Доп. описание УТ 11 ч. 1

ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ

ABC/XYZ КЛАССИФИКАЦИЯ ТОВАРОВ/ПАРТНЕРОВ И РАСЧЕТ ТОВАРНЫХ ОГРАНИЧЕНИЙ

ВЕДЕНИЕ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ ПО ДОГОВОРАМ

СЕРИИ И СРОКИ ГОДНОСТИ ТОВАРОВ

РАБОТА С ТОВАРАМИ РАЗЛИЧНОГО КАЧЕСТВА

СПЕЦИФИКАЦИИ КОМПЛЕКТОВ

ДОРАБОТКИ, НАПРАВЛЕННЫЕ НА ПОВЫШЕНИЕ УДОБСТВА РАБОТЫ СО СПРАВОЧНИКОМ НОМЕНКЛАТУРЫ И СВЯЗАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИХОДНЫХ ОРДЕРОВ НА ТОВАРЫ

ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ ПО ОКАЗАНИЮ УСЛУГ И ВЫПОЛНЕНИЮ РАБОТ

УКАЗАНИЕ СТАТУСОВ В ДОКУМЕНТАХ ОТГРУЗКИ, ПЕРЕМЕЩЕНИЯ, СБОРКИ(РАЗБОРКИ) ТОВАРОВ 

РАСЧЕТ ДАТЫ ОТГРУЗКИ В ЗАКАЗЕ КЛИЕНТА ДЛЯ СТРОК С УСЛУГАМИ

КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПО ЗАКАЗАМ КЛИЕНТОВ

ОТРАБОТКА ПРЕТЕНЗИЙ КЛИЕНТОВ

ПОЛУЧЕНИЕ СВОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ПАРТНЕРУ

СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ПОКАЗАТЕЛЕЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРОВ

ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

РЕГИСТРАЦИЯ ЦЕН ПОСТАВЩИКОВ

НОМЕНКЛАТУРА ПОСТАВЩИКА

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОВЕРЕННОСТЕЙ

РАСХОЖДЕНИЯ ПРИ ПРИЕМЕ ТОВАРОВ

РЕГИСТРАЦИЯ И АНАЛИЗ ПРИЧИН ОТМЕНЫ ЗАКАЗОВ ПОСТАВЩИКАМ

ГРАФИКИ ОПЛАТЫ ПОСТАВЩИКАМ

СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ

ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАКАЗАМ

ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ФАКТИЧЕСКОЙ ОТГРУЗКИ ПО ОРДЕРНОМУ СКЛАДУ

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО НЕСКОЛЬКИМ ЗАКАЗАМ

ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ И ОТГРУЗКИ ТОВАРОВ С НЕСКОЛЬКИХ СКЛАДОВ

ОТБОРЫ В ФОРМАХ ВЫБОРА СОГЛАШЕНИЙ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УЧЕТНОГО ВИДА ЦЕН В ДОКУМЕНТАХ

ПОДДЕРЖКА СХЕМОЙ ИНТЕРКАМПАНИ СТАНДАРТНЫХ ПРОЦЕССОВ, РЕАЛИЗУЕМЫХ ОСНОВНЫМ ФУНКЦИОНАЛОМ СИСТЕМЫ

РАЗВИТИЕ ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ В ЭКСПЛУАТАЦИИ И ВНЕОБОРОТНЫХ АКТИВОВ

КОРРЕКТИРОВКА СЕБЕСТОИМОСТИ ПРИ ПЕРЕСОРТИЦЕ ТОВАРОВ

РАСХОДЫ, РАСПРЕДЕЛЯЕМЫЕ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ТОВАРОВ

ОБОСОБЛЕННЫЙ РАСЧЕТ СЕБЕСТОИМОСТИ

СВЕРКА РАСЧЕТОВ С КЛИЕНТАМИ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КАРТ ЛОЯЛЬНОСТИ (ДИСКОНТНЫХ КАРТ)

МОНИТОРИНГ ЦЕЛЕВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ И АНАЛИЗА

ИНТЕГРАЦИЯ С ТОРГОВЫМ ОБОРУДОВАНИЕМ В РЕЖИМЕ OFF-LINE

ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ДАТА ЗАПРЕТА ИЗМЕНЕНИЯ ДАННЫХ

ОБМЕН С САЙТАМИ

 

ABC/XYZ КЛАССИФИКАЦИЯ ТОВАРОВ/ПАРТНЕРОВ И РАСЧЕТ ТОВАРНЫХ ОГРАНИЧЕНИЙ


В программе для проведения ABC/XYZ классификация товаров/партнеров и расчета товарных ограничений используются регламентные задания: ABC-классификация номенклатуры, XYZ-классификация номенклатуры, ABC-классификация партнеров, XYZ-классификация партнеров, Расчет товарных ограничений. Регламентные задания позволяют выполнять классификацию и расчет в автоматическом режиме по заранее заданному расписанию.

Если по каким то причинам использование регламентных заданий не возможно, например, при работе в файловом варианте «1С:Предприятия», то в программе предусмотрен запуск ABC/XYZ классификации и расчета товарных ограничений вручную, в отдельных формах:

■ Форма Классификация номенклатуры позволяет выполнить настройку и саму ABC/XYZ классификацию номенклатуры, а также настройку и расчет товарных ограничений номенклатуры. Форму можно открыть в разделе Запасы и закупки, в панели действий Сервис, с помощью команды Классификация номенклатуры.
■ Форма Классификация партнеров позволяет выполнить настройку и ABC/XYZ классификацию партнеров. Форму можно открыть в разделе Маркетинг, в панели действий Сервис, с помощью команды Классификация партнеров.



Формы поддерживают два режима работы:

Часто используемые возможности — в этом режиме на форме доступны команды для выполнения наиболее часто используемых действий связанных с классификацией и расчетом. Режим позволяет «одним нажатием» выполнить действия, возникающие при обслуживании программы.
Полные возможности — режим предоставляет полный доступ ко всем командам по настройке и управлению ABC/XYZ классификацией и расчетом товарных ограничений. Режим позволяет выполнять все операции связанные с ABC/XYZ классификацией и расчетом.

Для переключения режимов служит команда в правом нижнем углу форм. Формы запоминают режим открытия.

Настройка ABC/XYZ классификации и расчета товарных ограничений

Для настройки параметров ABC/XYZ классификации товаров, в форме Классификация номенклатуры (в режиме Полные возможности), необходимо воспользоваться командой Настройка (в группе команд ABC/XYZ классификация). Для настройки параметров ABC/XYZ классификации партнеров, в форме Классификация партнеров (в режиме Полные возможности), необходимо воспользоваться командой Настройка.

Параметры для ABC/XYZ классификации номенклатуры и партнеров почти ничем не отличаются друг от друга и задаются идентичным образом. В форме настроек ABC/XYZ классификации товаров или партнеров необходимо указать следующие параметры:

■ Установить флажки у тех показателей, в соответствии со значениями которых будет производиться ABC/XYZ классификация: По выручке, По валовой прибыли, По количеству проданных товаров в форме настроек классификации товаров, или По количеству документов продаж в форме настроек классификации партнеров.
■ Указать Период и Количество периодов, за который будут анализироваться данные, для ABC классификации.
■ Указать Период и Количество периодов, за который будут анализироваться данные, для XYZ классификации. Для XYZ классификации дополнительно нужно указать Подпериод. Подпериоды будут сравниваться между собой в указанном периоде.

Для настройки параметров расчета товарных ограничений, в форме Классификация номенклатуры (в режиме Полные возможности), необходимо воспользоваться командой Настройка (в группе команд Товарные ограничения).

В форме настроек параметров расчета товарных ограничений необходимо указать Период и Количество периодов, за который будут анализироваться данные для расчета.

ABC/XYZ классификация и расчет товарных ограничений

Для выполнения ABC/XYZ классификации товаров или партнеров на соответствующих формах можно воспользоваться командой Выполнить ABC/XYZ классификацию. Команда доступна если формы находятся в режиме Часто используемые возможности. Если формы находятся в режиме Полные возможности, то в них доступны команды Выполнить ABC классификацию и Выполнить XYZ классификацию. Команды позволяют выполнять ABC и XYZ классификацию независимо друг от друга.
Для выполнения расчета товарных ограничений в форме Классификация номенклатуры, во всех режимах, доступна команда Выполнить расчет товарных ограничений.
После выполнения всех команд результаты классификации и расчета будут записаны в информационную базу.
В случае изменения настроек классификации и расчета можно:

■ Продолжать выполнять классификацию и расчет в следующих периодах с новыми настройками. Данные классификаций и расчетов за прошлые периоды останутся неизменными и не будут соответствовать новым, текущим настройкам.
■ Удалить данные полученные с другими параметрами классификации и расчета. Удалить результаты классификации и расчета можно с помощью команд в соответствующих формах Очистить ABC классификацию, Очистить XYZ классификацию и Очистить товарные ограничения. Выполнить классификацию с разными настройками и за разный период можно в любой момент.

ВЕДЕНИЕ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ ПО ДОГОВОРАМ

Регистрация возможности ведения расчетов в рамках договоров

Возможность ведения взаиморасчетов по договорам продажи определяется при регистрации условий продаж по работе с клиентами, в соглашении с клиентом.
Информация о том будут ли вестись договора с клиентами, работающими в соответствии с теми условиями, которые определены в соглашении, регистрируется на странице Условия продаж.

Аналогичным образом в соглашениях с поставщиками регистрируется необходимость оформления договоров с поставщиками.

Оформление договоров

Договора заключаются между конкретной организаций торгового предприятия и организацией стороннего предприятия (контрагентом).
Отдельно регистрируются договора с покупателями, поставщиками, комиссионерами и комитентами. Новый договор рекомендуется оформлять на основании соглашения, оформленного с клиентом или с поставщиком.

В новом договоре указывается информация об организации, от имени которой оформляется договор и контрагент (юридическое или физическое лицо сторонней организации) с которым заключается договор. В качестве партнера может быть указана группа партнеров, например в том случае, если предполагается работа с сетью магазинов, которые работают от имени одного юридического лица, с которым и заключается договор. В форме договора также указывается информация о тех расчетных счетах, которые по умолчанию будут заполняться в документах, оформленных по договору. В договоре определяется валюта, в которой будут вестись взаиморасчеты по договору и порядок оплаты.
В договоре определяется вариант учета расчетов по договору. Предусмотрено два варианта учета расчетов по договору.

■ Вариант учета расчетов По заказам/накладным аналогичен тому, который применялся в более ранних версиях. Взаиморасчеты ведутся в рамках заказов или в рамках накладных, если накладные оформлены без заказа. При этом добавляется еще один разрез детализации взаиморасчетов – договор.
■ Вариант учета расчетов По договорам предполагает ведение общих взаиморасчетов в рамках договора. При таком варианте учета расчетов можно оформлять заказы клиентов, проводить все операции, связанные с обеспечением товаров. Однако при таком варианте учета расчетов не поддерживается отслеживание оплаты каждого конкретного заказа, оплата контролируется по договору в целом.

При вводе договора на основании соглашения в нем автоматически заполняются все те основные реквизиты, которые определены в соглашении. Договор может быть создан как на основании индивидуального, так и на основании типового соглашения. При создании на основании типового соглашения в договоре автоматически устанавливается информация о валюте взаиморасчетов и порядке оплаты. Информацию о партнере и контрагенте следует ввести вручную. Информация о менеджере, ответственном за ведение договора с клиентом (поставщиком) также заполняется из соглашения с клиентом. При необходимости эту информацию можно изменить.

Для договора предусмотрены следующие статусы: Не согласован, Действует, Закрыт. При вводе договора в действие следует указать период действия договора. Оформление документов возможно только по действующим договорам.

В рамках договора можно хранить печатную форму подписанного договора (Присоединенные файлы). Предусмотрена возможность выдачи, регистрации и просмотра выполненных задач в рамках договора.

Список тех договоров, которые заключены с клиентами и поставщиками можно посмотреть в соответствующих разделах Продажи (Запасы и закупки).



В списке договоров можно произвести отбор договоров, которые заключены от имени конкретной организации торгового предприятия и отбор договоров, заключенных с конкретной организацией клиента или поставщика (Контрагент). Также предусмотрен отбор тех договоров, за которые ответственен конкретный менеджер.
Работая в списке договоров, менеджер может отобрать договора по их статусу, а также вывести список тех договоров, по которым истекает срок действия. Используя команду Установить статус можно изменить статус договора. Например, закрыть те договора, по которым истек срок действия.

Оформление документов в рамках договора

В рамках договора можно оформлять все документы продажи, закупки и платежные документы. При ведении учета по договорам документы взаимозачета, сверки взаиморасчетов также оформляются с детализацией по конкретным договорам. Предусмотрена также возможность ввода начальных остатков взаиморасчетов с клиентами и поставщиками с детализацией по конкретному договору.

Указание договора в документах продажи

Информация о договоре в документах продажи заполняется только в том случае, если документы оформлены в рамках соглашения, по которым предусмотрена возможность ведения учетов по договорам. Если по соглашению, которое указано в документе, не требуется указание договора, то информация о договоре будет недоступна.
После указания партнера, соглашения и организации информация о контрагенте и договоре может быть заполнена автоматически. При подборе договора учитываются следующие данные:

■ Валюта договора и порядок оплаты должен соответствовать, указанному в соглашению.
■ В договоре должен быть указан партнер и организация, выбранная в документе.

Если для партнера по результатам подбора определен один контрагент и договор, то эта информация будет автоматически заполнена в документе.
Если для контрагента определено несколько договоров, то договор выбирается из списка доступных договоров. В список доступных договоров попадают только те договора, которые соответствуют данным, указанным в документе.

Валюта взаиморасчетов в документах продажи (заказ клиента, реализация товаров и услуг и т.д.) устанавливается в соответствии с той валютой, которая определена в соглашении с клиентом. Установленная валюта жестко связана с валютой взаиморасчетов в договоре. Если пользователь имеет право устанавливать валюту взаиморасчетов документа, отличную от валюты, определенной в соглашении, то он должен указать новый договор, в котором взаиморасчеты будут вестись в другой валюте (валюте взаиморасчетов по документу).

Расчет и контроль задолженности по документу зависит от того, какой порядок учета расчетов используется.

По заказам/накладным. Показывается сумма задолженности по конкретному документу (заказу, накладной). При изменении статуса заказа клиента при проведении документа контролируется наличие необходимой предоплаты в соответствии с указанными этапами оплаты.
По договорам. Показывается сумма задолженности в целом по договору. При изменении статуса заказа сумма необходимой предоплаты при проведении документа не контролируется. Сроки задолженности можно проконтролировать в отчете Анализ расчетов с клиентами. Даты задолженности в отчете будут показаны в соответствии с теми этапами оплаты, которые указаны в заказе клиента и той датой оплаты, которая указана в накладной, если она оформляется без указания заказа клиента.

Указание договора в документах поставки

Возможность указания договора в документах поставки не контролируется. Документ поставки может быть оформлен без указания соглашения, но с указанием договора с поставщиком. Порядок учета расчетов в этом случае определяется тем порядком расчетов, который указан в договоре с поставщиком. 

Показ задолженности в документах поставки также зависит от применяемого порядка учета расчетов.

■ Если применяется порядок учета расчетов По заказам/накладным, то показывается задолженность по конкретному документу.
■ Если применяется порядок учета расчетов По договорам, то показывается задолженность по в целом по договору. Информацию о сроках задолженности можно проконтролировать в отчете Анализ расчетов с поставщиками, в соответствии с указанными сроками оплаты в заказе поставщику и накладным.

Указание договора в платежных документах

Информация о договоре указывается в табличной части платежного документа. В одном платежном документе можно регистрировать оплату по нескольким договорам одного контрагента. С помощью команды Подобрать по остаткам можно автоматически заполнить табличную часть документа по тем договорам, по которым имеется задолженность.
При этом возможна детализация оплаты по конкретным документам расчетов.

Оформление предоплаты по договору клиента

Предусмотрена возможность регистрации предоплаты по договору клиента. В этом случае на основании договора оформляется документ Счет на оплату (предоплата). В счете на оплату автоматически заполняется та информация, которая была указана в договоре (контрагент, организация, расчетный счет и т.д.). В качестве назначения платежа будет указана оплата по договору.



В счете на оплату можно указать этапы оплаты по договору. Информация о датах оплаты по договору будет учитываться в платежном календаре. На основании счета на оплату можно оформить любой платежный документ. В платежном документе будет указан счет на оплату и договор, по которому была зафиксирована оплата в соответствии со счетом на оплату.

Автоматическое распределение оплат по документам отгрузки и поставки в рамках договора

Автоматическое распределение оплат по документам отгрузки (поставки) производится регламентным заданием Выполнение отложенных движений по расчетам с партнерами.
Распределение оплат зависит от применяемого в документах отгрузки (поставки) порядка учета расчетов.

  • По договорам. Все оформленные в рамках договора оплаты будут распределены по документам отгрузки (поступления) по принципу ФИФО. При распределении будут учитываться все документы реализации товаров и услуг (поступление товаров и услуг), в том числе и те которые, оформлены по заказам.
  • По заказам/ накладным. Оплаты оформляются по конкретным документам: заказам накладным. Если оформлен авансовый платеж без указания платежных документов (по договору в целом), то необходимо вручную произвести зачет аванса по конкретным заказам (накладным). После проведения регламентного задания аванс, зачтенный по заказу, будет автоматически распределен по тем документам, которые оформлены в рамках заказа.

Распределение оплат по конкретным документам можно проанализировать в соответствующих отчетах Анализ расчетов с клиентами (Анализ расчетов с поставщиками).

СЕРИИ И СРОКИ ГОДНОСТИ ТОВАРОВ

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета. Серии и сроки годности могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.
Работа с сериями и сроками годности номенклатуры предполагает два этапа:

  • Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры. Этап выполняет сотрудник ответственный за ведение номенклатуры в организации.
  • Работа с сериями и сроками годности в документах программы. Выполняется сотрудниками, работающими с документами товародвижения.

Настройка параметров системы

Перед началом использования функционала, в настройках параметров учета, в разделе НСИ, необходимо установить флажок Использовать серии номенклатуры.

Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры

Настройка ведения учета серий и номенклатуры состоит из двух этапов:

  • Формирование правил (для различных видов номенклатуры и для различных складов) ведения учета серий и сроков годности номенклатуры.
  • Формирование для вида номенклатуры, списка складов и правил ведения учета серий и сроков годности на этих складах.

Правила ведения учета серий и сроков годности формируются в справочнике Политики учета серий. Открыть справочник можно в разделе Нормативно-справочная информация, с помощью команды панели навигации Политики учета серий. По команде списка Создать, можно приступить к формированию нового правила учета серий и сроков годности. В форме Политика учета серий можно выполнить следующие настройки.

В поле Тип политики нужно выбрать значение из списка. Значение поля будет влиять на то, каким образом система будет учитывать товары: будет ли вестись полноценный учет остатков товаров или эта информация будет фиксироваться в документах справочно. При заполнении поля, заполняются и другие значения формы значениями по умолчанию.

Для поля Тип политики доступны следующие значения:

  • Справочное указание серий – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но в документах товарооборота необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
  • Авторасчет по FEFO остатков серий – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но при приемке товара, а так же при внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
  • Управление остатками серий - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. При этом учет партий в разрезе серий и сроков годности не ведется, т.е. при отгрузке товара можно указать любую серию или срок годности зарегистрированную в программе.
  • Управление по FEFO остатками серий - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. Отличие от предыдущего пункта заключается в том, что в документах отгрузки программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out). При этом, так же как и в предыдущем пункте возможность указать серийный номер или срок годности для каждой единицы товара остается.

В группе Указывать серии флажками указывается в каких документах/операциях будут указываться серии или сроки годности. Установка флажков доступна, если в типе политики указано справочное указание серий. Если в типе политики указано управление остатками серий (любой из двух вариантов), то все флажки группы Указывать серии выставляются и становятся недоступными для редактирования (т.е. при учете остатков указание серий в документах становится обязательным). Если в типе политики указано Авторасчет по FEFO остатков серий, то для редактирования доступны только флажки группы При отгрузке.
Если в типе политики указано значение Управление остатками серий, то с помощью переключателя можно настроить когда будут указываться серии на ордерном складе при отгрузке:

■ в момент оформления заказа или реализации – переключатель При планировании отгрузки;
■ в момент выдачи задания работнику склада - переключатель При планировании отбора;

■ после исполнения задания на отбор - переключатель По факту отбора.

Если в типе политики указано значение Управление по FEFO остатками серий, то включается переключатель При планировании отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. программа будет предлагать отгрузку серий по методу FEFO всегда на этапе выдачи заданий.

Если в типе политики указано значение Авторасчет по FEFO остатков серий или Справочное указание серий и флажок При отгрузке сброшен, то все переключатели сбрасываются и становятся недоступными (при таких политиках настройка не имеет значение).



Если в типе политики указано значение Справочное указание серий, а флажок При отгрузке установлен то включается переключатель По факту отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. при таких настройках программа будет предлагать отгрузку серий по факту отбора в процессе отгрузки товара.



Список складов и правил ведения учета серий на этих складах, для вида номенклатуры формируется в форме Вид номенклатуры. Для этого в форме, в группе Правила ведения учета, нужно установить флажок Использовать серии. Флажок доступен если в поле Тип номенклатуры установлено значение Товар (у услуг не может быть серий). После установки флажка на форме будет доступна страница Серии в которой осуществляются окончательные настройки учета серий.



Прежде чем формировать список складов и указывать политики учета серий на этих складах необходимо в поле Серии идентифицируют уточнить чем будет являться серия: серийным номером конкретного товара, серией партии, или сроком годности партии. В поле доступны следующие значения:

  • Экземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера – при такой настройке серия будет представлять из себя уникальный серийный номер конкретного товара, например, серийный номер конкретного мобильного телефона, или другой сложнобытовой техники;
  • Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий - при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии (серии) обоев - как правило разные партии (серии) обоев различаются цветовым оттенком. Так же при этой настройке серия может принадлежать к товару который продается на отрез из рулонов, бух, и т.д. Например, серия это рулон линолеума, бухта кабеля и т.д.;
  • Партии товаров, имеющих одинаковые сроки годности - при такой настройке серия будет представлять из себя срок годности партии товара, например, срок годности партии молока;
  • Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности - при такой настройке серия будет характеризовать как срок годности партии, так и отражать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии краски - как правило разные партии краски различаются оттенком цвета и в то же время каждая поставка краски имеет срок годности;

Для сроков годности (если поле Серии идентифицируют заполнено значением Партии товаров, имеющих одинаковые сроки годности или Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности ) можно указать точность срока годности: до дней или до часов.

Далее для вида номенклатуры необходимо сформировать список складов на которых будет применяться та или иная политика учета серий. При формировании списка следует учесть следующее: учет серийных номеров в программе возможен только справочно. Т.е если серии товаров идентифицируют Экземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера, то в список можно добавить только политики созданные для справочного учета серий, т.е. политики с типом Справочное указание серий.



Если серии идентифицируют Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий, то в список нельзя добавить политики созданные для учета сроков годности, т.е. политики с типами Авторасчет по FEFO остатков серий и Управление по FEFO остатками серий.



Если на складе не используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи (в карточке склада не установлен соответствующий флажок в группе Использование ордерной схемы), то для такого склада можно указать только политики в которых так же не установлены флажки (в группе Указывать серии) При пересчете товаров, отражении излишков недостач и порчи товаров и При перемещении между помещениями. Если на складе используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи, то для такого склада можно указать любую политику учета серий.



