вариантов упаковок

Расчет необходимого количества различных вариантов упаковок товаров учитывает те данные об отгрузках товаров, которые были указаны в распоряжениях на отгрузку (в текущий и прошлые периоды). При этом учитывается не только то в каких именно вариантах упаковок был отгружен товар, но и то насколько оптимально была произведена данная отгрузка.

Например. Было отгружено 25 упаковок обуви( по 10 пар в каждой) и отдельно еще 15 пар обуви, то есть всего 265 пар обуви. Поскольку обувь хранится в паллетах по 20 упаковок, то оптимально было бы отгрузить 1 паллету, 6 упаковок и 5 пар обуви. Именно это количество и будет учтено в качестве рекомендаций по переупаковке товаров.

В то же время, если обувь отгружалась мелкими партиями, преимущество отдельными коробками (парами обуви), то возникнет потребность в подпитке склада коробками с обувью, а не упаковками или паллетами.

Если для упаковок, полученных в результате оптимального разбиения, не задано правил размещения, то механизм подпитки будет пытаться обеспечить потребность в более мелких упаковках.

Пример. В соответствии с оптимальным количеством вариантов упаковки необходимо 2 упаковки обуви по 10 пар в каждой. Правила размещения заданы для упаковок не заданы, а заданы только для коробок (пар обуви). В этом случае подпитка будет сделана для 20 пар обуви (коробок с обувью).

Настройка параметров подпитки зон отбора, проведение классификации и определение нормативного запаса упаковок для товара на конкретном складе (помещении)

Нормативное количество упаковок, которое должно храниться на складе (в помещении), может быть задано вручную или рассчитано автоматически. Данные о нормативном количестве упаковок хранятся в списке Прогнозы расхода упаковок

Настройка параметров подпитки производится для каждого склада (помещения), в котором используется адресное хранение товаров в ячейках (установлен вариант использования Использовать для хранения остатков номенклатуры). 

Настройка параметров подпитки зон быстрого отбора (расчета нормативного запаса)  производится в отдельном диалоговом окне, которое открывается при выполнении команды Настройка подпитки в панели навигации формы склада (помещения).

Если на складе (в помещении) должен быть рассчитан нормативный запас необходимых упаковок, то устанавливается флажок Использовать подпитку зон быстрого отбора

При автоматическом расчете нормативного запаса используется следующая формула для расчета

Среднедневное потребление + среднеквадратическое отклонение*коэффициент

  • Среднедневное потребление - расход упаковок за указанный в настройках период (Глубина анализа)/количество дней. При расчете количества дней учитывается только те дни, когда были произведены отгрузки товаров.
  • Среднеквадратическое отклонение – среднеквадратическое отклонение за период анализа от среднедневного потребления.
  • Коэффициент – зависит от XYZ-класса упаковки, для каждого класса можно задать свой коэффициент. Коэффициент определяет ту вероятность (уровень обслуживания), с которой должна быть обеспечена потребность в упаковках товаров в зависимости от категории спроса на упаковки. Значения вероятностей выбираются из списка и могут принимать значения от 50% до 99,9 %
  • Вероятность покрытия потребности в упаковках со стабильным спросом – уровень обслуживания (коэффициент) X-класса;
  • Вероятность покрытия потребности в упаковках со средней стабильностью спроса – уровень обслуживания (коэффициент)Y-класса;
  • Вероятность покрытия потребности в упаковках с низкой стабильностью спроса – уровень обслуживания  (коэффициент) Z-класса.

Нормативный запас рассчитывается для всех упаковок товаров, однако можно исключить из расчета те упаковки, которые отгружались разово, чтобы не производить дополнительные действия по подпитке теми упаковками, которые не будут востребованы. Для этого используется такой параметр, как Прогнозировать расход упаковок с вероятностью отгрузки в течение дня более .... Этот параметр рассчитывается с учетом того количества дней, когда упаковка товара  имелась на складе и количества дней продажи в течении указанного периода.