Работа с сериями и сроками годности в документах программы

Работа в программе с сериями и сроками годности поддерживается в следующих документах:

  • Ввод остатков;
  • Заказ клиента;
  • Заявка на возврат товаров от клиента;
  • Возврат товаров от клиента;
  • Возврат товаров поставщику;
  • Ордер на отражение излишков товаров;
  • Ордер на отражение недостач товаров;
  • Ордер на отражение порчи товаров;
  • Ордер на отражение результатов пересчетов товаров;
  • Ордер на перемещение товаров;
  • Отбор (размещение) товаров;
  • Отражение результатов проверки ордера на товары;
  • Перемещение товаров;
  • Пересортица товаров;
  • Пересчет товаров;
  • Поступление товаров и услуг;
  • Реализация товаров и услуг;
  • Приходный ордер на товары;
  • Расходный ордер на товары;
  • Сборка (разборка) товаров;
  • Внутреннее потребление товаров;
  • Отчет о розничных продажах;
  • Чек ККМ;
  • Чек ККМ на возврат;

При товарообороте по не ордерному складу серии и сроки годности номенклатуры указываются в товарных накладных (Реализация товаров и услуг, Поступление товаров и услуг и т.д.), в случае товарооборота по ордерному складу в складских ордерах.

В зависимости от вида документа серии и сроки годности могут указываться в документах двумя способами: только с помощью команды табличной части документа Указать серии или непосредственно в табличной части документа (в части таких документов так же можно использовать команду Указать серии). Например, в документах Поступление товаров и услуг для указания серии или срока годности нужно воспользоваться командой табличной части Указать серии, а в документе Ордер на отражение излишков товаров серии или сроки годности указываются непосредственно в табличной части документа.

Если информация о сериях в документе заполняется с помощью команды Указать серии и в документе (в шапке или в табличной части) выбран склад на котором ведется учет серий и сроков годности, то в табличной части таких документов появляется колонка в которой пиктограммой помечаются те товары по которым для выбранного склада необходимо указывать серии или сроки годности.

  • Если пиктограмма выделена красным цветом, то по товару не указаны (или указаны не все) серийные номера или сроки годности.
  • Если пиктограмма выделена зеленым цветом, то информация по сериям указана полностью.



По команде Указать серии открывается форма Регистрация серий товаров. В форме необходимо указать серии и/или сроки годности.

  • Если для склада и вида номенклатуры установлено правило с типом политики Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий, Партии товаров, имеющих одинаковые сроки годности или Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности, то в форме для каждой введенной серии необходимо указать и количество товара.
  • Если для склада и вида номенклатуры установлено правило с типом политики Экземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера, то указывать количество товара для каждой серии не требуется, но при этом количество указанных серий должно соответствовать количеству единиц номенклатуры, для которой эти серии указываются (у каждой единицы товара есть свой серийный номер). Например, если в документе Поступление товаров и услуг приходуется десять единиц товара, то в форме Регистрация серий товара необходимо указать десять серийных номеров. В нижней части формы Регистрация серий товара выводится информация о количестве серий, которое необходимо зарегистрировать и о том, сколько серий уже зарегистрировано.

Форма Регистрация серий товара позволяет регистрировать серии с помощью сканера штрих-кода (в тех случаях когда информация о серии нанесена на товаре или его упаковке в виде штрих-кода). При этом можно настроить в какой очередности будет сканироваться штрих-коды товара и штрих-коды серии. Настройка осуществляется в форме Регистрация серий товара по команде Все действияНастроить порядок сканирования серий.

Доступны следующие настройки (выбираются переключателем):

  • Штрихкод товара – все штрихкоды серий этого товара – штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий в которой можно сканировать штрих-коды серий, то количество раз которое необходимо. После того как отсканированы все серии форму регистрации серий нужно закрыть вручную. Считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;
  • Штрихкод товара – штрихкод серий этого товара – штрихкод следующего товара - при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий которая после однократного сканирования будет автоматически закрыта. Считанный в форме регистрации штрих-код будет интерпретирован как штрих-код серии, считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;



Информация о сериях в табличной части документов указывается в колонке Серия. Для заполнения серий может использоваться команда Указать серии. Указать серии можно и непосредственно в табличной части. Один и тот же товар с разными сериями в документе отображается в разных строках (количество строк с таким товаром равно количеству серий).



Если для товара заданы настройки ведения учета серий, то после подбора товара в табличную часть, колонка Серии становится обязательной для заполнения. Если для товара не заданы настройки ведения учета серий, то в колонке Серии отображается надпись Серии не указываются.

РАБОТА С ТОВАРАМИ РАЗЛИЧНОГО КАЧЕСТВА

Программа позволяет работать с товарами различного качества на различных этапах товарооборота и при обнаружении бракованного товара отражать в документах изменение качества товара. При этом качественному товару сопоставляется (один или несколько) некачественных.
Перед использование данного функционала в настройках параметров учета в разделе НСИ необходимо установить флажок Использовать качество товаров.

  • Если в настройках параметров учета установить флажок Использовать обобщенный учет некачественных товаров, то с одним качественным товаром можно будет сопоставить много некачественных товаров. Такую настройку можно использовать когда необходимо учитывать брак возникающий не периодически а так же если требуется детализировать характер брака, например, царапины на бытовой технике.
  • Если флажок Использовать обобщенный учет некачественных товаров не установлен, то одному качественному товару будет соответствовать один некачественный товар. Такую настройку можно использовать когда необходимо учитывать брак возникающий периодически, например, для учета испорченной молочной продукции.

В программе поддерживается три градации качества товара: Новый, Ограниченно годен и Не годен. Указанные градации качества фиксируются в карточке номенклатурной позиции в поле Качество. По умолчанию при вводе новой номенклатурной позиции поле заполняется значением Новый. Для каждой степени порчи товара нужно заводить новый элемент справочника Номенклатура.
Градации некачественных товаров можно описать следующим образом

  • Ограниченно годные товары – товары этой градации качества утратили свои потребительские свойства лишь частично и могут быть использованы по их назначению. Поэтому на эти товары имеет смысл устанавливать цены, эти товары, скорее всего, можно продать и т. п.
  • Негодные товары– товары этой градации качества полностью утратили свои потребительские свойства, так что не могут быть использованы по прямому назначению. Поэтому чаще всего эти товары будут или списываться, или возвращаться поставщику.

Для учета разной степени порчи товара исходного качества одному качественному товару может соответствовать несколько некачественных. для того, чтобы учет некачественных товаров можно было бы вести с меньшей детальностью, чем качественных один некачественный товар может соответствовать нескольким качественным.



Для товаров, порча которых может происходить периодически, рекомендуется еще на этапе ввода начальных данных (НСИ) в информационную базу определить порядок учета некачественных товаров и возможные степени годности. Например, для молочных продуктов можно определить, что у них две степени годности – годные и негодные. И для номенклатурных позиций «Молоко 3,2 %» и «Молоко 1,5 %» поставить в соответствие один элемент «Молоко прокисшее». Сопоставить товары разного качества можно в карточке товара в списке Товары другого качества. Перейти к списку можно с помощью соответствующей команды панели навигации.



Для товаров, порча которых носит эпизодический характер, завести заранее карточки испорченных товаров нельзя, т. к. нужно описывать в каждом случае характеристики повреждений. Поэтому такие испорченные товары необходимо вводить в информационную базу по мере выявления порчи, в процессе оперативной работы:

  • Если брака обнаружен в процессе приемки товара на склад, то изменить качество товара можно в документах Поступление товаров и услуг или Приходный ордер на товары (в случае использования ордерной схемы работы склада).
  • Если бракованный товар обнаружен в момент отгрузки товаров с ордерного склада, то в процессе контроля количества отгружаемого товара (форма Проверка количества товаров в документе) можно изменить качество товара и не отгружать бракованный товар (на не ордерном складе такой возможности нет, в таком случае см. следующий пункт).
  • Если бракованный товар обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт можно зафиксировать с помощью документа Ордер на отражение порчи товаров, с дальнейшим оформлением финансового документа Порча товаров. Если бракованный товар обнаружен на не ордерном складе то документ Порча товаров регистрируется без Ордера на отражение порчи.
  • Если бракованный товар обнаружен в процессе инвентаризации на складе, то изменение качества товара можно отразить в документе Пересчет товаров, с дальнейшим оформлением документов Ордер на отражение результатов пересчетов товаров и Порча товаров. Если бракованный товар обнаружен в процессе инвентаризации на не ордерном складе то документ Порча товаров регистрируется без ордера (можно использовать Помощник оформления складских актов).
  • В программе предусмотрен возврат бракованного товара клиентами организации. В таком случае изменение качества товара можно зафиксировать в документах Заявка на возврат товаров от клиента и Возврат товаров от клиента.

Если в процессе оформления какого либо документа товар с одним качеством трансформируется в товар другого качества, то в программе создается новая номенклатурная позиция с качеством отличным от качества исходного товара. При этом программа запоминает связь между такими товарами разного качества (сопоставляет товар исходного и другого качества).

Отражение брака в документах "Поступление товаров и услуг" и "Приходный ордер на товары"

Для отражения брака в документах Поступление товаров и услуг и Приходный ордер на товары необходимо выделить строчку в табличной части по которой обнаружен брак и воспользоваться командой табличной части Все действия - Изменить качество. Далее будет открыта форма Выбор товара другого качества.

  • Если ранее товар исходного качества не сопоставлялся с другим товаром, то в форме Выбор товара другого качества с помощью команды Создать можно приступить к регистрации новой номенклатурной позиции с другим качеством. После подбора в документ и его проведения, вновь введенная позиция другого качества будет сопоставлена с товаром исходного качества.
  • Если в программе существуют сопоставленные по качеству номенклатурные позиции, то в форме Выбор товара другого качества, на странице Товары другого качества, связанные с товаром исходного качества можно двойным щелчком мыши по нужной позиции списка (или с помощью команды Выбрать) подобрать связанную номенклатуру другого качества в документ.

На странице Все товары другого качества содержится список всех товаров в ИБ, качество которых отличается от качества исходного товара. Подбор товара другого качества можно выполнить и здесь. Страница недоступна если в параметрах настройки учета не установлен флажок Использовать обобщенный учет некачественных товаров.



После проведения документов Поступление товаров и услуг и Приходный ордер на товары номенклатура другого качества будет оприходована на склад.
При поступлении товара на ордерный склад, документ Приходный ордер на товары создается на основании распоряжений. Поэтому в ордере, в отличии от документа Поступление товаров и услуг, существует возможность отразить поступление бракованного товара не для всей строки в целом, а только для части товара. Для этого в ордере позицию с бракованным товаром необходимо разбить на две строки и далее у одной из строк изменить качество товара с помощью команды Изменить качество.



Разбить строку в ордере можно с помощью команды табличной части Все действия - Разбить строку. Далее программа выдаст запрос количества товара для новой строки. После того как будет указано количество, в табличную часть ордера будет добавлена новая строка (рядом со строкой которую разбивали).

Отражение брака в форме "Проверка количества товаров в документе"

Форма Проверка количества товаров в документе открывается в документе Расходный ордер на товары командой табличной части Все действия – Проверить количество.



Изменение качества в форме Проверка количества товаров в документе происходит таким же образ как и в документе Приходный ордер на товары, за исключением следующего. Невозможно изменить качество товара в строке у которой заполнено поле Количество в ордере. Поэтому прежде чем в форме менять качество у какой либо позиции ее нужно обязательно разбить (с помощью соответствующей команды).

Отражение брака в документах "Ордер на отражение порчи", "Порча товаров" и "Пересчет товаров"

Табличные части документов Ордер на отражение порчи и Порча товаров заполняются одинаковым способом. В табличных частях документов содержаться две группы полей Товар исходного качества и Испорченный товар. Выбор номенклатуры в группе Товар исходного качества осуществляется стандартным способом, а при заполнении номенклатуры в группе Испорченный товар открывается форма Выбор товара другого качества, работа с которой описана выше. Для номенклатурных позиций необходимо указать характеристики (если ведется учет в разрезе характеристик), единицы измерения, а так же количество бракованного товара. В документах указывается склад в котором обнаружен брак.



Документ Порча товаров является финансовым документом, поэтому помимо описанных выше полей в нем нужно указать следующую информацию. Если в документе установить флажок Приходовать товары по себестоимости списания, то бракованный товар будет оприходован по той же цене что и списан качественный товар. В результате такой операции не будет сформирован расход. Если флажок не устанавливать, в табличной части у испорченного товара необходимо будет указать цену бракованного товара. В результате такой операции организация может понести расходы, статью на которую будут отнесены расходы и если требуется аналитику необходимо указать в шапке документа.


Важно. В программе не предусмотрено возникновение дохода в процессе оформления брака, но при этом документ «Порча товаров» позволяет указать цену испорченного товара выше, цены товара с исходным качеством. При оформлении такой операции сформированный доход будет записан как расход со знаком минус.

Так же в документе Порча товаров нужно указать организацию и подразделение на которые будет отнесен выявленный брак. На странице Дополнительно можно строкой указать причину порчи. Поле Вид цены заполняется значением учетного вида цен для склада, при заполнении склада в документе. По команде табличной части Заполнить цены по виду цен для испорченных товаров будут заполнены цены которые указаны в поле Вид цены.

Документ Порча товаров может быть сформирован Помощником оформления складских актов. Помощник можно открыть из списка приказов на инвентаризацию командой Создать на основании - Помощник оформления складских актов или из формы конкретного приказа на основании которого оформлялся пересчет в рамках которого выявлен брак. Более подробно с работой помощника можно ознакомится во встроенной справке к помощнику.

Изменение качества в документе Пересчет товаров происходит таким же образ как и в документе Приходный ордер на товары, за исключением следующего. Невозможно изменить качество товара в строке у которой заполнено поле По учету. Поэтому прежде чем в форме менять качество у какой либо позиции ее нужно обязательно разбить (с помощью соответствующей команды).



Возврат бракованных товаров от клиентов

Для оформления возврата в документе Заявка на возврат товара от клиента бракованного товара нужно воспользоваться командой формы заявки Все действия - Возврат товара другого качества. При этом в табличной части Возвращаемые товары будут доступны поля группы Возвращается товар другого качества (Номенклатура, Характеристик и Ед. изм.).

У строк с бракованным товаром необходимо в поле Номенклатура (в группе Возвращается товар другого качества), установить флажок и выбрать номенклатуру другого качества. Для подбора товара другого качества будет открыта форма Выбор товара другого качества в которой можно выбрать сопоставленный по качеству товар (подробнее о работе с формой см. выше). Оформление возврата бракованного товара в документе Возврат товаров от клиента происходит таким же образ как и в документе Заявка на возврат товара от клиента.

СПЕЦИФИКАЦИИ КОМПЛЕКТОВ

Формирование спецификаций комплекта

Если планируется использовать конкретную позицию номенклатуры в качестве комплекта, то спецификацию комплекта можно создать в списке Варианты комплектации номенклатуры. Перейти в список можно с помощью команды Варианты комплектации, в панели навигации карточки номенклатуры. Варианты комплектации используются для быстрого заполнения спецификаций комплекта в документах Заказ на сборку/разборку и Сборка (разборка) товаров.

Для каждого комплекта в программе можно создать неограниченное количество спецификаций. С помощью команды списка Создать можно приступить к формированию новой спецификации. Команда Создать доступна в списке только в том случае если в карточке товара, поле Тип номенклатуры заполнено значением Товар (создать спецификацию комплекта к услуге нельзя).



В форме варианта комплектации при оформлении спецификации комплекта указывается следующая информация:

  • В поле Номенклатура указывается товар для которого создается вариант комплектации. Поле является информационным и недоступно для редактирования.
  • Если учет номенклатуры ведется в разрезе характеристик, то в поле Характеристика необходимо указать для комплекта с какой характеристикой создается спецификация.
  • В соответствующем поле нужно указать наименование спецификации, или выбрать его из выпадающего списка поля Наименование.
  • Если у варианта комплектации установить флажок Основной, то такой вариант будет по умолчанию использоваться при заполнении документов Заказ на сборку/разборку и Сборка (разборка) товаров. Флажок может быть установлен только у одного варианта комплектации – если флажок устанавливается у одного варианта, то у другого он будет автоматически сброшен.

Табличную часть варианта комплектации нужно заполнить спецификацией комплекта. В табличной части указывается: номенклатура с характеристикой (если используется), единица измерения и количество каждого товара в спецификации. В поле Доля стоимости нужно указать вес каждой позиции входящей в комплект, в стоимости всего комплекта. Доля стоимости используется в операциях разборки для расчета себестоимости комплектующих. Не обязательно указывать долю стоимости в относительных единицах, можно указать и абсолютные значения стоимости (т.е. сумма всех долей не должна обязательно равняться 100 или 1). В долях стоимости комплектующих например, можно указать цену каждой комплектующей.

Если у комплекта уже существуют спецификации, то при оформлении новой спецификации ее можно заполнить на основании существующей. Для этого в форме нового варианта комплектации можно воспользоваться командой Заполнить. После выбора в открывшемся списке необходимой спецификации, будет заполнена текущая.

Использование спецификаций комплекта

Как было сказано выше варианты комплектации используются для быстрого заполнения спецификаций комплекта в документах Заказ на сборку/разборку и Сборка (разборка) товаров. Если не заполнить спецификации комплекта заранее, то каждый раз при оформлении указанных документов спецификации комплекта необходимо будет заполнять в документах вручную. Заполнение указанных документов по спецификациям выполняется одинаково.

Если у комплекта, для которого оформляется документ, заполнены варианты комплектаций, то табличную часть документа можно быстро заполнить на основании этих спецификаций. Для этого в поле документа Комплектация нужно выбрать необходимую спецификацию. По умолчанию поле Комплектация заполняется основной спецификацией комплекта. После выбора комплектации, нужно воспользоваться командой Заполнить комплектующие. В табличной части документа будет заполнена табличная часть заказа. На основании количества комплектов и количества комплектующих в одном комплекте будет рассчитано и заполнено поле Количество. Если на основании заказа оформлен документ сборки/разборки, то выполнение команды в таких документах, приведет к заполнению в табличной части только количества у существующих строк.

ДОРАБОТКИ, НАПРАВЛЕННЫЕ НА ПОВЫШЕНИЕ УДОБСТВА РАБОТЫ СО СПРАВОЧНИКОМ НОМЕНКЛАТУРЫ И СВЯЗАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

Шаблоны наименований номенклатуры и характеристик номенклатуры

В программе существует возможность задать правила по которым у номенклатурной позиции будет автоматически формироваться Рабочее наименование и Наименование для печати. Если для номенклатуры ведется учет в разрезе характеристик, то задать правила можно и для полей Рабочее наименование и Наименование для печати у характеристики номенклатуры. Правила задаются с помощью шаблонов. Шаблоны указанных наименований формируются для каждого вида номенклатуры (в справочнике Виды номенклатуры, в группе полей Шаблоны наименований, на страницах Номенклатура и Характеристики).



Задать шаблоны можно с помощью формы Редактирование формулы. Форма открывается если нажать на кнопку выбора в поле шаблона конкретного наименования. В этом случае в левом верхнем списке будут представлены все поля и дополнительные реквизиты номенклатуры или поля характеристики которые можно использовать для формирования шаблона. В правом верхнем списке представлены операторы и функции с помощью которых поля из левого верхнего списка можно будет объединять в строковые выражения (в текст шаблона). Формируемый текст шаблона отображается в нижнем поле формы. С помощью команды Проверить формулу можно проверить на корректность сформированный текст шаблона.



Для каждого шаблона, можно настроить обязательность его использования с помощью флажков Запретить редактирование. Установка флажка влияет на возможности заполнения и редактирования того или иного наименования:

  • Если флажок установлен, то наименование в карточке номенклатуры или характеристики становится недоступным для редактирования и переформировывается по шаблону каждый раз при записи номенклатуры или характеристики.
  • Если флажок не установлен, то заполнить наименование по шаблону можно в карточке номенклатуры или характеристики с помощью команды Заполнить. Доступно произвольное редактирование наименования. При этом если наименование не заполнено, то при записи оно будет автоматически сформировано на основе шаблона.

Настройка контроля уникальности реквизитов при вводе новой позиции номенклатуры

Программа позволяет контролировать уникальность и обязательность заполнения реквизитов при вводе новой позиции номенклатуры. Для каждого вида номенклатуры можно настроить свой список реквизитов, которые должны быть уникальны и обязательны для заполнения.



В качестве реквизитов, по которым будет контролироваться уникальность при вводе нового товара можно использовать и любые дополнительные реквизиты, которые были определены для вида номенклатуры. Дополнительно к этому для всех видов номенклатуры можно осуществлять контроль по уникальности рабочего наименования номенклатуры и характеристик номенклатуры.



Следует отметить, что контроль уникальности по рабочему наименованию является жестким. Если установлен данный вариант контроля, то программа не разрешит записать позицию номенклатуры, если уже есть позиция номенклатуры с таким рабочим наименованием товара или рабочим наименованием характеристики.

Контроль уникальности по реквизитам носит рекомендательный характер, программа предупредит о том, что товар с такими реквизитами имеется в информационной базе, но по желанию пользователя, он сможет записать данную позицию, если он обладает соответствующими правами по вводу информации по номенклатуре без контроля.

Использование помощника при вводе информации о новом товаре

Информация о новом товаре вводится в справочник Номенклатура. Для ввода новой позиции номенклатуры используется помощник ввода номенклатуры. Помощник ввода номенклатуры вызывается с помощью кнопки Создать в списке Номенклатура. При вводе информации о новом товаре необходимо соблюдать последовательность ввода данных, которая определяется помощником создания номенклатуры.

  • На первом этапе работы помощника необходимо выбрать тот вид номенклатуры, к которому относится товар. После указания вида номенклатуры программа показывает список тех реквизитов, которые должны быть заполнены для данного вида номенклатуры.
  • Дополнительно указывается штрихкод позиции номенклатуры. Штрихкод не является обязательным к заполнению. Эта информация заполняется в том случае, если новый товар имеет этикетку со штрихкодом. При заполнении информации о штрихкоде обязательно контролируется его уникальность: в программе нельзя хранить товары с одинаковым штрихкодом. Предусмотрена также возможность генерации и печати внутренних штрихкодов.
  • Уникальность позиции номенклатуры проверяется по совокупности реквизитов.



В приведенном примере программа выдаст сообщение об неуникальности позиции в том случае, если в информационной базе имеется товар с таким же артикулом, производителем и маркой холодильника.



Пользователю может выбрать один из вариантов:

  • Выбрать существующую – новая позиция номенклатуры не будет создана.
  • Создать новую – будет создана новая позиция номенклатуры с такими же реквизитами. Создание новой номенклатуры доступно только тем пользователям, которые имеют полные права или для них установлено право ввода информации по номенклатуре без контроля.

Пользователь может отказаться от дальнейшего ввода позиции номенклатуры (кнопка Закрыть) или отредактировать ранее введенную информацию об артикуле и производителе и повторить ввод номенклатуры (кнопка Назад).

На следующих этапах работы с помощником надо определиться с основными данными по номенклатурной позиции.

  • Необходимо ввести информацию о кратком и полном наименовании товаров. Краткое наименование (Рабочее наименование) будет использоваться для быстрого поиска товара в списке. Полное наименование (Наименование для печати) используется при печати документов. Наименования могут быть сформированы автоматически в соответствии с заданным шаблоном.
  • Если для товара используются упаковки, то необходимо установить флажок Использовать упаковки. В поле Набор упаковок нужно указать используемый набор упаковок для данной позиции номенклатуры.
  • Если для товара используется индивидуальный набор упаковок, то необходимо дополнительно ввести информацию о базовой единице измерения (Единица хранения). После записи информации о товаре необходимо будет дополнительно ввести список используемых упаковок (кнопка Наборы упаковок в панели навигации формы).
  • Если для товара используется введенный ранее набор упаковок, то информация о единице измерения и список используемых упаковок будут заполнены автоматически. Список можно просмотреть, используя кнопку Наборы упаковок в панели навигации формы после записи информации о товаре.

Ставка НДС, указанная в карточке товара или услуги, используется в качестве значения по умолчанию при оформлении документов. Вес (нетто), кг используется при печати документов (форма Торг-12). Единица измерения веса указывается в настройках параметров учета. Все остальные реквизиты, которые заполняются при работе помощника, определяются тем составом реквизитов, которые были указаны в качестве информации для заполнения.
На последнем этапе работы помощника показывается сводная информация о новом товаре.



Для заполнения дополнительной информации о товаре необходимо установить флажок Открыть форму созданной номенклатуры для указания дополнительной информации и нажать на кнопку Создать. В информационную базу будет записана информация о новом товаре. В поле Характеристика будет заполнен вариант использования характеристики в соответствии с указанным порядком использования характеристики в виде номенклатуры.

  • Если для вида номенклатуры используются общие характеристики, то после записи позиции номенклатуры можно посмотреть список этих характеристик. Для этого используется команда Характеристики номенклатуры в панели навигации формы.
  • Если для вида номенклатуры используются индивидуальные характеристики, то после записи позиции номенклатуры необходимо ввести список индивидуальных характеристик. Для создания параметров характеристики в этом случае используется набор свойств Характеристики номенклатуры (общие). Порядок ввода информации о новой характеристике аналогичен тому порядку, который мы применяли при вводе новой характеристики для вида номенклатуры.

Дополнительно для товара можно ввести информацию о штрихкодах и номерах ГТД и т.д.

Настройка списка номенклатуры

В программе предусмотрена возможность настройки различных вариантов отбора по видам свойств отдельно для каждого вида номенклатуры. Эти варианты отбора будут применены в списке номенклатуры и при подборе товаров в документы. Список полей для отбора настраивается в карточке вида номенклатуры. В качестве полей для отбора могут быть назначены те дополнительные реквизиты, которые были определены пользователем для вида номенклатуры.

Аналогичным образом можно настроить список полей для быстрого отбора по реквизитам характеристик номенклатуры.



В списке номенклатуры и при использовании механизма подбора в документах можно использовать быстрый отбор по тем полям, которые назначены для быстрого отбора товаров и характеристик данного вида номенклатуры.

ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИХОДНЫХ ОРДЕРОВ НА ТОВАРЫ

При заключении соглашения с поставщиком существует возможность указать, на основании какой информации (соглашение с поставщиком или документы закупки) товар может быть принят на ордерный склад. Настройка выполняется в форме соглашения переключателем Приемка товаров.



Поле доступно если в соглашении выбран ордерный склад или склад не заполнен в соглашении. Доступны следующие значения поля:

  • Разделена по заказам и накладным – кладовщик может оформить приходный ордер (в форме Приемка товаров на склад) на основании заказа или накладной. На основании одного распоряжения (заказа или накладной) оформляется один приходный ордер.
  • Не разделена по заказам и накладным – оформление ордеров в форме Приемка товаров на склад, выполняется кладовщиком на основании соглашения. Приходный ордер заполняется товарами из заказов или приходных накладных, на дату указанную в форме Приемка товаров на склад. Соглашения отображаются в списке распоряжений только в том случае, если по соглашению оформлены заказы или приходные накладные.
  • Может происходить без заказов и накладных - кладовщик может оформить приходный ордер на основании соглашения, без каких либо документов закупки. Приходный ордер может быть оформлен по факту поступления товаров всегда, а документы закупки (заказы или накладные) могут быть оформлены позже. Если по соглашению оформлены документы закупки, то приходный ордер заполняется товарами из заказов или приходных накладных, на дату указанную в форме Приемка товаров на склад. Соглашения в списке распоряжений отображаются всегда.

ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ ПО ОКАЗАНИЮ УСЛУГ И ВЫПОЛНЕНИЮ РАБОТ

В программе предусмотрена возможность составления и печати актов о выполнении работ и оказании дополнительных услуг.
Для услуг и работ, при выполнении которых требуется акт о выполненных работах, рекомендуется создать отдельный вид номенклатуры. В виде номенклатуры следует установить тип номенклатуры и указать вариант оформления продажи – Акт выполненных работ.



В заказе клиента можно указать информацию о товаре и той дополнительной услуге, которая будет оказана при продаже товара.



После установки в заказе статуса К отгрузке информация о данном заказе появится на странице Распоряжения на оформление в журнале Документы продажи. При нажатии на кнопку Оформить продажу программа автоматически определит, что по данному заказу необходимо оформить не только документ Реализация товаров и услуг, но и Акт о выполненных работах.



По заказу клиента можно последовательно создать документ продажи и акт о выполнении работ. При выборе акта будет создан новый документ Акт выполненных работ, в котором будет зафиксировано выполнение работ (оказание услуг).



По данному акту можно создать счет-фактуру, а также распечатать акт о выполнении работ (предоставлении услуг). Предусмотрена также возможность создания одного акта по нескольким заказам клиентов. Данная возможность доступна в том случае, если в настройках параметров учета установлен флажок Использовать акты выполненных работ по нескольким заказам. Список актов выполненных работ можно посмотреть в журнале Документы продажи на странице Акты выполненных работ.



Новый акт выполненных работ может быть создан непосредственно из списка. На основании документа Акт выполненных работ можно создать счет на оплату выполненных работ (предоставленных услуг), зарегистрировать оплату выполненных работ и предоставленных услуг наличными (Приходный кассовый ордер) или с помощью платежной карты (Эквайринговая операция). Предусмотрена также возможность оплаты акта и по безналичному расчету путем перевода денежных средств на расчетный счет предприятия.

УКАЗАНИЕ СТАТУСОВ В ДОКУМЕНТАХ ОТГРУЗКИ, ПЕРЕМЕЩЕНИЯ, СБОРКИ(РАЗБОРКИ) ТОВАРОВ 

В документы Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров, Внутреннее потребление товаров, Сборка (разборка) товаров добавлены дополнительные статусы и изменено проведение документов.

Проведение документов зависит от установленных статусов и от факта использования ордерной схемы при отгрузке (поступлении) товаров.

Проведение документа Перемещение товаров с указанием различных статусов позволяет контролировать процесс отгрузки товаров со склада-отправителя и процесс приема товаров на склад-получатель. Фактическая отгрузка со склада-отправителя и поступление на склад-получатель зависит от того используется ли на складах ордерная схема поступления (отгрузки) товаров.

  • Если ордерная схема поступления(отгрузки) на складах не используется, то при проведении документа с установленным статусом К отгрузке товар подготавливается к отгрузке (резервируется на складе-отправителе). Фактическая отгрузка производится при установленном статусе Отгружено. При приеме товаров на складе- получателе в документе устанавливается статус Принято. Операция по перемещению считается выполненной, в том случае, если в документе установлен статус Принято.
  • Если ордерная схема используется, то фактическая отгрузка (прием ) товаров на склад фиксируется документами Расходный ордер на товары и Приходный ордер на товары. Документ Перемещение товаров, проведенный в статусе К отгрузке, будет являться распоряжением для отгрузки товаров со склада-отправителя, а документ Перемещение товаров, проведенный в статусе Отгружено, будет являться распоряжением на прием товаров на складе-получателе. После фактического приема товаров на склад у документа устанавливается статус Принято. Операция перемещения товаров считается выполненной.

Проведение документа Сборка (разборка) товаров с указанием различных статусов позволяет контролировать процесс отгрузки комплектующих (комплектов) со склада и поступление на склад готовых комплектов (или комплектующих, если производится операция разборки комплекта).

  • Если ордерная схема поступления(отгрузки) на складах не используется, то при проведении документа с установленным статусом К сборке (разборке) комплектующие (комплект) подготавливается к процессу сборки (разборки). Комплектующие (комплект) резервируются на складе для последующей сборки (разборки). Фактическая отгрузка комплектующих для сборки или комплекта для разборки производится при установленном статусе В работе. При установленном статусе Собрано (разобрано) на склад поступает готовый комплект или комплектующие, которые получены в процессе разборки комплекта.  Операция по сборке (разборке) считается выполненной, в том случае, если в документе установлен статус Собрано (разобрано).
  • Если ордерная схема используется, то фактическая отгрузка комплектующих (комплектов ) на склад фиксируется документами Расходный ордер на товары, а поступление готовых комплектов (комплектующих при разборке комплектов) оформляется документом  Приходный ордер на товары. Документ Сборка (разборка) товаров, проведенный в статусе К сборке (разборке), будет являться распоряжением для отгрузки со склада комплектующих (комплектов), а документ Сборка (разборка) товаров, проведенный в статусе В работе, будет являться распоряжением на прием готовых комплектов (или комплектующих при операции разборки). После фактического приема комплектов (комплектующих) на склад у документа устанавливается статус Собрано (разобрано) . Операция сборки (разборки) считается выполненной.

Проведение документов Реализация товаров и услуг и Внутреннее потребление товаров при проведении в статусе К отгрузке резервирует товар на складе. Проведение документов в статусе Отгружено оформляет списание товара со склада. При использовании ордерной схемы отгрузки товаров документы, проведенные в статусе К отгрузке будут являться распоряжениями для фактической отгрузки товаров со склада. Фактическая отгрузка товаров со склада оформляется документом Расходный ордер на товары. После фактической отгрузки в документах устанавливается статус Отгружено.

РАСЧЕТ ДАТЫ ОТГРУЗКИ В ЗАКАЗЕ КЛИЕНТА ДЛЯ СТРОК С УСЛУГАМИ

Если в заказе клиента содержаться товары и услуги, то после расчета дат отгрузки по товарам, у строк с услугами устанавливается максимально возможная дата отгрузки по товарам.
Если в заказе указаны только услуги, то:

  • Если в заказе установлена желаемая дата отгрузки, то она устанавливается в качестве даты отгрузки услуги.
  • Если желаемая дата отгрузки не определена, то в качестве даты отгрузки услуги устанавливается ближайший рабочий день по календарю предприятия, включая сегодняшний.
  • Если календарь предприятия не указан, то в качестве даты отгрузки услуги устанавливается сегодняшняя дата.

КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПО ЗАКАЗАМ КЛИЕНТОВ

В программе реализована возможность контроля и анализа состояния обеспечения по заказу клиента и возможность автоматического расчета и корректировки даты отгрузки по заказу.

Контроль состояния обеспечения при оформлении заказа клиенту

Контроль состояния обеспечения можно провести при оформлении заказа клиенту. Состояние обеспечения можно посмотреть и в непроведенном документе. В документе должен быть заполнен список товаров, по которым необходимо посмотреть состояние обеспечения, и указан склад в шапке документа или склады в табличной части, по которым необходимо посмотреть информацию о наличии товаров. Для просмотра состояния обеспечения следует нажать на кнопку Состояние обеспечения в командной панели табличной части документа.



Будет показана информация о состоянии обеспечения товаров, указанных в табличной части документа.



Для каждого товара будет показано состояние его обеспечения: полностью в наличии, частично в наличии, нет в наличии. Предусмотрена возможность установки различных вариантов отбора по состоянию обеспечения. В графах таблицы показывается следующая информация по каждому товару.

  • В графах Доступно к отгрузке показывается то количество товаров, которое сегодня доступно к отгрузке.
  • В графах Ожидается к поступлению показано количество товаров и дата предполагаемой поставки в соответствии с оформленными заказами поставщиков. Учитываются те заказы поставщиков, в которых указана дата поставки (статус заказа должен быть Подтвержден или К поступлению).
  • В графах Не обеспечено показано количество товаров, которые еще не заказаны у поставщиков. Для этих товаров указывается предполагаемая дата поставки в соответствии с теми транспортными ограничениями, которые указаны для данного склада.

Для каждой строки можно получить расшифровку того, по каким заказам клиентов уже зарезервирован данный товар. Для каждого заказа клиента будет показано, как зарезервирован товар: из текущего остатка на складе или в планируемых поступлениях по заказам поставщиков.
Предусмотрено два варианта расчета даты отгрузки.


 

  • Если заказ необходимо отгрузить полностью, то выбирается вариант расчета Для полной отгрузки. В этом случае для всех товаров установится одна и та же дата отгрузки, равная той максимальной дате, когда можно обеспечить наличие всех товаров на складе.
  • Если заказ можно отгружать последовательно (частями), то выбирается вариант расчета Для частичной отгрузки. В этом случае дата отгрузки устанавливается для каждого товара индивидуально. Если товар нельзя отгрузить со склада полностью, то строка товара автоматически разбивается с указанием реальных дат отгрузки по товару.



Для расчета дат отгрузки необходимо установить для товаров отметку выделения. Можно отметить не все товары, а только часть товаров и произвести расчет даты отгрузки только по отмеченным товарам.
С помощью кнопки Перенести изменения в документ информация о рассчитанных датах отгрузки переносится в документ. Для того чтобы оформить отгрузку по заказу в документе следует установить статус К отгрузке. Отгрузка товаров может производиться частями в соответствии с установленными в документе датами отгрузки.

Контроль состояния обеспечения по заказам

Менеджер может проконтролировать состояние обеспечения по своим заказам с помощью обработки Состояние обеспечения по заказам (раздел Запасы и закупки).



С помощью этого отчета менеджер может получить полную и достоверную информацию по заказу: сколько товара доступно к отгрузке (Доступно к отгрузке), какой товар уже заказан у поставщика (Ожидается поступление), когда может поступить оставшийся товар в соответствии с учетом транспортных ограничений (Не обеспечено). Красным цветом помечаются те товары, по которым просрочена дата отгрузки, и товар не может быть отгружен к указанному сроку (например, поставщик не поставил товар к указанному сроку). Менеджер может установить отбор по конкретному складу и/или по конкретной позиции номенклатуры.

ОТРАБОТКА ПРЕТЕНЗИЙ КЛИЕНТОВ

Программа позволяет регистрировать претензии клиентов, а также конфликтные ситуации, возникающие при работе с клиентами. При этом регистрируется причина возникновения претензии или конфликтной ситуации, составляется план действий по отработке претензии клиента. Предусмотрена возможность анализа возникновения претензий в разрезе сотрудников, подразделений, причин возникновения. Предусмотрена возможность анализа динамики возникновения претензий, а также анализ удовлетворения претензий.

Для того чтобы в программе была предоставлена возможность работать с претензиями в настройках параметров учета в разделе Оптовые продажи должен быть установлен флажок Фиксировать претензии клиентов.



Настройка отработки претензий

Перед началом регистрации претензий клиентов необходимо ввести информацию о тех причинах возникновения претензий, которые используются в торговом предприятии. Список причин регистрируется в справочнике Причины возникновения претензий (раздел Продажи).



Пользователь может добавить любое количество причин возникновения претензий или конфликтных ситуаций.



В форме новой причины возникновения претензии вводится наименование причины и подробное текстовое описание того, в каких случаях должна быть указана данная причина.
В дальнейшем можно будет классифицировать и анализировать претензии клиентов в соответствии с указанными причинами.

Работа с претензиями клиентов

При работе с претензиями клиента предусмотрены следующие функциональные возможности.

  • Регистрация претензий клиентов.
  • Регистрация и просмотр взаимодействий, заданий и файлов, связанных с работой по претензии клиента.
  • Составление и отслеживание выполнения плана по отработке претензий.
  • Фиксация результатов отработки претензий клиентов.

Регистрация претензии

Новая претензия клиента может быть создана следующими способами.

  • Из списка претензий.
  • Из формы партнера.
  • Из списка партнеров.
  • На основании взаимодействия с клиентом.

При регистрации претензии из формы или из списка партнера в новой претензии будет заполнена информация о клиенте. При регистрации претензии из формы взаимодействия в качестве предмета взаимодействия будет установлена претензия, зарегистрированная по данному взаимодействию В новой форме претензии необходимо заполнить информацию о клиенте, который предъявил претензию, текстовое описание сути претензии и указать причину возникновения претензии.



Основным режимом работы является регистрация менеджерами претензий, предъявляемых клиентами торгового предприятия. Однако в программе не предусмотрено жесткого ограничения по формированию претензий, претензия может быть зарегистрирована не только для клиента, но и для любого другого партнера (поставщика, конкурента и т.д.), информация о котором зарегистрирована в справочнике Партнеры.

Информация о сути претензии заполняется в поле Наименование. В поле Описание претензии вводится подробное описание претензии. Дополнительная информация о самой претензии или о порядке ее рассмотрения может быть также введена в поля Дополнительная информация и Комментарий. Если клиент прислал претензию по факсу или суть претензии была изложена в отдельном файле, то для хранения дополнительной информации о претензии можно использовать присоединенные файлы. Информация о причине возникновения претензии заполняется из одноименного справочника. В процессе регистрации претензии пользователь может добавить новую причину в справочник, если он имеет право на добавление новой причины возникновения претензии.

Информация о подразделении или сотруднике, виновном в возникновении претензии может быть введена в момент регистрации претензии или позже после расследования претензии. Данная информация не является обязательной. Если претензия клиента отклонена (не удовлетворена), то соответственно и виновных в ее возникновении нет.
Ответственный сотрудник за отработку претензии клиента определяется в момент регистрации претензии клиента. Ответственный сотрудник должен составить план проект работ по претензии и следить за ходом отработки претензии. В списке можно будет установить отбор по ответственному сотруднику и проанализировать список тех претензий, который находится на контроле у ответственного за претензию сотрудника. Дополнительно в претензии клиента могут быть зарегистрированы те сторонние лица, которые могут иметь отношение к данной претензии.



Например, в качестве участников могут быть поставщики, которые поставили некачественный товар. В качестве участника может быть указан и тот клиент, который выставляет претензию. В списке участников для клиента может быть зарегистрировано то контактное лицо, которое отвечает за работу по претензии со стороны клиента. Список участников заполняется на странице Участники. Список участников заполняется из справочника Партнеры. Для каждого участника определяется его роль и контактное лицо, с которым необходимо контактировать по возникшей претензии.

Работа по претензии

Составление плана работы по претензии

По зарегистрированной претензии можно составить план работы, в котором зарегистрировать когда и какие мероприятия должны быть проведены в процессе работы над претензией. Эта информация заполняется в виде задач план проекта.




В каждой задаче плана проекта обязательно должно быть указано наименование и описание сути задачи. Информация о претензии заполняется автоматически при создании задачи (поле Проект). Куратором и исполнителем задачи по умолчанию является текущий пользователь, создавший задачу.
Информация об отработке заданий по план проекту регистрируется в списке заданий по план проекту. Задания, зарегистрированные в план проекте, не передаются исполнителям автоматически, это те плановые долгосрочные задания, исполнения которых должно фиксироваться непосредственно в плане проекте.
Каждая задача может иметь несколько стадий выполнения.

  • Не запланирована - задача зафиксирована, но точной плановой даты начала еще нет;
  • Запланирована - указаны плановые даты начала выполнения задачи и, по возможности, плановая продолжительность задачи в днях.
  • Выполняется - задача находится в процессе выполнения, по мере выполнения задачи можно указывать процент выполнения, в начале выполнения нужно указать дату фактического начала работы над задачей;
  • Приостановлена - указывается, если задача еще не выполнена, но активных работ по ней пока не ведется;
  • Выполнена - указывается, если все работы по задаче завершены, после выполнения заполняется дата окончания работы над задачей, фиксируются результаты в текстовом виде;
  • Проверена - указывается, если задача проверена куратором, далее такую задачу можно закрывать.

Признак закрытия следует устанавливать, если все работы по задаче закончены и зафиксирован результат. При необходимости у задачи можно указать задачу-родитель, то есть задачу, в рамках которой была выделена текущая задача. После составления плана работы для претензии устанавливается статус Обрабатывается. В процессе работы сотрудник, ответственный за работу по претензиям, может формировать текущие задания исполнителям, которые участвуют в работе над претензией. Для этих целей используется бизнес-процесс Задание.



Для формирования текущей задачи используется команда Создать на основании – Задание. Посмотреть список выданных задач и проконтролировать их исполнения можно в списке, который открывается при вызове команды Задачи в панели навигации формы претензии.

Работа с взаимодействиями по претензиям

Список взаимодействий по претензии можно посмотреть из формы претензии, используя команду Взаимодействия в панели навигации формы. Новое взаимодействие может быть создано из формы претензии или из списка. Для ввода нового взаимодействия используется команда Взаимодействие.



При регистрации взаимодействия на основании претензии в качестве предмета взаимодействия будет установлена соответствующая претензия.

Работа со списком претензий

В списке отображается информация обо всех зарегистрированных претензиях клиентов.
Для каждой претензии отображается информация о том, когда была зарегистрирована претензия, какой клиент предъявил претензию, какова причина возникновения претензии, кто является ответственным за отработку претензии и в каком статусе находится претензия.



В списке претензий можно произвести отбор по следующим критериям.

  • Клиент - будут показаны все претензии указанного клиента.
  • Ответственный - будут показаны претензии, за отработку которых ответственен указанный сотрудник (пользователь).
  • Статус - будут отобраны претензии в соответствии с их статусом. Используя этот параметр, можно отобрать те претензии, которые еще не отработаны (не завершенные) или посмотреть список претензий, которые признаны (удовлетворено) или не признаны (не удовлетворено).

Фиксация результатов отработки претензии

В зависимости от результата отработки претензии необходимо установить в форме претензии один из статусов: удовлетворена или не удовлетворена и провести документ. Также необходимо указать дату окончания работы по претензии.



Прочие возможности

К претензии можно прикреплять любое количество внешних файлов. При необходимости в форму претензии можно добавлять дополнительные реквизиты и сведения.

Анализ претензий клиентов

В программе предусмотрены различные отчеты для получения данных по результатам отработки претензий клиентов. Все отчеты открываются из раздела Продажи-Отчеты по продажам. Отчеты по претензиям находятся в группе Претензии клиентов.

Анализ удовлетворения претензий

Отчет предназначен для анализа процента удовлетворения претензий по причинам возникновения претензий, отработка которых завершилась в выбранный период.



Отчет представлен в виде графика, в котором отражаются все причины возникновения претензий, зарегистрированные в указанный в отчете период. Для каждой причины показывается процент удовлетворения претензий.

  • Красным цветом отмечается процент претензий, по которому были удовлетворены претензии клиента.
  • Синим цветом отмечается процент претензий, по которому не были удовлетворены претензии клиента.

Динамика регистрации претензий клиентов

С помощью этого отчета можно получить сравнительный анализ количества зарегистрированных, отработанных и неотработанных претензий, узнать в каком месяце было зарегистрировано наибольшее количество претензий, сравнить динамику возникновения претензий в разрезе подразделений, по вине которых возникли претензии у клиентов.



Отчет выводится в виде трех диаграмм.

  • Динамика регистраций причин (помесячно). Отображается помесячный график регистрации претензий с выделением отработанных и не отработанных претензий.
  • Динамика по виновным подразделениям. Отображается помесячный график регистрации претензий с выделением пяти подразделений, по вине которых возникли претензии. Данные по остальным подразделение попадают в раздел Прочее.
  • Динамика по причинам возникновения. Отображается помесячный график регистрации претензий в разрезе причин возникновения претензий.

Анализ возникновения претензий клиентов

Отчет предназначен для анализа возникновения зарегистрированных в выбранный период претензий.



В отчете выводится три диаграммы.

  • По причинам возникновения. Отображаются количество претензий по каждой причине возникновения претензии. Данные сортируются в порядке убывания.
  • По подразделениям. Отображается информация о количестве претензий в разрезе подразделений, виновных за возникновение претензий. Зарегистрированные претензии отображаются в порядке убывания по количеству. При этом показываются первые пять подразделений, по вине которых зарегистрировано наибольшее количество претензий. Данные по другим подразделениям суммируются и попадают в раздел Прочее.
  • По виновным. Отображается информация о количестве претензий в разрезе сотрудников, виновных за возникновение претензий. Зарегистрированные претензии отображаются в порядке убывания по количеству. При этом показываются первые пять сотрудников, по вине которых зарегистрировано наибольшее количество претензий. Данные по другим сотрудникам суммируются и попадают в раздел Прочее.

ПОЛУЧЕНИЕ СВОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ПАРТНЕРУ

Сводные данные по партнеру можно получить в отчете Досье партнера. Отчет можно вызвать из карточки партнера или из списка партнеров при вызове команды Досье партнера.