Пример. Глубина анализа 15 дней. Товар находился на складе 14 дней и отгружался в течении 10 дней. Вероятность отгрузки товара в данной упаковке в течение дня будет равна (10/14)*100% =71, 4%. Это значение больше указанного 50% и поэтому необходимо обеспечить нормативный запас на складе таких упаковок. В тоже время, если товар отгружался со склада только 5 дней из 14, то вероятность отгрузки такой упаковки товара будет равна 35,7%, что меньше указанного значения и дополнительной подпитки ячеек склада такой упаковкой товара не требуется. Нормативный запас по таким упаковкам будет рассчитан, но он не будет использован при создании заданий на подпитку ячеек.

Расчет нормативного запаса товаров на складе (помещении) производится автоматически с помощью регламентного задания Расчет показателей прогноза расхода упаковок на складе. Причем для каждого склада (помещения) создается свое регламентное задание. В настройках подпитки можно настроить расписание выполнения данного задания для каждого склада (помещения).

Результаты расчета нормативных запасов упаковок показываются в списке  Прогнозы расхода упаковок. Список вызывается из раздела Склад (См.также).  В списке необходимо указать склад (помещение), по которому надо проконтролировать рассчитанное нормативное количество запасов упаковок.

Серым цветом отмечаются те упаковки, нормативный запас по которым был рассчитан, но вероятность их отгрузки в течении дня меньше той вероятности, которая указана в настройках. Такие значения не будут использоваться для автоматической подпитки ячеек склада. Пользователь имеет возможность указать необходимый нормативный запас вручную. Такую возможность можно использовать в том случае, если данных для прогноза недостаточно (только начали вести учет). Те значения, которые были заданы вручную отображаются в списке красным цветом. 

Формирование и исполнение заданий на подпитку (переупаковку) товаров

Формирование заданий на подпитку (переупаковку товаров) производится в списке Отборы (размещения) товаров (раздел Склад).  

Новые задания на подпитку формируются автоматически. При этом используется следующий алгоритм вычисления потребностей в подпитке.

  • Вычисляется максимум между нормативным количеством упаковок и потребностью по текущим распоряжениям на отгрузку.
  • Анализируются правила размещения, если для упаковки нет правила размещения, то ее количество конвертируется в более мелкие упаковки.
  • Из рассчитанного количества необходимых упаковок вычитаются текущие остатки упаковок в ячейках и количество, которое ожидается к размещению в ячейки.
  • Вычисляется количество упаковок, которыми можно покрыть потребность в упаковках и определяются ячейки, из которых можно взять исходные упаковки
  • Минимизируется количество излишков упаковок, которые могут получится в результате подпитки.

Ячейки подбираются с учетом приоритета области хранения, приоритета стратегии отбора, уровня доступности ячеек, порядка обхода ячеек, адреса ячеек.

При формировании задания на подпитку можно задать способ формирования заданий: с ограничением по весу , объему , с разбиением по рабочим участкам. Также можно задать исполнителя по выполнению заданий на переупаковку товаров.

В том случае, если необходимо произвести разбиение  по рабочим участкам, то информация о допустимом весе и объеме задается непосредственно в карточке рабочего участка. 

В соответствии с заданными настройками будут сформирования задания на подпитку товаров: документы Отбор (размещение товаров) с установленной операцией Перемещение.

На странице Товары (отбор) будут показаны те упаковки, которые необходимо разупаковать, на странице Товары (размещение) указываются те ячейки в которые надо положить разупакованный товар. Документ создается со статусом Подготовлено. С помощью кнопки Печать печатается Задание складскому работнику на переупаковку товаров.

Кладовщик забирает упаковку товара из указанной ячейки, разупаковывает ее и отдельные коробки (пары обуви) переносит в те ячейки, где хранятся коробки с обувью.