Информация в отчете разделена на следующие разделы: Контакты, Текущая активность, Данные клиента, Данные поставщика, Классификация.



При работе с отчетом пользователь может отметить только те данные, которые он хочет анализировать в данный момент, и нажать на кнопку Обновить.
В отчет выводятся следующие данные.

  • Контакты. Выводятся данные о контактной информации партнера, вышестоящих партнерах, контактных лицах, контрагентах.
  • Данные клиента. Выводятся данные об объемах продаж, список действующих соглашений, информация о текущих сделках и заказах клиента в работе, взаиморасчетах с клиентом.
  • Текущая активность. Выводится информация об участии в сделках с другими клиентами, список неотработанных взаимодействий по данному клиенту, список проектов и маркетинговых мероприятий, в которых участвует клиент.
  • Данные поставщика. Выводится информация о взаиморасчетах с поставщиком, информация о текущих заказах поставщику, список действующих соглашений с поставщиком.
  • Классификация. Выводятся данные о текущей и предыдущей АВС/XYZ классификации клиента, а также список сегментов, в которые входит партнер.

Важно. Для получения достоверных данных о данных клиента (поставщика) необходимо актуализировать расчеты (кнопка Актуализировать расчеты в отчете).

СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ПОКАЗАТЕЛЕЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРОВ

В программе реализован отчет Сравнительный анализ показателей работы менеджеров. Отчет позволяет выполнить сравнительный анализ различных показателей работы менеджеров по продажам с возможностью настройки выводимых показателей, даты анализа, периода анализа и возможностью сравнительного анализа данных показателей за аналогичный предыдущий период или аналогичный период прошлого года. Отчет вызывается из группы отчетов Отчеты по продажам раздела Продажи.Отчет строится в разрезе менеджеров. Оценка работы менеджеров производится по результатам работы с теми клиентами, документы по которым оформлялись данным менеджером.

Пример. С клиентом была оформлена сделка, заказ клиента, реализация и платежный документ. Анализ данных о продажах и взаиморасчетах с данным клиентом будет производиться по менеджеру, указанному в документе Заказ клиента. Если отгрузка клиенту оформляется без заказа клиента, то в качестве менеджера, по которому регистрируется информация о продажах и взаиморасчетах, будет использоваться тот менеджер, который указан в документе Реализация товаров и услуг.
По каждому показателю, представленному в отчете, можно вывести таблицу для сравнения показателей по различным менеджерам и представить данные в виде диаграммы.

Настройка отчета

В отчете можно указать два периода: анализируемый период и период для сравнения.

  • Если необходимо анализировать только текущие данные по менеджерам, то указывается только анализируемый период, период для сравнения не указывается (в поле выбора периода указывается Нет).
  • Если необходимо проводить сравнительный анализ деятельности менеджера в разных периодах, то указывается анализируемый период и период для сравнения.

В качестве периода для сравнения можно указать аналогичный предыдущий период или аналогичный период прошлого года.

В том случае, если в настройках отчета указан период для сравнения, то в отчете будут показаны результаты сравнения показателей: абсолютные величины (сумма, количество и т.д.) и относительные показатели (процент по отношению к показателю предыдущего периода).

Пример. В предыдущем периоде прибыль, полученная при продаже товаров клиентам, составляла 100000 рублей. В текущем месяце сумма прибыли равна 200000 рублей. Таким образом, прибыль по сравнению с предыдущим периодом увеличилась на 100% (относительный показатель) и на 100000 рублей (абсолютный показатель).
При выводе диаграмм выводится информация о показателях предыдущего периода. При этом в диаграмме отображается информация об изменениях, произошедших по сравнению с предыдущим периодом.

  • Если в текущем периоде значение показателя увеличилось по сравнению со значением показателя предыдущего периода, то дополнительно (зеленым цветом) отображается сумма, на которую увеличилось значение показателя по сравнению с предыдущим периодом.
  • Если значение показателя в текущем периоде уменьшилось по сравнению с предыдущим периодом, то значение, на которое уменьшился показатель, отображается серым цветом.

В отчете можно настроить список показываемых показателей. Список показателей настраивается в отдельном диалоговом окне, который открывается при нажатии на кнопку Настройка.



Если показатель не требуется отображать в отчете, то необходимо убрать флажок у этого показателя. Предусмотрена возможность снятия и установки отметки у всех показателей. При установке отметки у группы показателей автоматически устанавливаются отметки у всех показателей группы.
В отчете можно установить отбор по конкретному менеджеру или по подразделению.



При отборе по подразделению отчет будет формировать по тем менеджерам (пользователям), для которых указано данное подразделение (менеджеры работают в данном подразделении). В программе также можно произвести настройку данных, отображаемых в отчете.

  • Если необходимо чтобы в отчете отображались только диаграммы, то установите флажок в поле Выводить диаграммы и уберите флажок в поле Выводить таблицы.
  • Если необходимо, чтобы в отчете отображались только таблицы, то установите флажок в поле Выводить таблицы и уберите флажок в поле Выводить диаграммы.
  • Если в отчете необходимо отключить отображение поясняющего текста, то уберите флажок в поле Выводить легенду.

Описание показателей в отчете

Список показателей в отчете разделен на следующие группы.

  • Продажи, прибыль, выручка.
  • Соблюдение условий продаж.
  • Эффективность работы.
  • Причины потерь.
  • Привлечение и удержание клиентов.
  • Поддержка лояльности клиентов.

Продажи, прибыль, выручка

  • Продажи. Сумма продаж за указанный период в валюте управленческого учета.
  • Прибыль. Прибыль по отгрузке, полученная при продаже товаров в данном периоде. Прибыль рассчитывается как разница между суммой проданного товара и его себестоимостью.
  • Поступление денежных средств. Сумма денежных средств, поступившая в соответствии с теми документами продажи, которые оформил данный менеджер. Если были оформлены заказы клиентов, то в качестве суммы рассчитывается сумма денежных средств, поступивших по заказу клиента, если заказы не оформлены, то рассчитывается сумма денежных средств, зачтенная по документу реализации. При отгрузке товаров без заказа для правильного расчета данного показателя в платежном документе должен быть указан конкретный документ реализации (отгрузка в кредит) или произведен зачет аванса.
  • Выручка (по оплате) минус себестоимость (по отгрузке). Чистая прибыль, полученная менеджером. Рассчитывается как разница между суммой поступивших денежных средств общей себестоимости товаров, отгруженных за указанный период.

Соблюдение условий продаж

  • Потери в результате превышения сроков погашения дебиторской задолженности. При расчете этого показателя учитывается годовая ставка для расчета финансовых потерь от необорачиваемости активов. Ставка устанавливается в настройках отчета (страница Прочее). Пример. Сумма просроченной дебиторской задолженности клиента равна 100000 рублей. Срок просроченной задолженности - 5 дней. Годовая ставка для расчета финансовых потерь - 5%. Таким образом, сумма потерь будет равна (100000*5)* (5/365) = 6.849 рублей.
  • Предоставленные ручные скидки. В отчете показывается сумма предоставленных менеджером ручных скидок и рассчитывается доля ручных скидок по отношению к прибыли (по отгрузке), полученной менеджером.

Эффективность работы

  • Эффективность ведения сделок. Выводится информация о количестве выигранных и проигранных сделках. Также выводится информация о доли выигранных сделок от общего числа завершенных сделок.
  • Эффективность взаимодействий. Показывается количество взаимодействий с клиентами, которое было произведено по сделкам (выигранным и проигранным), а также количество взаимодействий, не относящихся к сделкам.
  • Продажи на одно взаимодействие. Показатель рассчитывается как отношение общей суммы продаж к количеству всех зарегистрированных взаимодействий менеджера с клиентом.

Причины потерь

При анализе причин потерь принимаются во внимание те сделки менеджеров, которые были неудачно завершены: сделка должна быть закрыта в анализируемом периоде и в ней должен быть установлен статус Проиграна.

  • Основные этапы потерь. Показывается информация о пяти наиболее часто встречающихся этапах при проигрыше сделок в анализируемый период в сочетаниях "менеджер - этап сделки".
  • Причины проигрыша сделок. Показывается информация о пяти наиболее часто встречающихся причинах проигрыша сделок в анализируемый период в сочетаниях "менеджер - причина проигрыша сделки".
  • Причины неудовлетворения первичного спроса. Показывается информация о пяти наиболее часто встречающихся причинах неудовлетворения текущего спроса "менеджер - причина неудовлетворения первичного спроса".

Привлечение и удержание клиентов

  • Динамика клиентской базы. Показывается информация о новых зарегистрированных клиентах, вернувшихся и потерянных клиентах. Для новых зарегистрированных клиентов менеджер должен быть указан в качестве основного менеджера. Потерянными клиентами являются те клиенты, по которым менеджер является основным менеджером, и по ним не было продаж в анализируемом периоде. Вернувшимися являются клиенты, по которым не было продаж в предыдущем периоде, но есть продажи в анализируемом периоде.
  • Продажи новым клиентам. Сумма продаж по клиентам, зарегистрированных в анализируемом периоде.

Поддержка лояльности клиентов

  • Возникшие претензии клиентов. Информация о количестве зарегистрированных менеджером претензий клиентов. Менеджер должен быть указан в качестве ответственного сотрудника в карточке претензии.
  • Причины возникновения претензий клиентов. Информация о 5 наиболее часто встречающихся для зарегистрированных в анализируемый период претензий клиентов в сочетаниях "менеджер - причина возникновения претензии".

ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

Дополнительные возможности по заданию правил расчета цен

В справочнике Виды цен существует возможность задавать способы расчета цен (в карточке Вид цены на странице Правила расчета цен). При этом если в качестве способа расчета указать Заполнять по данным ИБ или Заполнять по данным ИБ при поступлении, то в форме будет доступно поле Схема компоновки данных. Если у вида цены установлен способ задания Заполнять по данным ИБ при поступлении, то при вводе документа Установка цен номенклатуры на основании документа Поступление товаров и услуг, такие виды цен будут выбраны автоматически (в таблице видов устанавливаемых цен такие виды будут автоматически отмечены флажками).

Поле Схема компоновки данных можно заполнить предопределенным значением схемы компоновки данных (СКД). Установленная СКД будет применяться для вида цены при расчете цен (при заполнении) документа Установка цен номенклатуры. Доступны следующие предопределенные значения СКД:

  • Цена поступления – для номенклатуры будет отобрана последняя цена закупки.
  • Себестоимость без дополнительных расходов – в качестве цены будет использоваться рассчитанная на дату установки цены себестоимость товара.
  • Себестоимость с дополнительными расходами – в качестве цены будет использоваться рассчитанная на дату установки цены себестоимость товара, с дополнительными расходами.
  • Максимальные цены поставщиков – будет отобрана максимальная цена на товар (зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика) среди всех поставщиков на дату установки цены. В качестве поставщиков будут использоваться партнеры с установленным флажком Поставщик.
  • Средние цены поставщиков – в документ будет отобрана средняя цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика, среди поставщиков.
  • Минимальные цены поставщиков – в документ будет отобрана минимальная цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика, среди поставщиков.
  • Минимальные цены конкурентов – будет отобрана максимальная цена на товар (зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика) среди всех конкурентов на дату установки цены. В качестве конкурентов будут использоваться партнеры с установленным флажком Конкурент.
  • Средние цены конкурентов – в документ будет отобрана средняя цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика, среди конкурентов.
  • Максимальные цены конкурентов – в документ будет отобрана минимальная цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика, среди конкурентов.
  • Произвольный – если выбрано это значение, то для вида цены необходимо создать собственную СКД.

В СКД для расчета цены могут применяться параметры и отборы. По команде Редактировать можно перейти к форме настройки СКД, где можно установить отбор и задать значение параметров для текущего вида цены.



По команде формы Редактировать схему компоновки можно изменить любую СКД, но при этом изменения текущей СКД будут сохранены в предопределенной СКД Произвольный (т.е. предопределенные СКД изменить нельзя, а для создания собственной СКД необходимо пользоваться предопределенной СКД Произвольный). Более подробно о создании схемы компоновки данных см. книгу «1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика».

Если для СКД установлены параметры, то их заполнение является обязательным и проверяется в документе Установка цен номенклатуры. Если параметры не заданы, то перейти в форму настройки СКД для указания параметров можно с помощью команды табличной части Редактировать настройки. Параметры СКД отображаются в табличной части в колонке Параметры.



В программе можно устанавливать цены несколько раз в течении дня на один и тот же товар по одному и тому же виду цен. Для этого в документе указывается Номер в пределах дня. При вводе нового документа программа автоматически устанавливает следующий номер документа в пределах дня. Можно задать номер и вручную, но при этом невозможно указать два одинаковых номера для двух документов, если в них устанавливаются цены на один и тот же товар, по одному и тому же виду цен.



В документе Установка цен номенклатуры можно сформировать отчет Динамика изменения цен номенклатуры. Отчет в наглядном виде демонстрирует изменение цен номенклатуры во времени. Для каждого вида цен выводится своя диаграмма. Для того что бы сформировать отчет необходимо в табличной части документа выделить строки с номенклатурой, по которой нужно сформировать отчет и далее воспользоваться командой Отчет по динамике цен контекстного меню. Перед формированием отчета необходимо указать календарь и интервал, за который будет строиться отчет. Если календарь не указан в настройках отчета, то будет использован Основной календарь предприятия указанный в настройках параметра учета.



Цены, зафиксированные в документе Установка цен номенклатуры, действуют только в том случае, если документ проведен в статусе Согласован. Если для согласования цен используется бизнес-процесс, то по его завершению (в случае утверждения цен согласующим) статус Согласован устанавливается в документе автоматически.



Если в документе установлен статус Согласован, то его состояние отображается как Действует. Если в документе установлен статус Не согласован, то его состояние отображается как Ожидается согласование. Состояние документа отображается в списке (колонка Текущее состояние) и в нижней части документа.

Расчет отпускных цен при оформлении документов поставки

В программе предусмотрена возможность ввода документа Установка цен номенклатуры на основании документов, которые регистрируют поставку товаров: Поступление товаров и услуг и Заказ поставщику.



При вводе документа Установка цен номенклатуры на основании документа поставки автоматически регистрируется информация о цене поставки, которая указана в документе. Значение цены поставки зависит от установки флагов Цена включает НДС в документе поставки и в виде цен Цена поступления.

  • Если значения флагов совпадает, то значение цены фиксируется так? как оно указано в документе.
  • Если в виде цен указано Цены включают НДС, а в документе поставки цены указываются без учета НДС, то значение цены, зарегистрированной в документе Установка цен номенклатуры, увеличивается на сумму НДС.

На основании цены поставки автоматически рассчитываются все зависимые цены. Например, если оптовая цена рассчитывается на основании цены поступления, а дилерская и дистрибьюторская цены рассчитываются на основании оптовой цены, то при регистрации цены поступления будут пересчитаны все отпускные цены: оптовая, дилерская и дистрибьюторская цена.



В документе Установка цен номенклатуры дополнительно показываются отклонения вновь регистрируемых цен (Новая цена) от ранее зарегистрированных цен (Старая цена) и процент отклонения новой цены от старой цены (%). Если новая цена уменьшается по отношению к старой цене, то процент отклонения показывается с минусом и помечается красным цветом. В программе предусмотрена возможность настройки порога срабатывания для каждого вида цены. Можно указать при каком именно проценте отклонения новой цены по отношению к старой цене должны изменяться цены. Информация о порогах срабатывания может быть детализирована для каждой ценовой группы товаров.



Пример. Если для цены поступления установить порог срабатывания для товаров ценовой группы Компьютер, равный 3% , то это означает, что новые цены на товары этой ценовой группы будут изменены только в том случае, если они отличаются от старых цен не менее чем на 3%. Если процент изменения меньше 3%, то при формировании документа Установка цен номенклатуры, значения новых цен будут установлены равным старым ценам.
Строки с теми товарами, по которым цены не изменились, можно удалить из документа, используя команду Изменить строки – Удалить неизмененные строки. При проведении документа Установка цен номенклатуры будут зарегистрированы все цены, указанные в документе. Аналогичным образом можно рассчитать цены на основании тех цен, которые зарегистрированы в документе Заказ поставщику.

Расчет отпускных цен на основании данных о цене последней поставки разных поставщиков

В программе также предусмотрена возможность расчета цен на основании данных о последней цене поставки различных поставщиков. Порядок оформления документа Установка цен номенклатуры в этом случае должен быть следующий.

1. В новом документе Установка цен номенклатуры отмечаем вид цен Цена поступления. Используя кнопку Выбрать все зависимые отмечаем все те цены, расчет которых зависит от цены поступления.



2. Нажимаем на кнопку Перейти к установке цен и переходим к процессу заполнения табличной части документа.
3. Заполняем табличную часть документа товарами, по которым надо зарегистрировать цены. Для заполнения можно использовать способ заполнения по ценовым группам или произвольный отбор (команда Изменить строки).



Для товаров автоматически заполняются цены, по которым была зарегистрирована последняя поставка товаров. Заполняются те цены, которые зарегистрированы в последнем проведенном документе Поступление товаров и услуг, по которому зарегистрирована поставка товара. Автоматически пересчитываются все остальные зависимые цены в соответствии с заданными формулами расчета.

Важно. Автоматический расчет цен производится в том случае, если в параметрах редактирования установлен флажок Рассчитывать цены автоматически.

Изменение цен

В программе предусмотрена возможность группового изменения цен в документе. Возможно изменение всех видов цен, в том числе и тех которые рассчитаны автоматически по формулам. Те цены, которые были изменены пользователем, помечаются в документе жирным цветом.
В программе предусмотрены несколько вариантов изменения цен.

  • Изменение цен вручную. При изменении цен вручную автоматически рассчитываются все зависимые цены.
  • Изменение цен на процент
  • Изменение цен с использованием таблиц EXCEL.

Изменение цен на процент

Изменения цен на процент могут быть произведены по отношению к старой или к новой цене. Можно производить изменения только выделенных строк в документе. Для изменения цен на процент используется команда Изменить цены –Изменить на процент. При вызове этой команды появляется диалоговое окно, в котором указывается процент изменения для каждого вида цены и настраивается порядок изменения цен.



Значения по тем видам цен, по которым указан процент, будут изменены в соответствии с указанным процентом. Если в документе установлен флажок Рассчитывать цены автоматически, то в соответствии с изменениями этих цен будут автоматически пересчитаны все зависимые цены.



Те цены, которые были установлены пользователем (вручную или в процессе изменения цен) будут отмечены жирным цветом.

Изменение цен с использованием таблиц Excel

В том случае, если в торговом предприятии используются сложные формулы расчета, то для изменения цен можно использовать таблицы Excel. Программа позволяет выгружать данные в таблицы и загружать измененные данные в документ Установка цен номенклатуры.
Для выгрузки данных в таблицу Excel используется команда Excel - Выгрузить в Excel.



При выполнении этой команды автоматически создается присоединенный файл в формате Excel. Перед созданием файла можно произвести настройку файла, указав виды выгружаемых видов цен и состав выгружаемых колонок. Дальнейшая работа с этим файлом производится по правилам работы с присоединенными файлами. Файл можно открыть для редактирования, внести изменения, сохранить изменения и закончить редактирование.



Для загрузки измененных цен используется команда Excel – Загрузить из Excel. В документ будут загружены данные из колонки Новая цена.

Печать документа Установка цен номенклатуры

Предусмотрена печать подготовленного перечня цен из документа Установка цен номенклатуры. В программе предусмотрены две печатных формы: Установка цен и Переоценка товаров в рознице. Печатная форма Установка цен может быть сформирована до момента проведения (окончательного согласования) документа.
Перед выводом на печать можно уточнить список цен для печати и состав отображаемых колонок в печатной форме. Предусмотрена также возможность печати только измененных цен.



Печатная форма Переоценка товаров в рознице используется для печати изменений по тем розничным ценам, которые установлены для оформления продаж на складе типа Розничный магазин. При выборе данной формы печати показывается отдельное диалоговое окно, в котором необходимо указать организацию и склад (розничный магазин) для которого должен быть распечатан документ переоценки.



При нажатии на кнопку Печать будут распечатана информация по розничным ценам, которые используются для данного склада. Например, если в карточке склада указаны розничные цены и в документе Установка цен номенклатуры была зарегистрирована информация об этих ценах, то в печатной форме Переоценка в рознице будут показаны старые розничные цены, новые розничные цены и процент их изменения по тем товарам, которые указаны в документе Установка цен номенклатуры.

Установка цен на испорченные товары

Документ Установка цен номенклатуры может быть введен на основании документа Порча товаров. В документе Порча товаров фиксируется цена (себестоимость), по которой будут учитываться испорченные товары. При вводе на основании документа Порча товаров документа Установка цен номенклатуры данные о цене (себестоимости) испорченных товаров регистрируется в качестве цены поступления.



Расчет отпускных цен в этом случае будет производиться аналогично тому, как это происходит при регистрации цен поставки товаров.

РЕГИСТРАЦИЯ ЦЕН ПОСТАВЩИКОВ

В программе предусмотрена возможность автоматической регистрации цен поставщиков. Регистрация цен поставщиков может производиться следующими способами.

  • Автоматическая регистрация цен поставщиков при проведении документов поставки.
  • Регистрация цен поставщиков путем ввода документа на основании документов поставки.
  • Загрузка цен поставщиков из файла произвольного формата.

Автоматическая регистрация цен поставщиков при проведении документов

При проведении документов поставки можно автоматически регистрировать цены поставщика для дальнейшего их использования при оформлении следующих поставок. Для автоматической регистрации цен поставщиков в документах поставки должен быть установлен флажок Регистрировать цены поставщика.



Если документ поставки оформляется по соглашению, то флажок будет автоматически устанавливаться во всех документах поставки, если это предусмотрено по условиям соглашения. В соглашении должен быть установлен флажок Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию).



Если поставка товаров оформляется по заказам поставщиков, то применяется следующая методика регистрации цен поставщиков.

  • Если цены поставщика регистрируются при проведении заказа поставщику, то при проведении документа Поступление товаров и услуг цены будут зарегистрированы только по тем товарам, которые оформлены сверх заказа.
  •  Если цены поставщика необходимо регистрировать только при фактической поставке товаров, то флажок Регистрировать цены поставщика устанавливается только в документе Поступление товаров и услуг.

Регистрация цен поставщиков путем ввода документа на основании документов поставки

Регистрация цен поставщика может оформляться отдельным документом Регистрация цен поставщика. Документ может быть введен на основании документа поставки Заказ поставщику и Поступление товаров и услуг.



Данный режим может использоваться только в том случае, если документом цены не регистрируются автоматически. Данный режим регистрации цен рекомендуется применять в том случае, если поставку товаров и регистрацию цен поставщика оформляют различные менеджеры (пользователи).

Использование помощника ввода при регистрации цен поставщика

Для удобства регистрации цен поставщиков в программу веден помощник регистрации цен поставщиков. Помощник регистрации цен поставщика вызывается при нажатии на кнопку Создать в списке Цены поставщиков.



В помощнике регистрации цен поставщика указывается поставщик и соглашение, в рамках которого должны быть зарегистрированы цены поставщика.
В зависимости от ситуации можно выбрать один из способов регистрации цен поставщика.

  • Ввести новые цены вручную. Данный режим работы выбирается в том случае, если новые цены регистрируются впервые по прайс-листу поставщика, представленного в печатном виде.
  • Просмотреть и изменить существующие цены. Данный режим работы выбирается в том случае, если необходимо внести вручную изменения в прайс-лист поставщика в соответствии с присланными изменениями.
  • Скопировать цены из внешнего файла. Применяется в том случае, если поставщик прислал информацию о ценах во внешнем файле. Предусмотрена возможность копировать данные из файлов в любом формате.

Ввод новых цен вручную

При выборе данного варианта работы с помощником программа создает новый документ Регистрация цен поставщика. В документе заполняется информация о товарах поставщика и их ценах. При заполнении цен можно использовать различные сервисы для автоматического заполнения цен (кнопка Заполнить).