После выполнения задания на переупаковку в документе устанавливается статус Выполнено без ошибок. Таким образом на складе (в помещении) будет лежать достаточное количество упаковок товаров, которые необходимы для отгрузки в соответствии с рассчитанным нормативным запасом каждой упаковки товара.

Следует отметить, что процесс переупаковки товаров может происходить и в момент отгрузки товаров. Например, подпитка склада (помещения) не произведена вовремя или поступил большой нестандартный заказ на отгрузку товаров. В этом случае при формировании заданий на отгрузку товаров можно указать, что необходимо совместно с заданием на отгрузку произвести и переупаковку товаров.

При формировании заданий программа автоматически определит необходимость задания на переупаковку и автоматически их создаст. При выполнении заданий на отбор в первую очередь будут выполняться те распоряжения, в которых установлен высокий приоритет. Приоритет указывается в форме документа Расходный ордер на товары.

Дополнительные доработки складской подсистемы

Изменения рабочего места кладовщика по отгрузке товаров

При работе на ордерном складе добавлены дополнительные возможности для ускорения процесса сборки и отгрузки товаров.

  1. В документ Расходный ордер на товары добавлена возможность указания приоритета отгрузки. Приоритет отгрузки влияет на упорядочивание распоряжений с одинаковой датой отгрузки. Также приоритет отгрузки влияет на распределение упаковок между распоряжениями на отгрузку.
  2. Расширен список состояний распоряжений на отгрузку. Теперь кладовщик может быстро определить, по каким распоряжениям надо сформировать задания, по каким распоряжениям необходимо произвести подпитку товаров, по каким распоряжениям товар можно отгружать, а по каким надо произвести проверку собранных товаров.

В документе Отбор (размещение) товаров  статус Выполнено разделен на два статуса Выполнено с ошибками и Выполнено без ошибок.

Информация о несоответствии фактического и учетного количества (две колонки) будет показываться только в том случае, если в документе установлен статус Выполнено с ошибками. В документе предусмотрена возможность заполнения списка товаров с использованием терминала сбора данных и сканера штрихкодов.

Разбиение заданий на отбор(размещение) товаров по рабочим участкам

Программа позволяет формировать задания на отбор с учетом веса и объема товаров, который определен для конкретного рабочего участка. Например, если в качестве рабочего участка используется автопогрузчик, то можно задать тот максимальный вес и объем товаров, который может поднимать автопогрузчик.

Аналогичным образом можно задать тот максимальный вес и объем товаров который будет использоваться при отборе товаров вручную (рабочий участок - Ручная обработка).

При оформлении заданий на отгрузку товаров можно использовать автоматическое разбиение заданий на отбор в соответствии с максимальным весом и объемом, заданным для рабочих участков.

Печать этикеток для складских ячеек

В программе предусмотрена печать этикеток для складских ячеек. Этикетки для складских ячеек печатаются по определенному шаблону.

Печать этикеток производится из списка складских ячеек по команде Печать -Печать этикеток.

При выполнении  команды будет открыто диалоговое окно для печати этикеток.

При нажатии на кнопку Печать будут распечатаны этикетки для ячеек.

Отчет по справочному размещению в ячейках

В программе реализован отчет по анализу размещения товаров на складах, в которых используется справочное размещение товаров в ячейках.

Используя этот отчет можно посмотреть список тех товаров, которые есть в наличии на складе, но для которых ячейки не назначены (основная ячейка не указана). Также можно проконтролировать заполнение ячеек товарами: определить какая ячейка назначена основной или дополнительной для нескольких товаров, проанализировать наличие свободных ячеек, то есть тех ячеек, которые не назначены для хранения товаров. Установив флажок Только товары, которых нет в наличии, можно посмотреть список тех ячеек, которые сейчас являются свободными (товара, который должен быть в них размещен, нет в наличии на складе). 

Реализация услуг и прочих активов

Документ Реализация услуг и прочих активов предусмотрен  для отражения продажи основных средств, НМА и внеоборотных активов.
В документе предусмотрено отражение двух хозяйственных операций. 