После заполнения информации о ценах на следующем этапе работы помощника регистрируется и проводится документ Регистрация цен поставщика.

Просмотр и изменение существующих цен

При выборе данного варианта работы с помощником программа создает новый документ Регистрация цен поставщика с заполненными текущими ценами, которые зарегистрированы по указанному на первом этапе работы помощника соглашению поставщика.



Пользователь регистрирует измененные цены поставщика, при этом программа автоматически показывает состояние текущих цен: увеличились или уменьшились цены по сравнению с текущими ценами. На следующем этапе работы помощника программа предлагает зарегистрировать только измененные цены и написать необходимый комментарий.



При нажатии на кнопку Готово будет создан и проведен новый документ Регистрация цен поставщика с измененными ценами поставщика.

Копирование цен поставщика из внешнего файла

Для копирования цен поставщика из внешнего файла необходимо выбрать третий вариант работы помощника.



При выборе этого варианта можно указать для всех цен одинаковое условие, если в соглашении с поставщиком предусмотрена возможность регистрации условий по ценам.
На следующем этапе работы помощника необходимо скопировать данные из внешнего файла.



Каждая колонка из внешнего файла копируется в соответствующий столбец представленной формы помощника. Необходимо заполнение информации о ценах и номенклатуре или артикуле поставщика. После заполнения информации необходимо нажать на кнопку Далее. Программа автоматически сопоставит позиции в информационной базе и покажет эту информацию.

 

В списке можно отобрать только несопоставленные позиции и провести по ним сопоставление с записями номенклатуры в информационной базе. Следует отметить, что цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. При необходимости, не выходя из помощника, можно создать новые позиции номенклатуры. На следующем этапе работы помощника можно ввести комментарий и зарегистрировать цены поставщика.

Групповая установка условий цены при регистрации цен поставщика

Если в соглашения поставщика установлен флажок Регистрировать цены по условиям и зарегистрированы сами условия (в списке соглашения Условия цен поставщиков), то при регистрации цен поставщиков в табличную часть документа Регистрация цен поставщика может вводится информация о различных ценах на один и тот же товар при различных условиях.



При этом с помощью команды Заполнить условие цены выделенных строк можно установить одно условие для всех выделенных строк в документе.

НОМЕНКЛАТУРА ПОСТАВЩИКА

Программа позволяет регистрировать в информационной базе нашей компании номенклатуру наших поставщиков. Для этого используется справочник Номенклатура поставщика, в котором хранится номенклатура партнеров в том виде, как она зарегистрирована в информационной базе партнера. Перед использованием номенклатуры поставщиков в настройках параметров учета необходимо установить флажок Использовать номенклатуру поставщиков.

В справочник вводится информация о наименовании и артикуле номенклатуры партнера. Если в информационной базе партнера ведется информация о группах номенклатуры, то иерархия может быть отражена и в нашей базе. В справочнике Номенклатура поставщика можно установить соответствие между позициями номенклатуры партнера и позициями номенклатуры в нашей информационной базе. Для этого в карточке конкретной позиции номенклатуры партнера из справочника Номенклатура выбирается та позиция номенклатуры, которая соответствует позиции номенклатуры партнера. Соответствие номенклатуре поставщика может быть установлено в разрезе характеристики и упаковки нашей номенклатуры.



Информация о номенклатуре партнера может использоваться при заполнении следующих документов:

  • Регистрация цен поставщика;
  • Заказ поставщику;
  • Поступление товаров и услуг;
  • Доверенность на получение товаров;
  • Возврат товаров поставщику.

В указанных документах при заполнении табличной части Товары, при выборе номенклатуры поставщика открывается форма выбора в которой можно установить следующие отборы:

  • Все позиции, который могут быть сопоставлены с «» - в список выбора попадаю элементы справочника Номенклатура поставщика сопоставленные с нашей номенклатурой для которой подбирается номенклатура поставщика, а так же элементы для которых не указано соответствие с нашей номенклатурой;
  • Все позиции, который сопоставлены с «» - в список выбора попадаю элементы справочника Номенклатура поставщика сопоставленные с нашей номенклатурой для которой подбирается номенклатура поставщика;
  • Все позиции – в список выбора попадаю все элементы справочника Номенклатура поставщика.

Если в списке установлен отбор Все позиции, то номенклатура поставщика сопоставленная с другой номенклатурой выделяется серым цветом; номенклатура поставщика не сопоставленная с номенклатурой выделяется синим цветом. Для таких элементов в нижней части формы выводится подсказка. Номенклатура поставщика сопоставленная с номенклатурой для которой выполняется подбор отображается в списке стандартным шрифтом.



В указанных документах при заполнении табличной части Товары, при выборе номенклатуры поставщика (если ей соответствует наша номенклатура), автоматически заполняется и поле Номенклатура. Так же при заполнении нашей номенклатуры если будет найдено одно соответствие, то программа заполнить поле Номенклатура поставщика. Если будет найдено несколько соответствий, то поле Номенклатура поставщика будет очищено, а при его заполнении можно будет выбрать номенклатуру поставщика из найденного списка (см. рис. ниже).



При проведении документов Регистрация цен поставщика, Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг, Возврат товаров поставщику, а также при записи документа Доверенность на получение товаров если номенклатура поставщика не сопоставлена с нашей, то сопоставление выполняется программой автоматически. Если в документах установить флажок Все действия – Не выполнять проверку сопоставленной номенклатуры, то при заполнении табличных частей не будет осуществляться подбор сопоставленных номенклатурных позиций, а так же при проведении и записи не будет выполняться автоматическое сопоставление.

Для быстрого перехода к номенклатуре поставщика в табличной части указанных выше документов, в контекстном меню табличной части можно воспользоваться командой Перейти к номенклатуре поставщика. По команде открывается список номенклатуры поставщика сопоставленный с нашей номенклатурой, строка с которой выделена в табличной части документов.

При изменении поставщика в документах, поля Номенклатура поставщика в табличной части документов очищаются.
В при проведении документа Регистрация цен поставщика или в момент записи в форме элемента номенклатуры поставщика если для номенклатуры поставщика уже есть сопоставленная номенклатура, то об этом сообщается пользователю и задается вопрос о записи новой номенклатуры поставщика.


 

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОВЕРЕННОСТЕЙ

Программа позволяет оформлять доверенности на сотрудников организации, для получения товарно-материальных ценностей у наших поставщиков. Помимо этого программа позволяет контролировать использование выданных доверенностей. Перед использованием доверенностей, в форме настроек параметров учета, на странице Запасы и закупки необходимо установить флажок Использовать доверенности на получение товаров. Ведение списка доверенностей доступно в программе менеджеру по закупкам, а так же бухгалтеру организации. Список всех оформленных в программе доверенностей можно открыть в разделе Запасы и закупки, по команде Доверенности на получение товаров. Создать доверенность на получение товара можно обычным способом для документа (команда Создать в форме списка), а можно на основании заказа поставщику.

Оформление доверенности

Зарегистрировать доверенность на основании заказа поставщику можно в списке доверенностей на странице Распоряжения на оформление. В список распоряжений попадают все заказы в статусе К поступлению и Закрыт.



В списке можно установить отбор Наличие доверенности со следующими значениями отбора:

  • Не важно – отбор отключен, в список распоряжений попадают все заказы (в статусе К поступлению и Закрыт). Серым цветом в списке выделяются заказы, по которым доверенность уже оформлена и находится в статусе Выдана или Использована (подробнее о статусах доверенности см. далее).
  • Не выдана доверенность – в список распоряжений попадают заказы по которым доверенность еще не оформлялась или заказы по которым доверенности были оформлены, но доверенности находятся в статусе Аннулирована и Не использована (подробнее о статусах доверенности см. далее).

Если нет необходимости оформлять доверенность по каждому заказу, то в заказе можно воспользоваться флажком Требуется доверенность на получение товара (на странице заказа Дополнительно). Программа запоминает значение флажка, которое было установлено в последнем заказе по каждому поставщику. При оформлении нового заказа или при выборе в заказе другого поставщика, программа по умолчанию устанавливает флажок в состояние, установленное в последнем заказе по выбранному поставщику.

Например, если оформлять по конкретному поставщику доверенности не требуется, то в первом заказе такому поставщику флажок Требуется доверенность на получение товара выставлять не нужно. Программа запомнит это и в последующих заказах этому поставщику по умолчанию не будет выставлять этот флажок.В списке распоряжений с помощью отбора Состояние можно вывести в список только те заказы, в которых флажок Требуется доверенность на получение товара установлен. Командой Создать на основании в списке распоряжений можно сформировать доверенность на основании выбранного заказа, при этом в доверенности будут заполнены следующие данные:

  • Поля Поставщик, Контрагент, Организация и Банковский счет (если он один у организации);
  • В качестве основания будет установлена ссылка на заказ;
  • Срок действия доверенности по умолчанию будет установлен в 15 календарных дней, будет рассчитано от даты документа и заполнено поле Действует до;
  • Статус доверенности по умолчанию будет заполнен значением Выдана (подробнее о статусах доверенности см. далее);
  • В текстовом поле По документу по умолчанию будет указан номер и дата заказа, поле необходимо для формирования печатной формы;
  • Таблица Товары. По умолчанию количество товара в доверенности будет заполнено количеством не отгруженного товара по заказу. Если в табличной части заполнена номенклатура поставщика, то она попадает в печатную форму доверенности.



В обязательном порядке необходимо указать доверенное лицо (в поле Физическое лицо) на которое оформляется доверенность. При этом по умолчанию будет заполнено поле Должность значением из последней оформленной на физическое лицо доверенности. Для того что бы отразить особые требования поставщика по оформлению доверенности, можно воспользоваться таблицей Материальные ценности. Таблицу можно заполнить произвольным текстом. Текст указанный в таблице будет использоваться в печатной форме доверенности. Например, в список можно ввести следующий текст «Получение мат. ценностей по накладной №777-89 от 17 августа 2010г».



Зарегистрированную доверенность можно распечатать. Поддерживается печать форм M-2 и М-2а.

Важно. При формировании печатной формы нужно учитывать, что таблица в печатной форме доверенности заполняется данными и из таблицы «Товары» и из таблицы «Материальные ценности».

Все оформленные на основании заказов доверенности попадают в список Доверенности на получение товаров. В этом же списке командой Создать, можно сформировать доверенность не привязанную к заказу. В этом случае заполнить все не заполненные и рассмотренные выше поля необходимо самостоятельно.

Работа со списком оформленных доверенностей

Как было сказано выше у вновь оформленной доверенности по умолчанию устанавливается статус Выдана. После того как доверенность распечатана и оформлена (подписана, на доверенность поставлена печать и т.д.), она выдается доверенному лицу для получения им в течение срока действия доверенности товарно-материальных ценностей у поставщика. У выданных и просроченных доверенностей в списке, текущее состояние, срок и дата до которой доверенность действует выделены красным шрифтом. Далее у выданной доверенности можно установить следующие статусы:

  • Аннулирована – статус устанавливается при лишении доверенного лица права на получение товарно-материальных ценностей по выданной доверенности. Доверенность у такого лица отбирается. При этом необходимо немедленно известить поставщика об аннулировании доверенности. Аннулированные доверенности в списке отображаются серым, перечеркнутым шрифтом.
  • Использована – статус устанавливается у доверенности по которой доверенное лицо в течение срока действия доверенности получило товарно-материальные ценности у поставщика. Использованные доверенности в списке отображаются серым, шрифтом.
  • Не использована – статус устанавливается у доверенности по которой доверенное лицо в течение срока действия доверенности не получило товарно-материальные ценности у поставщика. Неиспользованная доверенность должна быть возвращена в бухгалтерию организации не позже чем на следующий день после истечения срока её действия. Неиспользованные доверенности в списке отображаются серым шрифтом.

Для групповой установки статуса у выделенных в списке доверенностей можно воспользоваться командой списка Установить статус, далее выбрав необходимый статус. Выделенные в списке доверенности по команде Печать (далее выбрав необходимую печатную форму) можно распечатать. В списке доверенностей можно установить отборы: по доверенным лицам на которых оформлялись доверенности (отбор Физическое лицо); по статусу доверенностей (отбор Текущее состояние); по сотруднику оформлявшему доверенности (отбор Ответственный). Так же можно отобрать только просроченные или только не просроченные доверенности, отобрать доверенности с истекающим на конкретную дату сроком действия.

РАСХОЖДЕНИЯ ПРИ ПРИЕМЕ ТОВАРОВ

В программе существует возможность в момент поступления товара зафиксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах нашего поставщика. После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией (например, страховой или транспортной) или на прочие расходы. Образовавшийся излишки можно отнести на прочие доходы. На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3). Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим документом, то можно оформить акт о приеме товара (унифицированная форма ТОРГ-1).
После того как товар по фактическому количеству приняли на склад, менеджер по закупкам может приступать к оформлению документа Поступление товаров и услуг. Документ может быть оформлен следующим образом:

  • Если склад не автоматизирован (у кладовщика отсутствует компьютеризированное рабочее место), то перед поступлением товара менеджер предварительно передает на склад в бумажном виде распоряжение о приемке товара. В случае поступления товара по заказу поставщику таким распоряжением может являться распечатанный бланк заказа. Если заказ не использовался, то распоряжением для приемки могут являться копии сопроводительных документов поставщика. Склад в процессе приема товара ставит в распоряжении отметки о фактическом количестве принятого товара. Менеджер на основании отработанного распоряжения оформляет документ Поступление товаров и услуг согласно фактически принятого на склад товара.
  • Если склад является автоматизированным и в работе склада используется ордерная схема, то после приемки товара на склад менеджер может заполнить/перезаполнить фактическим количеством товара документ Поступление товаров и услуг на основании складского ордера. Складской ордер в свою очередь оформляется кладовщиком на основании предварительно оформленных документов Заказ поставщику или Поступление товаров и услуг.
  • Если склад является автоматизированным, но в работе склада не используется ордерная схема, то документ Поступление товаров и услуг может быть заполнен кладовщиком фактическим количеством в момент приемки товара на склад (например, с помощью сканера, терминала сбора данных, или вручную).

Далее менеджер по закупкам может сверить фактическое поступление товара с данными сопроводительных документов поставщика. У проверенных позиций в документе Поступление товаров и услуг в табличной части Товары по факту в колонке № по док. нужно указать номер строки из сопроводительного документа, которой соответствует номенклатура в табличной части документа.



После сверки, при обнаружении расхождений для их дальнейшее регистрации, в документе необходимо установить флажок Есть расхождения. После этого в форме документа будут доступны страницы Товары по данным поставщика и Расчеты по расхождениям. На странице Товары по данным поставщика содержится таблица которую необходимо заполнить в соответствии с сопроводительными документами, полученными от поставщика. После установки флажка Есть расхождения табличная часть автоматически заполняется строками из таблицы Товары по факту у которых заполнено поле № по док. Если в табличную часть необходимо перезаполнить, то для этого можно воспользоваться командой Заполнить товарами по факту.

Важно. Таблица «Товары по данным поставщика» автоматически заполняется только теми строками из таблицы «Товары по факту» у которых заполнено поле «№ по док».

После первоначального заполнения таблицы Товары по данным поставщика необходимо продолжить ее заполнение – таблица должна быть оформлена в точном соответствии с сопроводительными документами поставщика.

Важно. Устанавливать флажок Есть расхождения и заполнять табличную часть Товары по данным поставщика необходимо только в случае обнаружения расхождений.

В результате фиксации расхождений могут быть сформированы либо излишки, либо недостачи. Общую сумму расхождений, а так же сумму недостачи или сумму излишек можно увидеть на странице Расхождения.



Сформированные операцией излишки можно отнести на определенную статью прочих доходов (поля На прочие доходы и Аналитика). Если суммы излишков отнесенной на прочие доходы будет недостаточно для покрытия общей суммы излишков, то оставшаяся часть будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком. Если сумму излишков не распределять на прочие доходы, то вся сумма излишка будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком.

Сформированные недостачи можно отнести либо на взаиморасчеты с конкретным контрагентом (поля за счет сторонней компании и Контрагент) – будет сформирована задолженность контрагента перед нами, либо на определенную статью прочих расходов (поля На прочие расходы и Аналитика). При этом если суммы недостачи отнесенной на прочие расходы и/или суммы отнесенной на взаиморасчеты с указанным контрагентом будет недостаточно для покрытия общей суммы недостачи, то оставшаяся часть недостачи будет отнесена на взаиморасчеты с поставщиком (см. рис. выше). Если сумму недостачи никак не распределять на прочие расходы и/или взаиморасчеты с контрагентом, то вся сумма недостачи будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком.

Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим первичным документом, то можно оформить документ Акт приемки товаров. Перед использованием акта необходимо установить флажок Использовать акты приемки товаров в настройках параметров учета на странице Запасы и закупки. Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированной печатной формы ТОРГ-1 (содержит недостающую информацию для печати ТОРГ-1). Документ можно оформить только на основании документа Поступление товаров и услуг (команда Создать на основании – Акт приемки товаров). Оформленные акты можно увидеть в списке Акты приемки товаров (список открывается соответствующей командой панели навигации в разделе Запасы и закупки.)

Если на основании зафиксированных расхождений нужно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3), то можно оформить документ Акт о расхождениях при приемке товаров. Перед использованием акта необходимо установить флажок Использовать акты о расхождениях при поступлении товаров в настройках параметров учет на странице Запасы и закупки. Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированных печатных форм ТОРГ-1 и ТОРГ-2. Документ содержит недостающую информацию для печати унифицированных форм. Документ можно оформить на основании документа Поступление товаров и услуг (команда Создать на основании – Акт о расхождениях при поступлении товаров). Так же оформить акт можно в списке Акты о расхождениях при поступлении товаров (список открывается соответствующей командой панели навигации в разделе Запасы и закупки), на странице Основания к оформлению. В список этой страницы попадают документы Поступление товаров и услуг с зафиксированным расхождениями. По команде Создать на основании можно приступить к оформлению акта о расхождении. Оформленные акты содержаться на странице Акты.

РЕГИСТРАЦИЯ И АНАЛИЗ ПРИЧИН ОТМЕНЫ ЗАКАЗОВ ПОСТАВЩИКАМ

В случаях когда поставщик по каким либо причинам отказывается отгрузить товар, весь или его часть, заказанный у него ранее, программа позволяет зафиксировать причины отмены заказа. В дальнейшем на основе этой информации (об отменах заказов) программа позволяет проводить анализ поставщиков. Например, на основе накопленных данных об отменах заказов и причин отмен можно выделить наиболее исполнительных поставщиков; на основе накопленной статистики исполнения заказов можно оценить вероятность выполнения заказа конкретным поставщиком и т.д.

Работа с указанным функционалом предполагает следующие этапы:

  • Первоначальное заполнение и дальнейшее ведение классификатора причин отмены заказов – этап выполняет сотрудник с компетенциями руководителя отдела закупок;
  • Фиксирование причин отмены заказов в процессе закупок – причины фиксируются менеджером по закупкам;
  • Анализ причин отмены заказов, анализ поставщиков - этап выполняет сотрудник с компетенциями руководителя отдела закупок.

Рассмотрим последовательно каждый из этапов.

Настройка причин отмены заказов

Для ведения классификатора причин отмены заказов в программе используется список Причины отмены заказов поставщикам. Список можно открыть соответствующей командой в разделе Запасы и закупки. Для регистрации новой причины в списке классификатора нужно воспользоваться командой Создать.



В форме причины отмены заказа необходимо выполнить следующие действия:

  • в поле Наименование нужно указать причину отмены заказа;
  • если необходимо, то в поле Описание можно дать более развернутую расшифровку причины;
  • заказ может отменяться по инициативе поставщика или по инициативе нашей компании, поэтому с помощью переключателя Заказ отменяется из-за необходимо указать инициатора причины отмены заказа.

Отмена и закрытие заказов поставщикам

Менеджер по закупкам может как полностью отменить заказ поставщику, так и отменить по заказу только те позиции, которые поставщик не поставил по заказу. При этом у отмененных строк в заказе необходимо указать причины отмены. После окончания работы по заказу менеджер по закупкам устанавливает для заказа статус Закрыт. Если поставщик не смог поставить в полном объеме какие-то товары, то в заказе для таких товаров нужно установить флажок Отменено по причине. После установки флажка строка с отмененной позицией будет отмечена бледным цветом. При этом в обязательном порядке рядом с флажком необходимо указать причину отмены, выбрав ее из предварительно заполненного классификатора причин отмены заказов.



Если поставщик не смог поставить какую-то часть одного товара, то предварительно для того чтобы отменить часть такого товара, одну строку с товаром необходимо разбить на две. Для этого можно воспользоваться командой Разбить строку и указать, или количество которое необходимо отменить, или количество которое будет по заказу отгружено. Далее для строки с отмененным количеством товара выполнить действия описанные в выше.



Для того чтобы отменить несколько строк в заказе поставщику, нужно выделить эти строки и выполнить команду Отмена строк - Отменить выделенные строки. Далее программа предложит указать причину отмены заказа открыв классификатор причин отмены и заполнит поле Отменено по причине выбранной причиной. Будут установлены флажки об отмене у тех строк, которые не будут поставлены.

Для того чтобы откорректировать заказ после отгрузки, нужно воспользоваться командой Отмена строк - Отменить не поставленные строки. В этом случае список товаров будет откорректирован в соответствии с уже оформленными документами поставки (документами Поступление товаров и услуг). Далее программа предложит указать причину отмены заказа открыв классификатор причин отмены заказов и заполнит поле Отменено по причине выбранной причиной. Будут установлены флажки об отмене у тех строк, которые не были поставлены. При этом, если не была поставлена часть товара, то программа автоматически разобьет строки и поставит признак отмены у тех товаров, по которым не зарегистрирован документ поставки.

Если необходимо отменить заказ полностью, то нужно выделить все позиции в табличной части документа Заказ поставщику и отменить выделенные строки.



После проведения заказа с отмененными строками по отмененным товарам будет автоматически откорректирован график движения (информация об ожидаемом товаре поставщика).

Важно. Можно просто изменить количество товаров в заказе или удалить недопоставленные позиции. При этом также будет откорректирована информация в графике движения товаров, однако в этом случае будет потеряна информация об исходном заказе поставщику и причинах отмены.

В программе предусмотрена возможность группового закрытия заказов в списке. Для этого отметьте в списке те заказы поставщиков, которые необходимо закрыть. Далее по команде Установить статус можно:

  • закрыть полностью отработанные заказы, с помощью команды Закрыт (у полностью отработанных заказов). В этом случае только у полностью отработанных заказов будет установлен статус Закрыт
  • закрыть не полностью отработанные заказы, с помощью команды Закрыт ( с отменой неотработанных строк). В этом случае в заказе будут отменены строки (с указанием причин отмены), по которым не был поставлен товар и установлен статус заказа Закрыт.



Анализ причин отмены заказов поставщикам

На основе накопленной информации по отменам заказов можно:

  • оценивать вероятность выполнения конкретного заказа конкретным поставщиком с помощью отчета Анализ причин отмены.
  • анализировать отмены заказов, как в разрезе причин отмены – отчет Рейтинг причин отмены заказов поставщикам, так и в разрезе поставщиков по которым отмены случались – отчет Статистика отмены заказов поставщикам;

Отчет "Анализ причин отмены"

С помощью отчета Анализ причин отмены в процессе оформления заказа можно оценить вероятность его выполнения поставщиком. Отчет можно открыть с помощью соответствующей команды в панели навигации заказа, а так же в списке заказов поставщику - группа команд Отчеты. Если отчет открывается из формы заказа, то в отчет попадает информация по одному заказу, если из формы списка, то в отчет попадает информация по текущему заказу.

Отчет позволяет ответить на вопросы:

  • Какой процент заказов данный поставщик выполняет не полностью?
  • Какой процент строк в таких (не полностью выполненных) заказах не выполняет поставщик?
  • Какие причины невыполнения (строк) заказов?