  • Реализация услуг. Отражается на взаиморасчетах с контрагентами и прочих доходах. Имеется в виду реализация по продаже таких услуг, себестоимость которых не учитывается в программе, но тем не менее данная услуга влияет на получение дополнительного дохода (например, транспортные услуги, погрузочно-разгрузочные услуги и т.д);

  • Реализация прочих активов. Отражается только на взаиморасчетах с контрагентами, не отражается в доходах предприятия. Например, реализация нематериальных активов, материалов, запасных частей, основных средств и т.д.



Рассмотрим первую хозяйственную операцию - Реализация услуг. Информация о предоставленных услугах  вводится в виде текста в столбце Содержание.



В отчете Карточке расчетов с клиентами отражаются данные по взаиморасчетам.



В отчете Анализ доходов и расходов отражаются сведения по прочим доходам.



На основании проведенной операции по реализации услуг формируется счет-фактура.



Оплата документа может производиться наличными или безналичными денежными средствами с оформлением соответствующих документов и планированием даты оплаты.

Документ может быть распечатан, как акт оказания услуг. 

Документ Реализация услуг и прочих активов с видом операции Реализация клиенту можно также использовать для отражения операций по оказанию услуг по неосновному виду деятельности, например субаренда. 

Информация о документе Реализация услуг и прочих активов с видом операции Реализация клиенту будет выгружена в бухгалтерию (заполнена информация на странице Услуги в документе реализации).

Рассмотрим вторую хозяйственную операцию - Реализация прочих активов (например, реализация основных средств).



Информация об основном средстве заполняется в виде текста в поле Содержание. Для документа предусмотрена возможность формирования печатных форм: М-15, Торг-12. Документ с данным видом операции не отражается в доходах предприятия и не выгружается в бухгалтерию. 

Оптимизация настроек и упрощение работы с программой

В версии 11.0.8 реализованы следующие задачи, связанные с оптимизацией настроек и упрощения работы с конфигурацией:

  • Изменена структура раздела Администрирование
  • Добавлены дополнительные функциональные опции, которые позволяют отключать невостребованные функции и упростить работу с конфигурацией
  • Реализована возможность указывать одну дату отгрузки (поступления) в заказах при полной отгрузке (поступлении) товаров по заказам.
  • Предусмотрена возможность отключения невостребованных статусов в документах и автоматического установления статусов в соответствии с состоянием заказа.
  • Предусмотрена возможность быстрого ввода заказов поставщиков на основании заказа клиента.
  • Предусмотрена возможность заполнения основных реквизитов при вводе новых документов в соответствии со статистикой их заполнения.

Изменение структуры раздела Администрирование

Раздел Администрирование условно можно разделить на три части: Первоначальное заполнение ИБ , Поддержка и обслуживание, Настройка функциональных опций по каждому разделу учета (Общие настройки, Настройки пользователей и прав, Настройки Номенклатуры и т.д.).

  В раздел Первоначальное заполнение ИБ добавлены те механизмы, которые используется при начале работы с программой.

  • Если пользователь раньше работал в программе 1С:Торговля 7.7, то он может открыть Помощник перехода с 1С:Торговля 7.7 и перенести справочную информацию, остатки товаров, взаиморасчетов. Также  в версии 11.0.8 предусмотрена возможность переноса документов из программы 1С:Торговля 7.7.
  • Если пользователь раньше работал в программе Управление торговлей, редакция 10.3, то он может загрузить в новую программу справочную информацию, остатки товаров, остатки взаиморасчетов. 
  • Если пользователь начинает работу "с нуля", то программа поможет заполнить информацию в основных справочниках и произвести необходимые настройки, чтобы быстро начать работу в новой программе. Для этих целей используется Помощник быстрой настройки параметров учета.  Используя документы ввода начальных остатков пользователь сможет ввести данные о начальных остатках товаров и взаиморасчетов.

При переносе данных из другой программы документы ввода начальных остатков будут сформированы автоматически. Используя соответствующую гиперссылку пользователь может проконтролировать правильность переноса остатков.

В раздел Поддержка и обслуживание добавлены те регламентные действия, которые администратор должен выполнять при обслуживании программы.

Используя гиперссылки, которые указаны в данном разделе администратор сможет проводить контроль состояния системы, формировать новые регламентные и фоновые задания, добавлять новые дополнительные отчеты и обработки, производить необходимые операции по резервному копированию и восстановлению данных, контролировать деятельность пользователей с помощью журнала регистрации и т.д.

Все остальные разделы панели навигации раздела Администрование предназначены для тонкой настройки программы с учетом тех задач, которые программа должна выполнять на конкретном торговом предприятии.

Для каждого раздела учета приводится список тех функциональных опций, которые могут использоваться или нет в конкретном торговом предприятии. Отключая те или иные флажки использования функциональных опций можно существенно упростить работу с программой. Например, на предприятии не ведется учет по сделкам, в этом случае можно полностью отключить возможность ведения учета по сделкам, включая все прикладные функциональные опции. В то же время на предприятии сделки могут использоваться только при долгосрочных проектах только для хранения всех взаимодействий и документов, оформленных в рамках данного проекта. В этом случае можно отключить такие функциональные опции , как Управление сделками, Коммерческие предложения, Фиксация первичного спроса и т.д. и оставить только одну функциональную опцию Сделки с клиентами.В этом случае работа в рамках сделок будет осуществляться в упрощенном режиме. Для каждой функциональной опции непосредственно на форму добавлено подробное описание, чтобы пользователь лучше ориентировался в обилии тех функциональных опций, которые предлагает программа.

Добавление новых функциональных опций

В программе добавлено много новых функциональных опций. Хотелось бы пояснить суть нескольких наиболее важных функциональных опций.

В программе реализована возможность использования одного из видов соглашений (типовое или индивидуальное) для регистрации правил продаж.

  • Вариант использования Только типовые соглашения следует использовать в том случае, если клиенты торгового предприятия работают по типовым условиям, разработанным на торговом предприятии.
  • Вариант использования Только индивидуальные соглашения следует использовать в том случае, если на предприятии нет типовых условий продажи, для каждого клиента создаются индивидуальные соглашения.
  • Вариант использования Типовые и индивидуальные соглашения следует использовать в том случае, если основная часть клиентов работает по типовым правилам продажи. Исключения составляют только наиболее важные клиенты, которые работают по индивидуальным правилам.

В программе предусмотрена возможность отключения использования справочника Графики оплат (раздел Маркетинг). Ведение графиков оплат удобно в том случае, если в торговом предприятии используются стандартные варианты оплаты, которые можно легко классифицировать: 100% предоплата, кредит и т .д. Если в каждом конкретном случае (для каждого соглашения, заказа) используются свои этапы оплаты, то использование графика оплат можно отключить, а конкретные этапы оплаты задавать в соглашении или в заказе.

Важно. Если в предыдущей версии программы графики оплаты использовались в соглашениях, то не рекомендуется их отключение в текущей версии. После отключения графиков оплат информацию об этапах оплаты, которая была зарегистрирована в графиках оплаты, указанных в соглашениях, необходимо будет перезаполнить заново. Информация об этапах оплаты, которые были зарегистрированы в заказах клиентов после отключения графиков оплаты будут сохранены.

Функциональная опция, отключающая бизнес-процесс согласования, разделена на несколько отдельных функциональных опций.

То есть можно более гибко управлять использованием бизнес-процессом согласования.  Можно использовать бизнес-процесс согласования при согласовании заказов, но не использовать его при согласовании соглашений. Следует отметить, что отключение функциональной опции согласования отключает только использования бизнес-процесса согласование. Пользователь не сможет провести документ с отклонением от условий продаж, если он не имеет соответствующих прав.