В отчет не выводятся случаи отмены по инициативе нашей компании. Во второй раздел отчета выводятся все номенклатурные позиции из заказа, по которым были отмены, если отмен не было – статистика по позициям не выводятся. Процент отмены в заказах в целом считается по всем заказам поставщику.

Отчет "Статистика отмены заказов поставщикам"

Отчет находится в панели отчетов Отчеты по запасам и закупкам, раздела Запасы и закупки и открывается командой Статистика отмены заказов поставщикам.
Отчет позволяет ответить на следующие вопросы:

  • Какие поставщики больше всего отменяют строк?
  • По каким причинам чаще всего отменяются строки заказов поставщиками?

В отчете количество заказанных и отмененных строк представлено в разрезе поставщиков и причин отмены.

Отчет "Рейтинг причин отмены заказов поставщикам"

Для целей анализа причин отмены заказов в целом можно воспользоваться отчетом Рейтинг причин отмены заказов поставщикам. Отчет можно открыть в панели отчетов Отчеты по запасам и закупкам, в разделе Запасы и закупки соответствующей командой.



Отчет позволяет ответить на следующие вопросы:

  • Какой процент строк заказов отменен от общего числа?
  • По чьей вине отменяются строки заказов, по нашей или по вине поставщика?
  • Какие причины отмены заказа самые распространенные?

Отчет состоит из трех диаграмм:

  • Соотношение отмененных и неотмененных строк заказов поставщикам - круговая диаграмма.
  • Рейтинг причин отмены по нашей инициативе - горизонтальная гистограмма.
  • Рейтинг причин отмены по инициативе поставщика - горизонтальная гистограмма.

ГРАФИКИ ОПЛАТЫ ПОСТАВЩИКАМ

Регистрация условий оплаты в соглашении с поставщиком

Условия оплаты поставщику регистрируются в соглашении с поставщиком в форме которая открывается гиперссылкой Оплата. При этом имеется возможность зарегистрировать несколько этапов оплат. Ввести новый этап оплаты в соответствующей форме можно с помощью команды Добавить. При этом можно выбрать один из вариантов оплаты:

  • Аванс (до подтверждения) - поставщик подтверждает поставку товара по заказу только после перечисления ему аванса.
  • Предоплата (до поступления) - оплата поставщику производится до момента получения товаров от поставщика.
  • Кредит (после поступления) - поставщик предоставляет кредит, оплата производится после получения товаров от поставщика.

Важно. В соглашении с операцией «Прием на комиссию», нельзя добавить этапы с вариантом оплаты «Аванс (до подтверждения)» и «Предоплата (до поступления)».




Для каждого этапа оплаты нужно указать процент оплаты по этапу. В дальнейшем сумма оплат по этапам в документах будет рассчитываться автоматически, на основании суммы документа и процента оплаты по этапу. Сумма всех процентов (по всем этапам) должна равняться ста процентам. Если это не так, то при попытки записать соглашение программа выдаст предупреждение. В поле Отсрочка, в случае необходимости, нужно указать количество дней отсрочки, сдвига платежа по этапу. При этом расчет даты оплаты по этапу в документах будет выполняться по календарю указанному в поле Календарь. Если календарь не указан, то для расчетов будет использоваться Основной календарь предприятия указанный в форме Настройка параметров учета. Если не указан и Основной календарь предприятия, то при расчете даты оплаты по этапу все дни будут считаться рабочими.

В форме указывается предполагаемая Форма оплаты, которая будет использоваться при оформлении оплат поставщику по соглашению. При этом могут быть выбраны следующие формы оплаты:

  • Наличная - оплаты поставщику предполагается оформлять наличными.
  • Безналичная - оплаты поставщику предполагается оформлять путем перечисления денежных средств с расчетного счета.
  • Любая - предполагаемая форма оплаты поставщику не определена.

Важно. Указание предполагаемой формы оплаты поставщику используется как значение по умолчанию при оформлении документов по поставщику. Фактическая оплата поставщику может быть произведена любым способом независимо от формы оплаты указанной в соглашении.

Регистрация условий оплаты в заказе поставщику

Регистрацию этапов оплаты в заказе поставщику следует производить после того, как определен список товаров и цены, по которым товар закупается у поставщика. При этом имеется возможность зарегистрировать несколько этапов оплаты поставщику. Если этапы оплаты не заполнены, то программа при проведении заказа автоматически заполнит информацию о 100% предоплате поставщику. В качестве даты оплаты будет указана Дата поступления, согласованная с поставщиком, или Желаемая дата поступления. Если ни одна из этих дат в заказе не указана, то будет предложено ввести дату, когда заказ должен быть оплачен.



Ввести новый этап оплаты на странице Этапы оплаты можно с помощью команды Добавить. При этом можно выбрать один из вариантов оплаты:

  • Аванс (до подтверждения) - поставщик подтверждает поставку товара по заказу только после перечисления ему аванса;
  • Предоплата (до поступления) - оплата поставщику производится до момента получения товаров от поставщика;
  • Кредит (после поступления) - поставщик предоставляет кредит, оплата производится после получения товаров от поставщика.

Для каждого этапа оплаты нужно указать процент оплаты по этапу. Сумма оплаты будет рассчитана автоматически на основании суммы заказа и процента оплаты. Для каждого этапа оплаты нужно указать дату оплаты. В заказе поставщику указывается предполагаемая форма оплаты, которая будет использоваться при оформлении оплаты поставщику. При этом могут быть выбраны следующие формы оплаты:

  • Наличная - оплата поставщику предполагается оформить наличными. Указывается касса, из которой предполагается осуществить расход денежных средств для оплаты товаров поставщику.
  • Безналичная - оплату поставщику предполагается оформить путем перечисления денежных средств с расчетного счета. Дополнительно указывается информация о расчетном счете, с которого будут перечислены денежные средства поставщику.
  • Любая - предполагаемая форма оплаты поставщику не определена.

Важно. Указание предполагаемой оплаты заказа поставщику используется для планирования денежных средств в отчете «Платежный календарь». Также эта информация используется как значение по умолчанию при оформлении заявок на расходование денежных средств и платежных документов на основании заказа поставщику. Фактическая оплата поставщику может быть произведена любым из способов независимо от указанной в заказе поставщику формы оплаты.

Для быстрого заполнения этапов в заказе на основании соглашения можно воспользоваться командой Заполнить по соглашению на странице заказа Этапы оплаты. При этом на основании соглашения будут заполнены варианты оплаты, на основании заполненного % платежа будут рассчитаны и заполнены суммы платежа, на основании календаря в соглашении и отсрочек по этапам будут рассчитаны и заполнены даты оплат по этапам.



Так же для заполнения этапов оплаты можно воспользоваться командой Заполнить этапы по предыдущим заказам. По команде программа сформирует список из десяти (не более) графиков оплат которые ранее наиболее часто использовались при оформлении заказов поставщику указанному в текущем заказе. С помощью команды Упорядочить можно установить сортировку списка по частоте использования или по дате последнего использования графика. Заполнить этапы оплаты можно по любому графику выбрав его в списке, командой Выбрать или двойным щелчком мыши в списке по нужному графику. Если по команде Заполнить этапы по предыдущим заказам в результате анализа найдется только один график оплаты, то этапы оплаты в заказе сразу будут заполнены по нему.

СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ

После уточнения всех условий поставки заказ может считаться согласованным с поставщиком. Помимо этого, если условия выполнения заказа отличаются от условий соглашения, заказ должен быть согласован с руководством. Для согласования отклонений от условий соглашения менеджер по закупкам может запустить типовой бизнес-процесс Согласование закупки. При этом система автоматически направит уполномоченным сотрудникам (согласующим условия закупки) задачи по согласованию заказа и установит у заказа статус Согласован и поле Дата согласования при наличии положительного решения согласующих.

Важно. Перечень лиц, которые должны согласовать отклонения от условий закупок, определяется администратором системы, в списке Роли и исполнители бизнес-процессов (в разделе Администрирование).

Процесс согласования должен быть инициирован вручную в списке Согласование закупки. Перейти к списку можно с помощью команды в панели навигации заказа Согласование. Для запуска бизнес процесса согласования необходимо воспользоваться командой Создать.



В форме бизнес-процесса нужно указать дату до которой необходимо согласовать заказ (поле Согласовать до по умолчанию заполняется текущей датой). В поле Описание менеджер может составить произвольный комментарий. Для запуска бизнес-процесса можно использовать команду Старт или Стартовать и закрыть.

Для просмотра результатов согласования заказа можно использовать отчет Результаты согласования. Отчет может быть сформирован из формы заказа (команда панели навигации Результаты согласования) или из списка бизнес-процессов (команда Отчеты - Результаты согласования). В отчете выводится список незавершенных процессов согласования заказа поставщику. Для каждого процесса согласования выводится список виз. Опционально может быть просмотрен список всех процессов согласования, в том числе завершенных.Если хотя бы один из согласующих отклонил согласование заказа, то изменение статуса заказа не произойдет. Менеджер по закупкам, который отправил заказ на согласование должен проанализировать результаты согласования по заказу и отправить его на дополнительное согласование, запустив еще раз бизнес-процесс Согласование закупки после устранения полученных замечаний. Итогом согласования заказа поставщику должна стать установка статуса заказа в значение Согласован.

ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАКАЗАМ

Если некоторые документы в программе оформлены на основании распоряжений (например, документ Реализация товаров и услуг на основании документа Заказа клиента), то такие документ можно перезаполнить по распоряжению в форме самих документов. Такая возможность программы может потребоваться например, в ситуации когда распоряжение меняется после того как на его основании оформлен документ. Возможность поддерживается в следующих документах программы:

  • Реализация товаров и услуг, может обновляться на основании заказа клиента;
  • Поступление товаров и услуг, может обновляться на основании заказа поставщику;
  • Возврат товаров от клиента, может обновляться на основании заявки на возврат от клиента;
  • Перемещение товара, может обновляться на основании заказа на перемещение;
  • Сборка (разборка) товаров, может обновляться на основании заказа на сборку/разборку;
  • Внутреннее потребление товаров, может обновляться на основании заказа на внутреннее потребление.

Для того чтобы перезаполнить указанные выше документы на основании своих распоряжений, в форме этих документов, в командной панели табличной части Товары, необходимо воспользоваться командой Подобрать товары из заказа (в документе Возврат товаров от клиента, командой Подобрать товары из заявки).



Если документы оформляются в программе без распоряжений, то команда подбора товаров в таких документах становится недоступной.
В открывшейся по команде форме, необходимо флажками отметить те позиции из распоряжения которые нужно перезаполнить в документе. Если в распоряжении были добавлены новые строки, то такие строки при открытии формы по умолчанию будут отмечены флажками. По команде Перенести в документ информация по отмеченным строкам будет обновлена в документе.

ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ФАКТИЧЕСКОЙ ОТГРУЗКИ ПО ОРДЕРНОМУ СКЛАДУ

Если документы отгрузки оформляются по ордерному складу, то после фактической отгрузки товара со склада, табличную часть таких документов можно перезаполнить на основании документа Расходный ордер на товары.
Такая возможность поддерживается в следующих документах отгрузки:

  • Реализация товаров и услуг;
  • Возврат товаров поставщику;
  • Внутреннее потребление товаров;
  • Перемещение товаров (для склада-отправителя).

Для заполнения указанных выше документов на основании расходного ордера в форме этих документов, в командной панели табличной части Товары, необходимо воспользоваться командой Перезаполнить по отгрузке.

Если на указанном в документах складе, не используется ордерная схема при отгрузке, т.е. у склада, не установлен флажок При отгрузке, в группе Использование ордерной схемы, команда Перезаполнить по отгрузке становится недоступной в указанных выше документах.
Выполнение команды Перезаполнить по отгрузке приводит к заполнению колонки Количество в табличных частях документов:

  • фактически отгруженным и собранным количеством товара по расходному ордеру который находится в статусах Отгружен или К отгрузке;
  • еще не собранным количеством товара по расходному ордеру который находится в статусах В работе или К проверке. В этом случае перед заполнением будет выдан запрос на продолжение операции (см. рис. выше).
  • Если при заполнении оказалось, что товар не отгружен полностью, то строки в документах отгрузки не удаляются, и о том, что товар не отгружен выводится сообщение.
  • Если при заполнении оказалось, что отгружено не все количество, то в документах отгрузки уменьшается количество до фактически отгруженного, либо удаляется строка, если отгружено нулевое количество товара.
  • Если в документе нет строк с товарами которые по факту были отгружены, то такие товары добавляются в документы. Это происходит только в том случае, если документы отгрузки оформлены без распоряжения на отгрузку - без заказа.
    Если в документе Реализация товаров и услуг присутствуют строки с услугами, то при заполнении документа они не удаляются и количество по таким строкам не корректируется в любом случае.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО НЕСКОЛЬКИМ ЗАКАЗАМ

В программе предусмотрена возможность регистрировать один документ на основании нескольких заказов. Такая возможность предусмотрена для всех документов: документов внутреннего товародвижения, документов поступления и отгрузки. Для того чтобы эта возможность была доступна в настройках параметров учета необходимо включить соответствующую функциональную опцию. Например, если необходимо оформлять один документ поставки по нескольким заказам поставщика, то необходимо установить флажок Использовать поступление по нескольким заказам. Принципы оформления документов по нескольким заказам одинаковы для всех типов документов. Рассмотрим различные варианты работы на примере оформления документа поставки по нескольким заказам.

Работа с заказами в приходной накладной

Для того чтобы оформить поступление товара по нескольким заказам необходимо в списке Документы поступления на странице Распоряжения на оформление (Заказ поставщику) выделить несколько заказов и воспользоваться командой Создать на основании. Оформить поступление по нескольким заказам можно только в том случае, если в заказах совпадают поля Партнер, Контрагент, Организация, Склад, Операция, Валюта, Налогообложение НДС, Цена включает НДС.



Так же оформить документ Поступление товаров и услуг на основании нескольких заказов можно и из формы самой накладной. Для этого в документе необходимо заполнить поля Партнер, Контрагент, Организация, Склад, Операция, Валюта, Налогообложение НДС, Цена включает НДС и установить флажок Поступление по заказам. После установки флажка программа попытается заполнить накладную еще не поступившими товарами из заказов поставщику. При этом товар будет добавлен в накладную только из тех заказов, в которых значение всех указанных выше полей совпадет со значениями в накладной.

Например, если в накладной указана валюта Рубли, а в заказе Доллары США, то накладная не будет заполнена товарами из такого заказа (даже при условии что все остальные поля накладной и заказа совпадут). По команде табличной части Заполнить – Заполнить по заказам можно перезаполнить табличную часть накладной всеми товарами из всех заказов. По команде табличной части Заполнить – Подобрать товары из заказов можно заполнить табличную часть накладной выбранными товарами из выбранных заказов. После того как табличная часть приходной накладной будет заполнена по нескольким заказам, ссылки на заказы будут размещены в табличной части в колонке Заказ поставщику. Открыть список заказов можно и перейдя по гиперссылке Открыть заказы в шапке документа.

Важно. В том случае, если заказ оформлен на несколько складов (в заказе указана группа складов), то перед оформлением документа поставки (отгрузки) по нескольким заказам в списке распоряжений следует выбрать тот склад, на который планируется поставка (отгрузка товаров).

ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ И ОТГРУЗКИ ТОВАРОВ С НЕСКОЛЬКИХ СКЛАДОВ

В программе реализована возможность оформления документов поставки и отгрузки товаров по нескольким складам, которые указаны в табличной части документа.

Настройка указания складов в табличной части документов

В программе отдельно настраивается возможность указания складов в табличной части документов продажи и закупки.
Для того чтобы пользователю была предоставлена возможность указывать склады в табличной части документов продажи необходимо в настройках параметров учета на странице Оптовые продажи установить флажок Использовать склады в табличной части документов продажи.

Для того чтобы пользователю была предоставлена возможность указывать склады в табличной части документов закупки необходимо в настройках параметров учета на странице Запасы и закупки установить флажок Использовать склады в табличной части документов закупки.



Необходимо также определить группы тех складов, которые можно будет указывать в табличной части документа и возможность указания складов в табличных частях заказов (Заказ клиента, Заказ поставщику) и накладных (Реализация товаров и услуг, Поступление товаров и услуг). Эта информация определяется в форме группы склада. Настройка является общей для документов продажи и поступления товаров.



Предусмотрены следующие варианты настройки указания складов в табличной части документов.

  • Запретить. Склады, которые относятся к данной группе, нельзя будет указывать в табличной части документов. Заказы и накладные можно будет оформить только на конкретный склад, который будет указан в шапке документа.
  • Разрешить в заказах. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать в табличных частях заказов. Накладные должны быть оформлены отдельно для каждого склада.
  • Разрешить в заказах и накладных. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать как в табличных частях заказов, так и в табличных частях накладных.

Выбор варианта настройки указания складов в табличной части документа влияет на возможность выгрузки данных о складе в конфигурацию Бухгалтерия предприятия. В том случае, если склад указывается в табличной части накладных, то в конфигурацию Бухгалтерия предприятия в качестве склада будет выгружена информация об обобщенном складе, который указывается в настройках обмена с бухгалтерией.



В качестве обобщенного склада можно выбрать любой склад, зарегистрированный в справочнике Склады (складские территории).

Оформление заказа клиента

Для указания складов в табличной части документа Заказ клиента необходимо в шапке документа указать группу складов. В списке групп для выбора показываются все группы складов. Те группы складов, которые недоступны для выбора (установлен флажок Запретить), отмечаются серым цветом.

Таким образом, при оформлении документа возможно как указание группы складов и указания складов в табличной части документа, так и оформление документа на конкретный склад, который будет указан в шапке документа. Список складов, которые можно будет указать в табличной части, ограничивается как принадлежностью к данной группе, так и теми ограничениями по группе доступности складов, которые указаны для пользователя.



В документе Заказ клиента предусмотрена также возможность установки склада в табличной части документа вручную для списка выделенных позиций.

Оформление документа реализации

Порядок оформления реализации по заказу клиента зависит от установленного флажка выбора группы в группе складов, указанных в шапке документа Заказ клиента.

В документе реализации разрешено указывать склады в табличной части документа

Если в заказе клиента установлен флажок, который позволяет указывать склады в табличной части документа реализации (Разрешить в заказах и накладных), то на основании документа Заказ клиента будет оформлен документ Реализация товаров и услуг, в табличной части которого будет заполнена информация о складах.



При заполнении будет учитываться установленная в заказе клиента дата отгрузки. В табличной части документа будут заполнены только те товары, дата отгрузки которых меньше или равна текущей дате. В шапке документа автоматически заполняется информация о группе складов и устанавливается дополнительный флажок, который сигнализирует пользователю о том, что отгрузка по документу может производиться с нескольких складов. Документ реализации может быть оформлен из списка документов реализации на странице Распоряжения на отгрузку. При заполнении документа в этом случае учитывается не только дата отгрузки, но и склад, который указан в настройках списка.

В документе реализации запрещено указывать склады в табличной части документа

Если в заказе клиента установлен флажок, который запрещает указывать склады в табличной части документа реализации (Разрешить в заказах), то на основании документа Заказ клиента необходимо оформить отдельные документы реализации по каждому складу. При вводе документа реализации на основании такого заказа в документе не заполняется информация о складе и список товаров, если в заказе клиента указано несколько складов в табличной части документа. Пользователь должен вручную выбрать склад и заполнить информацию о товарах (кнопка Заполнить по заказу).



Список товаров будет заполнен в соответствии с указанным в документе складом с учетом даты отгрузки, указанной для товара. В том случае, если реализация оформляется из списка документов реализации (страница Распоряжения на отгрузку) то информация о складе и список товаров будет заполнен автоматически в соответствии с указанными параметрами в списке.

Документ реализации с указанием складов в табличной части документа может быть оформлен и без указания заказа. В этом случае в документе реализации выбирается группа складов, для которой возможен выбор группы в накладных (Разрешить в заказах и накладных). Информация о складах указывается в табличной части документа. При этом доступны такие же механизмы показа остатков при построчном вводе и подборе товаров, как и в заказе клиента.

Оформление документов поставки

Принципы работы с документами поставки (Заказ поставщику и Поступление товаров и услуг) аналогичны тем, которые применяются при отгрузке товаров. При оформлении документов используются те же группы складов, как и при оформлении документов отгрузки.

ОТБОРЫ В ФОРМАХ ВЫБОРА СОГЛАШЕНИЙ

Выбор соглашения с клиентом

В документах продажи, а так же в индивидуальном соглашении в процессе их регистрации необходимо указать соглашение на основании которых документы и индивидуальное соглашение регистрируются. Если форма выбора Соглашения с клиентами открывается из документа продажи, то в список попадают как индивидуальные, так и типовые соглашения, которые действуют для указанного в документе клиента. Если форма открывается из индивидуального соглашения, то в список попадают только типовые соглашения. Для выбора доступны только действующие соглашения с не истекшим сроком действия.



В форме Соглашения с клиентами можно установить следующие отборы:

  • по видам соглашений: все, индивидуальные или типовые (отбор доступен если форма открыта из документа продажи);
  • по организации в рамках которой заключено соглашение;
  • по менеджеру оформившему соглашение.

Если форма открывается из документа продажи, то в форме можно создать новое индивидуальное соглашение (команда Создать индивидуальное соглашение). Если форма открывается из индивидуального соглашения, то в форме можно создать новое типовое соглашение (команда Создать типовое соглашение). В форме можно выполнить подбор соглашения. Для этого необходимо установить курсор на нужное соглашение в списке выбора и воспользоваться командой Выбрать. После выбора соглашения в документе (или индивидуальном соглашении) автоматически заполняются условия продаж, зарегистрированные в соглашении. В форме так же можно выполнить ряд стандартных команд (установить пометку на удаление, выполнить поиск данных в списке и т.д.).

Выбор соглашения с поставщиком

В документах закупки в процессе их регистрации необходимо указать соглашение на основании которых документы регистрируются.
При открытии формы выбора Соглашения с поставщиками в список формы попадают соглашения, которые действуют для указанного в документе поставщика. Для выбора доступны только действующие соглашения с не истекшим сроком действия.



В форме можно отборы по организации в рамках которой заключено соглашение, а так же по менеджеру оформившему соглашение. В форме можно зарегистрировать новое соглашение (команда Создать), а так же выполнить ряд стандартных команд (установить пометку на удаление, выполнить поиск данных в списке и т.д.). В форме можно выполнить подбор соглашение. Для этого необходимо установить курсор на нужное соглашение в списке выбора и воспользоваться командой Выбрать. После выбора соглашения в документе автоматически заполняются условия закупки, зарегистрированные в соглашении.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УЧЕТНОГО ВИДА ЦЕН В ДОКУМЕНТАХ

При формировании печатных форм 1-Т, ТОРГ-13, М-11, ИНВ-3, ИНВ-19, ТОРГ-16 из документов в которых цены на товар не указывается:

  • Перемещение товаров;
  • Приказ на проведение инвентаризации товаров;
  • Списание товаров;
  • Внутреннее потребление товаров;
  • Порча товаров;

Цена товара, для оценки его стоимости в указанных печатных формах, формируется по цене указанной в документе, в поле Вид цены.
При вводе, указанных выше документов поле документа Вид цены заполняется при выборе склада в документе, значением Учетный вид цены, которое установлено для склада. В любой момент времени установленное ранее значение поля Вид цены можно изменить.



Такое решение позволяет в документах запоминать значение Учетный вид цены на момент ввода документа и защищает печатные формы документов от дальнейших изменений учетного вида цен склада. С другой стороны такое решение позволяет при необходимости более гибко формировать печатные формы документов (с разными видами цен) не привязываясь к значению учетного вида цены для склада. В документах: Оприходование товаров и Пересортица товаров поле Вид цены используется для заполнения цен в табличной части документа. При вводе, указанных выше документов поле документа Вид цены заполняется при выборе склада в документе, значением Учетный вид цены, которое установлено для склада. В любой момент времени установленное ранее значение поля Вид цены можно изменить. При изменении поля программа предложит перезаполнить цены и в табличной части. Если отказаться от этого, то в дальнейшем эту операцию можно будет выполнить с помощью команды табличной части документов Заполнить цены по виду цен.