Оформление отгрузки (поступления) товаров одной датой

В программе предусмотрена возможность указывать в заказах общую дату отгрузки (поставки), не используя указания дат отгрузки (поставки) в табличной части документа. Для этих целей в заказах клиентов предусмотрен флажок Отгружать одной датой.

После подбора товаров в документ необходимо установить флажок Отгружать одной датой и нажать на кнопку Рассчитать дату отгрузки. Программа рассчитает ту дату отгрузки, при которой можно произвести отгрузку всех товаров, указанных в документе. В качестве даты отгрузки будет указана та максимальная дата, при которой может быть произведена отгрузка товаров по заказу. При расчете даты отгрузки используются те же алгоритмы, которые используются при расчете даты отгрузки в табличной части заказа при проведении документа.

Например. Если товар полностью есть в наличии на складе, то в качестве даты отгрузки будет установлена текущая дата. Если в заказе установлена желаемая дата отгрузки, согласованная с клиентом, то будет указана желаемая дата отгрузки.

Аналогичным образом производится процесс указания одной даты при поступлении товаров.

Изменения по работе со статусами документов

При работе с заказами клиентов предусмотрена возможность автоматической установки статуса заказа в зависимости от состояния заказа. Новый заказ теперь создается без указания статуса. При нажатии на кнопку автоматического заполнения статуса программа выдает сообщение о том, какие данные ей необходимы для автоматической установки статуса.

При нажатии на кнопку Рассчитать и заполнить программа автоматически рассчитает все недостающие данные и установит максимально возможный статус документа.

В приведенном примере, поскольку отгрузка товаров производится в кредит и товар есть в наличии на складе, программа установила для заказа статус К отгрузке.  После этого можно провести документ и оформить отгрузку товаров по заказу.

Предусмотрена также возможность отключения статусов в документах реализации, сборки, возврата и перемещения товаров.  При этом для каждого документа можно настроить свою схему работы.

Например, нам необходимо детально контролировать все этапы процесса сборки и перемещения товаров, но в то же время детальный контроль по процессам внутреннего потребления товаров мы можем отключить. 

Быстрый ввод заказов поставщикам на основании заказа клиента

В программе предусмотрена возможность быстрого оформления заказов поставщиков на основании заказа клиента. Такую возможность следует использовать в том случае, если предприятие работает по схеме "заказ под заказ".

При таком способе заполнения табличная часть документа Заказ поставщику заполняется всеми товарами из заказа клиента без анализа состояния обеспечения заказа. При оформлении заказа поставщику будут не заполняться только те позиции, по которым уже оформлен заказ поставщику на основании данного заказа клиента.

Важно. Операции по быстрому вводу заказов поставщиков на основании заказов клиентов доступны только тем пользователям, которые одновременно обладают правами менеджера по продажам и менеджера по закупкам (входят в группы доступа с установленными профилями Менеджер по продажам и Менеджер по закупкам.)

Заказ поставщику может быть оформлен на основании заказа клиента, для которого установлен статус Согласован. На основании заказа клиента может быть оформлен заказ одному поставщику или несколько заказов разным поставщикам. 

При выборе пункта меню Заказ поставщику программа копирует табличную часть документа в документ Заказ поставщику. Документ формируется в статусе Не согласован, без указания поставщика и дат поставки.  Необходимо заполнить данные о поставщике, цене и дате поставки вручную и провести документ.

В том случае, если необходимо оформить заказы нескольким поставщикам, то необходимо выбрать пункт меню Заказы поставщикам. Программа покажет список товаров, которые были указаны в заказе клиента.

Программа автоматически определяет тех поставщиков, у которых может быть заказан товар. При заполнении информации о поставщиках используется следующий алгоритм. Программа анализирует информацию о трех последних поставках данного товара (документы Поступление товаров и услуг). Если в трех последних документах поставки два раза был указан один и тот же поставщик, то информация о нем заполняется. Если все поставки происходили от разных поставщиков, то информация о поставщике не заполняется и пользователь должен указать эту информацию вручную. Для заполнения одного и то же поставщика для нескольких товаров используется команда Заполнить поставщика в выбранных строках. Для информации пользователю показывается желаемая дата отгрузки, заполненная в заказе клиента.  В поле Дата поступления пользователь может заполнить планируемую дату поставки товаров.

После заполнения всех данных пользователь нажимает на кнопку Создать заказы поставщикам. Программа показывает список сформированных заказов. Непосредственно из этой формы пользователь может отредактировать заказы поставщиков, уточнить дату поставки, дату оплаты и установить для них статус Подтвержден.

Информация о заказах поставщиков, оформленных на основании заказа клиента будет показана в структуре подчиненности.

При поступлении товаров по заказам поставщиков можно будет произвести отгрузку товаров по заказу клиента. Следует отметить, что оформленные таким образом заказы поставщиков участвуют в процессе управления запасами на общих основаниях. То есть при поступлении товар может быть отгружен по другому заказу клиента. Если необходимо соблюдать жесткое распределение заказов поставщиков по заказам клиентов, то заказы, отгрузки и поступления должны оформляться в рамках одной сделки.

Заполнение основных реквизитов при вводе новых документов

В программе реализована возможность заполнения основных реквизитов новых документов (настройки по умолчанию). Настройки по умолчанию реализованы в виде автозаполнения выделенной группы реквизитов по статистике их заполнения в прошлом. Анализ производится по статистике заполнения последних пяти документов одного вида и одного автора документа. Главное правило заполнения - программа не должна ошибаться больше трех раз.

Заполняются следующие реквизиты (при наличии их в документе):  Организация, Склад, Хозяйственная операция. Также на основании данных об организации заполняется банковский счет и касса.

Настройки по умолчанию используются в тех документах, которые наиболее часто используются и могут быть созданы "с нуля ".

  • Заказ клиента
  • Реализация товаров и услуг
  • Акт выполненных работ
  • Заказ поставщику
  • Поступление товаров и услуг
  • Заявка на расходование денежных средств
  • Авансовый отчет

Следует отметить, что при выборе соглашения в документе, все реквизиты документа будут перезаполнены, если они указаны в соглашении.

Электронные счета-фактуры

В редакцию 11.0.8 добавлена возможность работы с электронными счетами фактурами. Поскольку окончательного решения об использовании электронных счетов- фактур еще не принято, реализация данного функционала является предварительной версией и предлагается пользователям и партнером для ознакомления. 

Процесс работы с электронными счетами- фактуры можно разбить на следующие этапы.
  • Настройка обмена электронными счетами-фактурами.
  • Работа по обмену электронными счетами-фактурами со стороны продавца.
  • Работа по обмену электронными счетами-фактурами со стороны покупателя.

Настройка обмена электронными счетами-фактурами

Обмен электронными счетами-фактурами  предусматривает наличие между участниками обмена третьей стороны – Оператора ЭДО (Оператора электронного документооборота = ОЭДО). Информация о таких соглашениях настраивается на отдельной закладке С операторами ЭДО.

Форма соглашения содержит ключевые реквизиты:
  • статус;
  • организация и ее идентификатор в системе ОЭДО, а также открытый сертификат абонента, по которому веб-сервис ОЭДО будет открывать сеанс связи с участником;
  • список контрагентов-участников и статус их подключения к обмену.

В отличии от обмена напрямую, когда необходимо для каждого контрагента вводить новое соглашение, при обмене электронными счетами -фактурами все участники задаются в одном соглашении.
Для добавления к обмену нового участника необходимо добавить его в список участников и отправить ему сообщение о приглашении в участии обменом электронными счетами-фактурами.

Если контрагент одобрит приглашение, то обратно вернется его идентификатор участника ЭДО и можно приступать непосредственно к обмену электронными счетами-фактурами.

Работа по обмену счетами-фактурами со стороны продавца

Информация о текущем состоянии обмена счетов-фактур отображается в списке Счета-фактуры выданные.