Важно. После ввода складских актов: Пересортица товаров, Списание товаров и Оприходование товаров, на основании документа Приказ на проведение инвентаризации товаров в складских актах и приказе могут быть установлены различные виды цен, что необходимо учитывать при формировании печатных форм этих документов.


ПОДДЕРЖКА СХЕМОЙ ИНТЕРКАМПАНИ СТАНДАРТНЫХ ПРОЦЕССОВ, РЕАЛИЗУЕМЫХ ОСНОВНЫМ ФУНКЦИОНАЛОМ СИСТЕМЫ

Расчеты через третье лицо при передачи товаров между нашими организациями

При оформлении операции передачи товаров между нашими организациями, документами Передача товаров между организациями и Отчет по комиссии между организациями, существует возможность проведения взаиморасчетов между организациями через отдельного контрагента (проведения непрямых расчетов). Для оформления непрямых расчетов в указанных документах необходимо установить флажок Расчеты через отдельного контрагента. При этом в форме документов будет доступна страница Расчеты, где указывается Партнер и Контрагент, через которого осуществляется расчеты, а так же Счет контрагента, номера и даты входящего документа и счета-фактуры.



После выполнения операции у организации-получателя образуется долг перед контрагентом, у контрагента, в свою очередь, образуется долг перед организацией-отправителем.

  • Организация - получатель товаров отражает оплату денежных средств контрагенту, указанному в документе передачи товаров так же как и обычному поставщику. Оплата оформляется с помощью документов Списание безналичных денежных средств, Расходный кассовый ордер (с операцией Оплата поставщику), или с помощью документа Авансовый отчет (через подотчетное лицо).
  • Организация - отправитель товаров отражает поступление денежных средств от контрагента, указанного в документе передачи товаров, так же как и поступление оплаты от обычного клиента. Оплата оформляется с помощью документов Поступление безналичных денежных средств или Приходный кассовый ордер (с операций Поступление оплаты от клиента).

При непрямых расчетах в программе не предусмотрен контроль полноты отражения операций по оплате поставщику и поступлению оплаты от клиента. Такой контроль должен осуществляться самостоятельно с помощью отчетов по расчетам с клиентами и поставщиками (например, с помощью отчетов Состояние расчетов с клиентами, Состояние расчетов с поставщиками).

Оформление факта оказания услуг между организациями

В программе существует возможность отражать факт оказания услуг между нашими организациями. Для оформления таких операций используется документ Передача товара между организациями, в котором, в табличной части Товары, можно указать услуги. Такая возможность существует, если документ Передача товара между организациями оформляется с операцией Реализация товаров в другую организацию (передать на комиссию услугу нельзя).



В остальном работа с документом по продажи услуг ничем не отличается от работы с документом по продажи товаров.

Взаимозачеты и корректировка задолженности между организациями

В программе существует возможность осуществлять взаимозачеты между нашими организациями. Для оформления взаимозачетов используется документ Взаимозачет задолженности. В качестве дебитора и кредитора указываются наши организации.



В остальном взаимозачет между нашими организациями ничем не отличается от взаимозачета меду организацией и контрагентами.

Возврат товара между организациями

В программе существует возможность осуществлять возвраты товара между нашими организациями. Для этих целей используется документ Возврат между организациями. Возврат может быть осуществлен как проданного товара (операция документа Возврат между организациями), так и переданного другой организации на комиссию (операция документа Возврат по комиссии между организациями). Документ можно создать в списке Оформление передач и возвратов, по команде Создать и далее выбрав необходимую операцию. Список можно открыть в разделе Регламентированный учет, командой панели навигации Передачи и возвраты товаров.



Документ Возврат между организациями оформляется почти таким же образом как и документ Передача товара между организациями, документ поддерживает расчеты через посредника, табличную часть Товары можно заполнить с помощью команд Подобрать по остаткам товара у отправителя и Подобрать по отрицательным остаткам у получателя и т.д.

Отличие в оформлении документа проявляются при оформлении операции Возврат товаров между организациями. В этом случае в документе становится доступна страница Взаиморасчеты. В табличной части страницы, для отражения взаиморасчетов между организациями, необходимо указать какие документы Передача товаров между организациями и в каком объеме будет «закрывать» текущий документ возврата.

Колонка Сумма заполняется автоматически суммой документа возврата. Если документ возврата будет закрывать несколько документов передачи, то в колонке сумма нужно в ручную разнести сумму документа возврата по документам передачи товаров (итоговая сумма по этой колонке должна равняться сумме документа возврата), колонки Сумма взаиморасчетов и Валюта заполняются автоматически при проведении документа.



Для заполнения табличной части можно воспользоваться командой Подобрать по остаткам. В открывшейся форме будет показан список документов передачи товаров не закрытых по взаиморасчетам. Флажками можно выбрать какие документы мы будем закрывать текущим возвратом, а в колонке Сумма платежа можно указать в каких объемах. В нижней части формы показывается сумма документа возврата Сумма документа, сумма закрывающих платежей Выбранные платежи, а так же валюта взаиморасчетов. По команде Перенести в документ, выбранные документы передачи товаров и суммы по ним будут перенесены в документ возврата. После проведения документа возврата взаиморасчеты между организациями будут уменьшены на сумму документа возврата, в разрезе документов передачи товаров указанных на странице Взаиморасчеты.

РАЗВИТИЕ ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

Ввод остатков по авансам в иностранной валюте

При вводе остатков авансов полученных от клиентов по заказам и по прочим авансам, в иностранной валюте, в табличной части Остатки по авансам клиентов необходимо заполнить колонку Аванс (регл.) суммой в валюте регламентированного учета, пересчитанной по курсу на дату оплаты.



В дальнейшем этот показатель будет использоваться для формирования печатных форм и документов по НДС при расчетах в условных единицах и иностранной валюте. Если расчеты с клиентам производились в рублях заполнять колонку Аванс (регл.) не требуется.

Зачет авансов

В случаях когда входящие платежи (авансы) оформляются без привязки к расчетным документам, в дальнейшем при оформлении расчетных документов (например, Заказа клиента или Реализации товаров и услуг), программа позволяет привязать такие платежи к расчетным документам. Зачет непривязанных к расчетным документам оплат можно выполнить используя Помощник зачета оплат. Пользователю который будет выполнять зачет оплат необходимо назначить роль Право зачета оплаты. По умолчанию роль добавлена в профили групп доступа Менеджер по продажам, Менеджер по закупкам, Бухгалтер. Если роль Право зачета оплаты не назначена пользователю, то пользователь сможет открывать помощник только для просмотра.

Помощник открывается командой Зачет оплаты в командной панели следующих расчетных документах:

  • Заказ клиента (операция Реализация клиенту);
  • Заказ поставщику (операция Закупка у поставщика);
  • Заявка на возврат товаров от клиента;
  • Поступление товаров и услуг (операция Закупка у поставщику, без заказа);
  • Реализация товаров и услуг (операция Реализация клиенту, без заказа);
  • Отчет комиссионера о продажах и Отчет комиссионера о списании;
  • Отчет комитенту о продажах и Отчет комитенту о списании;
  • Передача товаров между организациями (операции Передача до реализации и Передача после реализации);
  • Отчет по комиссии между организациями;



При открытии, в форму помощника, в список, попадают документы оплаты по клиенту (партнеру) оформленные без указания расчетных документов (документы в списке отсортированы по дате). В список могут попасть следующие документы:

  • Авансовый отчет;
  • Ввод остатков;
  • Приходный кассовый ордер;
  • Расходный кассовый ордер;
  • Поступление безналичных ДС;
  • Списание безналичных ДС;
  • Возврат товаров поставщику;
  • Возврат товаров от клиента.

В колонке Доступно к зачету содержаться суммы оплат доступные к зачету, а в колонке Зачтено оплат необходимо указать сумму которую требуется зачесть по той или иной оплате. По команде Заполнить зачет оплаты помощник может автоматически заполнить колонку Зачтено оплат распределив сумму расчетного документа по всем платежам начиная с первого.

В случае если зачет авансов уже выполнялся, то при открытии помощника в колонке Зачтено оплат будут содержаться суммы указанные и зачтенные ранее. В любой момент времени суммы зачета можно изменить. По команде Зачесть оплату и закрыть данные о зачете оплат переносятся в документы оплаты и сохраняются там. В нижней части на форме помощника указывается общая сумма расчетного документа, общая сумма на которую зачтено оплат, разница между этими суммами, а так же валюта расчетов.

Важно. Помощник Зачет оплат не позволяет распределять авансы, отраженные документом Ввод остатков.

Важно. Помощник Зачет оплат позволяет зачесть оплату, отраженную документами, на которые действует дата запрета редактирования.

Регистрации платежа по нескольким партнерам

Программа позволяет одним платежным документом регистрировать поступление платежа от многих партнеров (по одному контрагенту). Для этого в документах движения и планирования денежных средств, в табличной части можно указать партнера. Ниже представлен список документов в которых такая возможность существует:

  • Заявка на расходование ДС;
  • Приходный кассовый ордер;
  • Расходный кассовый ордер;
  • Поступление безналичных ДС;
  • Списание безналичных ДС;
  • Эквайринговая операция.

Если поле документа Контрагент заполнено, то при вводе новой строки табличной части программа автоматически заполнит поле Партнер, тем партнером, который соответствует указанному в шапке контрагенту. Существует возможность указать другого партнера, например головного партнера контрагента.



Отключение планирования движения ДС по банковскому счету, кассе

В программе предусмотрена возможность отключения планирования движения денежных средств по конкретному банковскому счету или кассе организации. Если планирование движение денежных средств по конкретному счету не требуется, то необходимо отключить такую возможность для счета. Для этого необходимо установить флажок Разрешить списание денежных средств без заявок на расходование. После этого движение денежных средств по счету можно будет выполнять без обязательного ввода документа Заявка на оплату.



Если планирование движение денежных средств по конкретной кассе не требуется, то так же необходимо отключить такую возможность и для кассы. Для этого необходимо установить флажок Разрешить выдачу денежных средств без заявок на расходование. После этого движение денежных средств по кассе можно будет осуществлять без обязательного ввода документа Заявка на оплату.По кассе помимо отключения планирование движение ДС можно, можно отключить планирование перемещений денежных средств между кассами. Для этого в форме кассы необходимо установить флажок Разрешить передачу денежных средств без распоряжений на перемещение. После этого перемещение денежных средств из кассы можно будет осуществлять без обязательного ввода документа Распоряжение на перемещение денежных средств. При этом, выбрав гиперссылку <не разрешено>, нужно выбрать кассы передача в которые без распоряжения будет возможна.



Если флажок Разрешить передачу денежных средств без распоряжений на перемещение установлен, то кассы передача в которые без распоряжения возможна, необходимо указать обязательно. Если этого не сделать, то записать выполненные изменения в кассе будет невозможно.

Корреспондентский счет в статье движения денежных средств

Для статьи движения денежных средств возможно указание корреспондентского счета для заполнения полей в печатных формах документов движения денежных средств (например, при печати кассовых ордеров).



Номер корреспондентского счета можно указать вручную. После выбора некоторых хозяйственных операций в статье движения денежных средств, корр. счет можно выбрать из выпадающего списка. Такая возможность доступна при выборе не всех хозяйственных. операций.

Дополнительные профили групп доступа

Дополнительные профили групп доступа в группе профилей Финансы:

  • Профиль Участник расчетов между организациями - необходим для чтения организаций и банковских счетов по виду доступа Организации. Назначается в случаях когда пользователю нужно работать с конкретной организацией, но при этом нужно ограничить его в работе с документами этой организации. Например, с помощью этого профиля можно ограничить пользователя по организации-получателю в документе Передача товаров между организациями. При этом пользователь сможет оформлять передачу товаров для организации-получателя, но не будет иметь доступ к другим документам этой организации . Профиль является дополнительным, т.е. должен назначаться пользователям у которых уже имеется основной профиль, например менеджеру по продажам.
  • Профиль Ответственный за осуществление расходов – необходим для добавления и изменения заявок на расходование денежных средств. Назначается в случаях когда пользователю нужно дать возможность ввода заявок на расходование денежных средств. Профиль является дополнительным, т.е. должен назначаться пользователям у которых уже имеется основной профиль, например менеджеру по закупкам.

Заполнение поля "Назначение платежа"

В документах Заявка на оплату и Списание безналичных денежных средств можно быстро заполнить поле Назначение платежа. Для этого можно воспользоваться командой Вставить, выбрав из выпадающего списка текстовый шаблон заполнения. Назначение платежа будет заполнено по выбранному шаблону.



Аналогично можно заполнить поле В т.ч. НДС в документе Приходный кассовый ордер.

Заполнение печатной формы платежного поручения

В случае перечисление денежных средств на расчетный счет подотчетного лица поле Получатель в печатной форме поручения, по умолчанию заполняется значением ФИО подотчетного лица.



Если необходимо в этом поле платежного поручения выводить дополнительную информацию, то ее необходимо указать в счете получателя в поле Текст корреспондента, предварительно установив флажок Использовать текст корреспондента.

ИНН контрагента, физического лица

Если в форме контрагента заполнено поле Физическое лицо и поле Юр./физ. лицо установлено в значение Физ. лицо или Индивидуальный предприниматель (ПБОЮЛ), то поле ИНН у контрагента становится недоступным для редактирования, при этом в качестве ИНН контрагента будет использоваться ИНН физического лица (ИНН указанный в справочнике Физические лица).

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ В ЭКСПЛУАТАЦИИ И ВНЕОБОРОТНЫХ АКТИВОВ

В программе предусмотрены операции по учету материалов (спецодежды, станков и т.д.), переданных в эксплуатацию и отражению внеоборотных активов: закупка, передача товарно-материальных ценностей во внеоборотные активы.

Оформление поступления материалов, внеоборотных активов

Для обособления учета материалов можно использовать различные виды номенклатуры: основное средство, объект строительства, спецодежда и т.д.



Для отражения закупки на склад и учета остатков на складе (например, закупка оборудования, закупка спецодежды) предназначен документ Поступление товаров и услуг.
Если отражение в остатках на складе не требуется и нецелесообразно регистрировать номенклатуру (например, приобретение НМА или закупка имущества на счет БУ 08.03), рекомендуется использовать документ Поступление услуг и прочих активов, доступный в разделе Финансы.



В документе Поступление услуг и прочих активов предусмотрено два вида операции: поступление услуг и поступление прочих активов. Вид операции, которая оформляется документом, указывается на странице Дополнительно. При оформлении нового документа вид операции устанавливается Поступление услуг. В документе Поступление услуг и прочих активов можно отразить те услуги, которые непосредственно не относятся к торговым операциям, (например, коммунальные платежи) или выполнение работ, оказанных сторонними организациями (например, выполнение работ по ремонту бытовой техники сторонними организациями). В документе необходимо указать статью и аналитику расходов для отражения факта оказания услуг в финансовом результате. В качестве аналитики расходов можно использовать справочник Прочие расходы. На усмотрение пользователя возможен учет каждого основного средства или укрупненная детализация (без указания аналитики, по группам ОС и т.д.). Информация об услугах вводится в виде текста непосредственно в документе.

Поступление прочих активов оформляется документом Поступление услуг и прочих активов с видом операции Поступление прочих активов.



Операции, связанные с внеоборотными активами не должны отражаться в финансовом результате, поэтому информация о статье и аналитике расходов в этом случае не заполняется. Дату оплаты услуг и прочих активов можно планировать с помощью платежного календаря. Информация о планируемой дате оплаты заполняется на странице Дополнительно. Также как и любые другие виды оплат поставщикам, расход денежных средств по этим операциям может контролироваться с помощью заявки на расходование денежных средств. То есть платежи по данным операциям могут предварительно согласовываться и утверждаться руководством предприятия.

Оформление поступления готовой продукции

В программе предусмотрена возможность оприходования готовой продукции, процесс выпуска которой регистрируется вне программы. Для этих целей предусмотрен документ Прочее оприходование товаров с установленным видом операции Поступление из производства. Документ можно оформить в разделе Запасы и закупки (журнал Документы движения товаров).



В документе можно указать конкретную статью и аналитику расходов, на которые можно списать расходы по производству готовой продукции.

Передача материалов

Передача материалов (спецодежды, основных средств и т.д.) оформляется документом Внутреннее потребление товаров.



С помощью этого документа можно оформить следующие операции: списание на расходы, передача в эксплуатацию, передача на прочие цели.

Списание на расходы

Данная операция оформляется в том случае, если материалы списываются на определенные цели в соответствии с указанной статьей расходов. Например, необходимо оформить передачу деталей в сервисную службу, передать материалы для производства готовой продукции и т.д.



В документе указывается статья и аналитика расходов, на которые необходимо отнести расходы по списанию материалов. В дальнейшем эти расходы могут быть распределены на направления деятельности, на себестоимость материалов и т.д.

Передача и возврат материалов из эксплуатации

Данная операция оформляется в том случае, если материалы передаются на какое-то определенное время с необходимостью их возврата из эксплуатации.
Примером такой операции может быть выдача спецодежды сотрудникам предприятия.



В документе указывается то материально ответственное лицо (Физическое лицо), которому передавались материалы (спецодежда) в эксплуатацию и срок эксплуатации материалов. Используя отчет Материалы в эксплуатации, можно проконтролировать перечень тех материалов, которые уже находятся у данного материального лица.
В документе указывается статья и аналитика расходов, на которые необходимо отнести расходы по передачу материалов в эксплуатацию. В дальнейшем эти расходы могут быть распределены на направления деятельности, на себестоимость материалов и т.д.

Возврат материалов из эксплуатации оформляется документом Прочее оприходование товаров с установленным видом операции Возврат из эксплуатации. Документ может быть оформлен на основании данных о ранее переданных материалах в эксплуатацию.



Передача на прочие цели

Данная операция оформляется в том случае, если товар (материал) списывается на прочие цели, без отражения расходов на списание в финансовых результатах. Например, при передаче товара на внутренние нужды подразделения, подарки и т.д.



В документе не указывается статья и аналитика расходов, поскольку эта информация не должна отражаться в финансовых результатах.

Планирование передачи материалов

Программа позволяет планировать передачу (списание) материалов с помощью документа Заказ на внутреннее потребление.



В документе указывается планируемая дата передачи материалов, что позволяет планировать потребность в материалах с помощью обработки Управление запасами.
В соответствии с оформляемой операцией в документе указывается тот или иной вид операции и заполняются все необходимые данные в соответствии с оформляемой операцией.

Перенос данных о материалах и внеоборотных активах в конфигурацию Бухгалтерия предприятия

Информация о материалах и внеоборотных активах переносится в конфигурацию Бухгалтерия предприятия. В приведенной ниже таблице представлена таблица соответствия операций, производимых в конфигурации Управление торговлей и соответствие тем операциям, которые будут сформированы на основании этих данных в конфигурации Бухгалтерия предприятия.

Документ УТ Операция Документ БП
Внутреннее потребление товаров Списание на расходы Внутреннее потребление товаров
Внутреннее потребление товаров Передача в эксплуатацию Передача материалов в эксплуатацию
Внутреннее потребление товаров Передача на прочие цели Не выгружается
Поступление услуг и прочих активов Поступление услуг, работ Поступление товаров и услуг
Поступление услуг и прочих активов Поступление прочих активов Не выгружается
Прочее оприходование товаров Поступление из производства Отчет производства за смену
Прочее оприходование товаров Возврат из эксплуатации Возврат материалов из эксплуатации

КОРРЕКТИРОВКА СЕБЕСТОИМОСТИ ПРИ ПЕРЕСОРТИЦЕ ТОВАРОВ

При оформлении пересортицы товара в программе поддерживается возможность приходовать товары по ценам отличным от цен списания, а образовавшуюся разницу списывать на определенную статью доходов или расходов. Пересортица товаров может быть зарегистрирована документом Пересортица товаров на основании инвентаризации Помощником оформления складских актов, а так же в процессе оперативной работы – из списка Складские акты.

При оформлении документа пересортицы Помощником оформления складских актов документ будет заполнен автоматически на основании инвентаризации. Цены по которым будут приходоваться товары, так же будут заполнены помощником (по учетному виду цен склада на котором проводилась инвентаризация). Если документ будет оформляться в процессе оперативной работы то информация о списываемых и приходуемых товарах должна быть добавлена вручную. При этом с помощью команды Заполнить цены по виду цен можно заполнить цены во всех строках документа. При заполнении будет использоваться Вид цены указанный в соответствующем поле документа.



В результате оформления такого документа (с указанием цен приходуемых товаров) одни товары будут списаны по текущей себестоимости, а другие товары будут оприходованы по указанным ценам. После выполнения операции может возникнуть или доход или расход. Получившийся доход или расход будет отнесен документом на статью дохода или расхода которые предварительно необходимо указать в соответствующих полях, так же необходимо указать (если требуется) аналитику статей.



Если в документе установить флажок Приходовать товары по себестоимости списания, то в результате оформления такого документа одни товары будет будут списаны по текущей себестоимости, а другие товары будут оприходованы по той же цене. Никаких доходов и расходов при этом не возникает. При установленном флажке поле Цена в табличной части документа, а так же статьи доходов и расходов на странице Дополнительно становятся недоступными.

РАСХОДЫ, РАСПРЕДЕЛЯЕМЫЕ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ТОВАРОВ

К расходам, распределяемым на себестоимость товаров, можно отнести например, транспортно-заготовительные расходы. Выделить такие расходы из общего числа можно, указав у статьи расходов в классификаторе вариант распределения На себестоимость товаров.



В течение месяца учет таких расходов происходит так же, как и учет прочих расходов. Но в отличие от прочих расходов, расходы распределяемые на себестоимость товаров могут иметь в качестве дополнительной аналитики: склад, номенклатуру, заказ поставщику, поступление товаров и услуг, заказ на перемещение, перемещение товаров, передачу товаров между организациями.

Распределение на себестоимость товара выполняется при проведении документа Распределение расходов на себестоимость товаров.



Данные о расходах подбираются в табличную часть этого документа. Подбор таких данных можно сделать автоматически по нажатию кнопки Заполнить по остаткам. В этом случае в табличную часть будут перенесены все расходы, у которых статья имеет вариант распределения На себестоимость товаров. Далее для каждой статьи, подобранной в табличную часть, нужно указать один из способов распределения. Данные о способе распределения можно изначально указать в самой статье расходов, тогда этот способ распределения будет подставлен в табличную часть документа автоматически. Поддерживается два способа распределения расходов: Пропорционально себестоимости и Пропорционально количеству.

Рассмотрим более подробно аналитику которая может использоваться у расходов распределяемых на себестоимость:

  • Склад – суммы расходов указанные у статьи с такой аналитикой будут распределяться документом на все товары находящиеся на конкретном складе, (значение склада указывается в поле Аналитика расходов в табличной части документа Распределение расходов на себестоимость товаров).
  • Номенклатура – суммы расходов указанные у статьи с такой аналитикой будут распределяться документом на конкретный товар.
  • Заказ поставщику - суммы расходов указанные у статьи с такой аналитикой будут распределяться документом распределения на товары поступившие на склад в рамках конкретного заказа поставщику.
  • Поступление товаров и услуг - суммы расходов указанные у статьи с такой аналитикой будут распределяться на товары поступившие на склад по конкретному документу Поступление товаров и услуг.
  • Заказ на перемещение - суммы расходов указанные у статьи с такой аналитикой будут распределяться на товары перемещенные с одного склада на другой в рамках конкретного заказа на перемещение. Расходы по такой статье могут быть распределены только пропорционально количеству перемещаемых товаров (у статьи с такой аналитикой поле Правило распределения по умолчанию устанавливается в значение Пропорционально количеству и недоступно для редактирования).