Так как порядок обмена ЭСФ не очень прост и подразумевает наличии трех сторон, то в списке рабочих документов выводится две колонки, отображающие сводное состояние ЭД с нашей стороны и со стороны других участников (другого контрагента и ОЭДО). Пользователь видит, надо ему что-то делать со своей стороны, либо просто ожидать.

При создании нового документа Счет-фактура выданный при наличии действующего соглашения по обмену ЭСФ, программа показывает какие действия необходимо выполнить.

В данном случае требуются действия с нашей стороны. Если нажать на соответствующую гиперссылку, то можно увидеть список тех действий, которые необходимо выполнить: сформировать, подписать и отправить документ. Все эти действия можно выполнить одной командой.

Если все прошло успешно (был сформирован ЭСФ, утвержден и подписан ЭЦП), то система оповестит об этом пользователя.


В данном случае в сертификате электронно-цифровой подписи (ЭЦП), который настроен на подписание ЭСФ по текущей организации, сохранен пароль доступа в информационной базе, поэтому система даже не запросила пароль, а только проконтролировала доступность закрытой части ключа этого сертификата. Если бы пароль хранился на флэшке  то система бы запросила вставить такой носитель в компьютер.

Далее запускается стандартная  процедура отправки и получения электронных сообщений. Процедура может быть запущена пользователем вручную или выполняться по расписанию с помощью регламентного задания.

Все необходимые действия с ЭСФ можно производить из специальной формы: дерево ЭД, которая открывается по гиперссылке в форме счета-фактуры.

В этой форме пользователю показан весь список электронных документов, обязательных по Порядку обмена электронными счетами-фактурами (Приказ Минфина №50н от 25.04.11). Отображается статус каждого ЭД с датой его изменения, а также действия с нашей стороны и других участников применительно к каждому ЭД в отдельности. У пользователя есть возможность, не переходя в другие формы выполнить все действия с нашей стороны с ЭД, непосредственно из этой формы: формировать их, подписывать, отправлять…

Например. После отправки ранее сформированного электронного счета-фактуры (кнопка Отправить) будет изменено текущее состояние электронного счета-фактуры.

Изменится статус электронного документа (Отправлен оператору ЭДО). С нашей стороны все действия выполнены, мы ожидаем подтверждения отправки со стороны оператора ЭДО, а также подтверждения извещения о получении со стороны покупателя. После очередного сеанса связи, придет подтверждение от ОЭДО, система автоматически сформирует извещение с нашей стороны, подпишет его и будет ожидать отправки извещения.

Таким образом пользователю нет необходимости вникать в тонкости порядка обмена электронными счетами-фактурами, программа сама его будет вести по всем этапам обмена, подсказывая ему следующие необходимые шаги. Из этой же формы можно просмотреть содержимое электронного документа с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена.

Также можно посмотреть и распечатать форму полученного подтверждения о получении и отправке счета-фактуры  со стороны оператора ЭДО.

Также предусмотрена печать формы извещения о получении электронного счета-фактуры.

Работа по обмену счетами-фактурами со стороны покупателя

Работа по обмену счетами-фактурами на стороне покупателя происходит аналогичным образом. Процесс обмена начинается с получения электронного счета-фактуры.

При получении автоматически создается новый документ Счет-фактура полученный.

Пользователь указывает в списке документов-оснований те документы, с которыми должен быть связан полученный счет-фактура. Далее по соответствующей ссылке (с нашей стороны -Требуются действия...) пользователь переходит в дерево электронных документов и выполняет нужные действия, аналогично тому, как это было описано при работе со стороны покупателя.

После нескольких сеансов обмена процесс обмена электронными счетами -фактурами будет завершен и в списке Счета-фактуры выданные у продавца и в списке  Счета-фактуры полученные у покупателя будет установлена отметка о завершении процесса обмена: будет установлен статус Все выполнено, как с нашей стороны, так и со стороны других участников обмена.