 

  • Перемещение товаров - суммы расходов указанные у статьи с такой аналитикой будут распределяться на товары перемещенные с одного склада на другой в рамках конкретного документа Перемещение товаров. Расходы по такой статье могут быть распределены только пропорционально количеству перемещаемых товаров (у статьи с такой аналитикой поле Правило распределения по умолчанию устанавливается в значение Пропорционально количеству и недоступно для редактирования).
  • Передача товаров между организациями - суммы расходов указанные у статьи с такой аналитикой будут распределяться на товары переданные между организациями в рамках конкретного документа Передача товаров между организациями.

Указанные распределения расходов выполняются после проведения регламентных документов Распределение расходов на себестоимость товаров и Расчет себестоимости товаров.

Если для аналитик Склад и Номенклатура в документе Распределение расходов на себестоимость товаров не указано конкретное значение аналитики, то в процессе проведения документа распределение расхода по такой строке произойдет на весь товарный остаток на всех складах.

Если в документе Распределение расходов на себестоимость товаров не указано конкретное значение аналитики для Заказа поставщику, Поступления товаров и услуг, Заказа на перемещение, Перемещения товаров и Передачи товаров между организациями, то в процессе проведения документа распределение расхода по такой строке не произойдет.

ОБОСОБЛЕННЫЙ РАСЧЕТ СЕБЕСТОИМОСТИ

Программа позволяет формировать финансовые результаты, от продажи товаров, по сделке, по менеджеру или по подразделению. Для этих целей в программе поддерживается различные варианты обособленного учета запасов:

  • По сделке – запасы предназначенные для продажи по конкретной сделке.
  • По менеджеру – запасы предназначенные для продажи конкретным менеджером.
  • По подразделению – запасы предназначены для продажи конкретным подразделением.

В случаях ведения учета по этим видам запасов программа позволяет точно оценить финансовый результат (маржинальные показатели) той или иной сделки, конкретного менеджера или подразделения. Дополнительно запасы можно обособить по поставщику, например для анализа прибыльности конкретного поставщика, или для получения ответа на вопрос чей именно товар в настоящее время находится на складе.

Обособленный учет по сделке рекомендуется применять:

  • когда под конкретную сделку оформляется отдельная закупка товара;
  • когда менеджер ведущий сделку сам оформляет и контролирует все документы от закупки до продажи (в т.ч. заказы клиентов, поставщикам, на перемещение).

При использовании обособленного учета запасов по сделке, сделка указывается во всех документах, связанных с движением товара: Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг, Заказ на сборку/разборку, Сборка/разборка товаров, Заказ на перемещение, Перемещение товаров, Заказ клиента, Реализация товаров и услуг. Товар закупленный под определенную сделку нельзя продать по другой сделке.



Обособленный учет по менеджеру или по подразделению рекомендуется применять когда менеджер одновременно выполняет функции менеджера по продажам и менеджера по закупкам. Т.е. договаривается с поставщиками, устанавливает цену продажи в зависимости от цен закупки и т.д.. Финансовые результаты в таком случае зависят только от личной работы менеджера или подразделения.При использовании обособленного учета запасов по менеджеру или подразделению, так же как и в случае со сделкой, менеджер или подразделение указывается во всех документах, связанных с движением товара. При этом всегда известно товар какого менеджера поступил на склад.

Обособленный учет по поставщикам целесообразно применять если:

  • один и тот же товар часто закупается у разных поставщиков по различным ценам;
  • необходимо определить поставщика товара, находящегося на складе;
  • необходимо анализировать рентабельность продаж товаров разных поставщиков.

Виды запасов, обособленные по поставщикам, подбираются в документы по ФИФО (по дате последнего поступления товара).



Перед началом использования обособленного учета, в настройках параметров учета (на странице Финансы), необходимо установить флажок Учитывать себестоимость товаров по видам запасов. После этого в зависимости от того по какому виду запасов будет вестись обособленный учет установить флажки По сделкам, По подразделениям или менеджерам, По поставщикам.

Если установлен флажок По сделкам, то для того что бы обособленный учет велся по конкретной сделке, в форме сделки в момент ее регистрации, необходимо установить флажок Обособленный учет товаров по сделке.



Если установлен флажок По подразделениям или менеджерам, то того что бы обособленный учет велся по менеджерам конкретного подразделения или подразделению в целом, в форме подразделения, необходимо переключатель Обособленный учет товаров установить в положение По менеджерам подразделения или По подразделению.



В случаях когда в процессе ведения обособленного учета были допущены ошибки или в случаях когда одну аналитику необходимо заменить на другую (например, индивидуальную продажу начал оформлять один менеджер а продолжил другой, и при этом финансовый результат необходимо закрепить за менеджером который довел продажу до конца), программа позволяет выполнять корректировки обособленного учета.

Для этого используется документ Корректировки обособленного учета. Для того что бы открыть список документов можно воспользоваться командой панели навигации Корректировки обособленного учета, в разделе Финансы. Документ позволяет:

  • "перекидывать" остатки между конкретными значениями аналитик одного вида запасов;
  • "перекидывать" остатки между разным видами запасов;
  • принимать на обособленный учет товары которые ранее не учитывались в нем;
  • списывать товары с обособленного учета.



В документе в зависимости от вида корректировки необходимо указать Исходный вид (виды) запасов и Новый вид (виды) запасов. Доступны значения: Предназначен для сделки, Предназначен для менеджера, Предназначен для подразделения. Далее в зависимости от выбора нужно указать конкретное значение исходной аналитики (с которой произойдет списание остатка товара) и новой аналитики (на которую будет оприходован списанный остаток товара).

Если в поле Исходный вид (виды) запасов указано значение Предназначение не ограничено, то документом будут приняты на обособленный учет товары указанные в табличной части. Если в поле Новый вид (виды) запасов выбрано значение Предназначение не ограничено, то документ спишет с обособленного учета товары указанные в нем.

Перед заполнением табличной части документа, необходимо заполнить поля документа Организация и Склад. Табличную часть документа можно заполнить стандартным образом. Для этого необходимо подобрать товар, характеристику (если учет номенклатуры ведется в разрезе характеристик) и указать количество товара по которому необходимо выполнить корректировку.

Быстро заполнить табличную часть документа можно с помощью команды Подобрать по остаткам. Будет открыта форм в которой можно отобрать остатки товаров по конкретной аналитике. Форма открывается с установленным фильтром по исходному виду запасов установленному в документе, если в форме поменять значение аналитики или вид запасов, то после переноса отобранных товаров в табличную часть товара будет перезаполнено и значение исходного вида запасов (и вид и значение аналитики). После того как товар отобран необходимо установить флажки у нужных позиций, указать количество отбираемого товара и нажать на кнопку Перенести в документ.
Результаты ведения обособленного учета можно увидеть с помощью отчетов программы. Например, можно воспользоваться отчетом Выручка и себестоимость продаж, вариантом отчета Анализ продаж по поставщикам. В отчете представлены такие показатели как выручка себестоимость продаж, валовая прибыль и рентабельность в разрезе поставщиков.



В том же отчете но в варианте Продажи по менеджерам представленные аналогичные показатели но в разрезе менеджеров.



СВЕРКА РАСЧЕТОВ С КЛИЕНТАМИ

В программе предусмотрена возможность выполнения сверки взаиморасчетов с партнерами (клиентами и поставщиками). Сверка взаиморасчетов производится между конкретной организацией торгового предприятия и юридическим лицом партнера (контрагентом). По результатам сверки взаиморасчетов оформляется документ Сверка взаиморасчетов. После согласования с клиентом печатается документ Акт сверки взаимных расчетов, который подписывается ответственными лицами со стороны контрагента и организации. Предусмотрена возможность группового создания актов сверки взаиморасчетов по нескольким партнерам с помощью помощника создания сверок взаиморасчетов.

Для создания сверки взаиморасчетов используется отдельное рабочее место. Для оформления сверок взаиморасчетов с поставщиками рабочее место Сверки взаиморасчетов открывается из раздела Запасы и закупки, а при оформлении сверок с клиентами используется рабочее место Сверки взаиморасчетов в разделе Продажи.



Создание нового акта сверки

Новый акт сверки может быть создан вручную из списка документов (кнопка Создать новую на командной панели инструментов).
В документе необходимо указать период, за который анализируются расчеты, а также список участников сверки: организацию и контрагента. После указания этих данных документ необходимо провести.



Информацию о реестре первичных документов и состоянию задолженности программа сформирует автоматически. Эту информацию можно посмотреть и уточнить в печатной форме документа Акт сверки взаимных расчетов.

В программе предусмотрена возможность оформления актов взаиморасчетов по нескольким партнерам. Для этих целей используется Помощник создания сверок взаиморасчетов (кнопка Создать на командной панели инструментов).



В помощнике создания сверки взаиморасчетов предусмотрена возможность задать следующие параметры для отбора.

  • Период сверки. Период, за который оформляются сверки взаиморасчетов. По умолчанию установлен период - прошлый месяц.
  • Организация. Организация, по которой проводятся сверки взаиморасчетов. Для сверки взаиморасчетов будут выбраны только те документы, в которых указана выбранная организация. Можно указать список организаций, по которым проводится сверка взаиморасчетов.
  • Партнер. Можно указать конкретного партнера или группу партнеров. Сверка взаиморасчетов производится по юридическим лицам (контрагентам). Будут выбраны все контрагенты партнера, по которым были оформлены документы за указанный период.
  • Сегмент партнеров. Можно указать сегмент или несколько сегментов, к которым относятся партнеры.
  • Менеджер партнеров. Можно указать конкретного менеджера, который ответственен за работу с партнером. Отбор производится в соответствии с тем менеджером, который указан в качестве основного менеджера в карточке партнера.

Для перехода на следующий этап нажмите на кнопку Далее.

Примечание. При установленном ограничении прав доступа учитываются установленные для пользователя права доступа. Будет показан список тех партнеров, которые входят в группу доступа, определенную в соответствии с профилем доступа, определенном для пользователя. Также действуют установленные ограничения в отношении организации.
На основе указанных параметров отбора формируется список участников взаиморасчетов. Сверка взаиморасчетов производится между конкретной организацией и контрагентом (юридическим лицом партнера). В списке будут показаны информация о всех контрагентах партнера, с которыми на период, указанный в сверке, были оформлены документы, влияющие на взаиморасчеты. Если в течение периода сверки никаких взаиморасчетов с контрагентом не было, то он не будет показан в списке участников взаиморасчетов.



Список участников сверки взаиморасчетов можно уточнить. Для исключения контрагента из списка участников взаиморасчетов достаточно убрать флажок в поле Выбран.
Если за данный период оформления сверки взаиморасчетов уже были оформлены акты взаиморасчетов, то в списке для таких участников будет показана надпись Акт уже существует, при этом флажок выбора участника будет снят. Если необходимо переоформить акт взаиморасчетов, то на данном этапе данный флажок следует установить вручную, а на следующем этапе работы помощника уточнить, как поступить с предыдущим документом взаиморасчетов. После уточнения списка участников взаиморасчетов нажмите на кнопку Далее. Будет открыто диалоговое окно следующего этапа работы помощника. На этом этапе происходит формирование и печать документов Сверка взаиморасчетов.



На этом этапе можно изменить применяемую детализацию расшифровки сверки. По умолчанию устанавливается тот вариант расшифровки, который был установлен на  предыдущем сеансе работы с помощником. Нажав на гиперссылку можно изменить степень детализации (расшифровки) при формировании акта сверки.

Для формирования списка документов Сверка взаиморасчетов нажмите на кнопку Создать. Будут созданы документы Сверка взаиморасчетов в соответствии со списком участников взаиморасчетов. Сформированные документы можно сразу распечатать. Для печати документов установите флажок Выводить документы на печать и укажите количество экземпляров печатной формы документа Сверка взаиморасчетов.

Если по каким либо участникам взаиморасчетов были оформлены документы за данный период, то необходимо выбрать вариант работы с такими актами.

  • Если новые документы сверки создавать не надо, то надо установить флажок в поле Не создавать.
  • Если необходимо переоформить документы сверки, при этом оставить номер и дату формирования документа, то надо установить флажок в поле Перезаполнять и устанавливать статус Создана. В этом случае в документе будут заполнены данные по результатам новой сверки и документу сверки будет возвращен статус Создана.
  •  Если необходимо сформировать новый акт с новым номером и новой датой, то необходимо установить флажок Помечать на удаление. В этом случае предыдущий документ будет помечен на удаление и будет создан новый документ сверки взаиморасчетов.

Сформированный документы будут показаны в списке документов Сверки взаиморасчетов. Для сформированных документов будет указан статус Создан.

В процессе формирования сверки взаиморасчетов можно проанализировать данные о расчетах с контрагентами с помощью отчета Расчеты с партнерами. Отчет можно сформировать на двух этапах работы помощника.

■ Сводный отчет по всему списку партнеров, отобранному по установленным параметрам отбора, формируется по кнопке Расчеты с партнерами.
■ Детализированный отчет по каждому контрагенту можно сформировать на этапе формирования списка контрагентов. Отчет вызывается с помощью контекстного меню с выбором действия Расчеты с партнерами.



Печать акта сверки взаимных расчетов

Для печати данных по взаиморасчетам используется печатная форма Акт сверки взаимных расчетов. Печатная форма вызывается при нажатии на кнопку Печать.



В печатной форме отображается следующая информация.

  • Перечень первичных документов, оформленных между участниками взаиморасчетов. К первичным документам относятся все те документы, которые влияют на взаиморасчеты (накладные, платежные документы и т.д.). В перечень первичных документов также входят счета-фактуры и выставленные контрагенту счета на оплату.
  • Состояние задолженности на дату оформления сверки. Приводится перечень документов, по которым существует задолженность. Информация о задолженности может отображаться по нашим данным и данным контрагента.

Сформированную печатную форму акта сверки взаиморасчетов можно сохранить в виде присоединенного файла. После передачи информации о данных сверки взаиморасчетов контрагенту в документе Сверка взаиморасчетов устанавливается статус На сверке.

Согласование с контрагентом сверки взаиморасчетов

После проверки полученного акта сверки взаимных расчетов контрагент может прислать свои данные об остатках задолженности. Также контрагент может быть инициатором сверки и прислать свои данные для сверки его данных об остатках задолженности с нашими данными.
Информация об остатках задолженности по данным контрагента заполняется на странице Задолженность по данным контрагента.



Информация может быть заполнена вручную или путем корректировки наших данных о задолженности.

  • При заполнении данных вручную нажмите на кнопку Добавить и выберите из информационной базы расчетный документ, по которому существует задолженность по данным контрагента. В поле Описание документа введите наименование, номер дату документа по данным контрагента. Укажите валюту и сумму долга (Долг партнера или Наш долг).
    ■ При заполнении данных путем корректировки нажмите на кнопку Заполнить по данным организации. Будет заполнен список документов, по которым по нашим данным есть задолженность. Откорректируйте суммы задолженности в соответствии с данными контрагента. Уточните описание документа в соответствии с данными контрагента.

Важно. В качестве расчетных документов могут быть указаны документы: Заказ клиента, Реализация товаров и услуг, Заказ поставщику, Поступление товаров услуг, Отчет комитенту, Отчет комиссионера. В том случае, если расчетный документ, по которому возникла задолженность определить невозможно (например, аванс клиента без заказа, возврат товаров без документа реализации и т.д.), то информация о такой задолженности заполняется в поле Описание документа в произвольной форме и указывается сумма задолженности, информация о расчетном документе не заполняется.

Для просмотра данных о расхождениях используется отчет Сверка расчетов с контрагентами. Отчет вызывается с помощью соответствующей команды в панели навигации формы документа.



В отчете будут показаны расхождения между нашими данными и данными контрагента. Для детализации расчетов с контрагентами до уровня первичных документов используется отчет Расчеты с партнерами.



В отчете можно расшифровать суммы и детализировать данные до уровня первичных документов (расшифровка по регистратору). По результатам согласования с контрагентом можно сформировать печатную форму акта со списком расхождений. Для этого используется печатная форма Акт сверки взаимных расчетов (с задолженностью по данным контрагента).



Утверждение акта сверки

После согласования и корректировки Сверка взаиморасчетов утверждается, и для нее устанавливается статус Сверена. В программе предусмотрена возможность передачи задачи по утверждению акта сверки ответственному лицу.

  • Для формирования задачи нажмите на кнопку Создать на основании.
  • Выберите пункт Задание.
  • Будет сформирован новый бизнес-процесс Задание, предметом которого будет являться документ Сверка взаиморасчетов.

  • В качестве исполнителя укажите пользователя, который согласует задание.
  • При необходимости введите комментарий о сверке в текстовое поле.
  • Нажмите на кнопку Стартовать и закрыть.

Работа со списком сверок взаиморасчетов

В списке актов сверки можно установить отбор по конкретному менеджеру или по статусу документа Сверка взаиморасчетов: создана, на сверке, сверена.



Для изменения статуса нескольких документов Сверка взаиморасчетов необходимо выделить нужные документы в списке и выполнить команду Установить статус.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КАРТ ЛОЯЛЬНОСТИ (ДИСКОНТНЫХ КАРТ)

В программе предусмотрена возможность предоставления различных скидок (наценок) по картам лояльности. При этом можно применять как обезличенные, так и персонифицированные карты, как собственного производства, так и карты других производителей (например, социальные карты). По карте лояльности могут быть предоставлены как обычные, так и накопительные скидки. Использование механизма карт лояльности включается функциональной опцией Использовать карты лояльности.



Регистрация видов карт лояльности

Карты лояльности группируются в соответствии с используемыми на предприятии видами карт. Информация об используемых на предприятии видах карт лояльности регистрируется в соответствующем справочнике.



Для нового вида карты устанавливается статус Не согласовано. После принятии решения о вводе данного вида карты в обращение для нее устанавливается статус Действует и указывается период, в течение которого карты данного вида будут обслуживаться в торговом предприятии. При выводе данного вида карты из обращения для нее устанавливается статус Закрыто.

Для каждого вида карты заполняется следующая информация.



Тип карты
○ Штриховые (имеют 1 штриховой код)
○ Магнитные (имеют 1 магнитный код)
○ Смешанные (имеют 1 магнитный и 1 штриховой код)
Тип персонализации карты
○ Персонализированные. При использовании карт данного вида требуется указание партнера – держателя карты. Такие карты возможно использовать как накопительные, к ним можно привязывать скидки, имеющие условия За накопленный объем продаж.
○ Обезличенные. Такие карты не могут использоваться как накопительные.
Типы активации карты
○ Предварительная. Карты данного вида регистрируются до момента выдачи клиенту. Регистрация может производиться с помощью помощника регистрации карт лояльности. Такие виды карт рекомендуется использовать для персонализированных карт с анкетированием держателей карт.
○ При первом считывании в документе продажи. Карты регистрируются в момент оформления продажи клиенту. Такие виды карт рекомендуется использовать для внешних карт (Социальная карта москвича, карта конкурента) или для обезличенных карт.
Набор скидок (наценок). В табличной части заполняется информация обо всех возможных скидках (наценках), которые могут быть предоставлены по данному виду карты. Указанные скидки (наценки) будут действовать в соответствии с указанными в списке скидок (наценок) правилами совместного применения.
Шаблоны кодов карт лояльности. В табличной части Шаблоны кодов карт лояльности описывается множество кодов, которые могут иметь карты данного вида. Для магнитных карт указывается шаблоны магнитных карт и диапазоны магнитных кодов эмитированных карт.



В справочнике Шаблоны магнитных карт хранится информация, необходимая для идентификации вида карты по данным, считанных с дорожек карты и для выделения кода карты из информации, записанной на дорожках магнитной карты.

Регистрация карт лояльности

Для оповещения пользователя о возможности выдачи карты лояльности клиенту реализован способ предоставления скидки (наценки): Выдача карты лояльности. Для оповещения пользователя о прочих ситуациях, на которые следует обратить внимание, реализован способ предоставления скидки (наценки): Выдача сообщения.



Произвольные сообщения или информация о выдаче карты лояльности появляются после расчета скидок в документе при выполнении тех условий, которые зарегистрированы для данного типа скидок (наценок).



При получении сообщения пользователь может сразу выдать карту лояльности или отработать данное сообщение позднее. Список неотработанных сообщений хранится в документе (Показать непрочитанные сообщения). Пользователь в любой момент может просмотреть выданные сообщения. Для предотвращения повторной выдачи карты клиенту реализовано условие применения скидок (наценок): Карта лояльности не зарегистрирована.

Для выдачи карты лояльности пользователь нажимает на кнопку Выдать карту. При выдаче новой карты используется помощник ввода. На первом этапе работы помощника необходимо заполнить информацию о коде карты (можно считать эту информацию с карты, если подключен сканер штрихкода или считыватель магнитных карт).



После ввода кода карты программа автоматически определяет, к какому виду карты данная карта относится в соответствии с указанными диапазонами кодов для вида карты. Если данная карта является персонифицированной, то программа предложит зарегистрировать информацию о держателе карты (партнере). Предусмотрена также возможность печати анкеты для клиента-держателя карты.




После нажатия на кнопку Готово будет зарегистрирована новая карта в справочнике Карты лояльности. Помощник регистрации карт лояльности может быть также вызван:

  • При создании новой карты лояльности из списка карт лояльности.
  • По команде Зарегистрировать карту лояльности из панели действий подсистемы Маркетинг.
  • При вводе карты лояльности на основании партнера (Например, при потере карты).
  • При вводе карты лояльности на основании другой карты лояльности (потеря карты, замена карты).

Во всех этих случаях карта регистрируется с помощью помощника ввода новой карты аналогично тому, как это было описано ранее. Следует отметить, что при вводе новой карты на основании партнера персонифицированные данные будут заполнены автоматически в соответствии с данными партнера.

Замена карт лояльности

В программе предусмотрена процедура замены карты (например, серебряную карту можно заменить на золотую карту, золотую на платиновую и т.д.). Сообщение о том, что карту необходимо заменить выдается в момент оформления документа.

Пример. При покупке товаров клиент предъявил серебряную карту. Эта карта была считана в документе. После заполнения информации о купленных товарах, оказалось, что в соответствии с суммой накопления клиенту можно заменить серебряную карту на золотую. После расчета скидок будет выдано соответствующее сообщение.



Пользователь регистрирует выдачу клиенту золотой карты, используя помощник ввода. Текущую покупку клиенту может оформить по существующей карте или после выдачи золотой карты считать новую золотую карту и оформить текущую покупку уже по условиям, которые зарегистрированы для золотой карты. После проведения процедуры замены у серебряной карты данного клиента будет автоматически установлен признак Аннулирована.

При регистрации новой карты из списка партнера или списка карт лояльности программа предлагает выбрать, какую процедуру необходимо оформить: выдачу карты или замену карты. Если необходимо заменить конкретную карту лояльности, то можно воспользоваться кнопкой Создать на основании/Карта лояльности в списке карт лояльности.

МОНИТОРИНГ ЦЕЛЕВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

Подсистема Мониторинг целевых показателей позволяет своевременно выявлять «проблемные» участки при оперативном управлении бизнесом торгового предприятия и помогает руководителю принимать правильные управленческие решения. С помощью данной подсистемы руководитель может получить информацию по ключевым, интересующим его процессам. Структура целевых показателей настраивается в соответствии с особенностями ведения бизнеса в конкретном торговом предприятии.
Подсистема позволяет не только контролировать текущее состояние показателей. В соответствии с установленными пороговыми значениями показателя программа автоматически информирует руководителя в ситуациях, когда состояние показателя еще допустимое, но приближается к критичному значению (превентивное вмешательство). Также автоматически отмечаются те ситуации, когда показатель резко вышел за границы допустимого (вмешательство по факту наступления события).
Информация о текущем состоянии показателей может быть выведена на рабочий стол.

Данные для анализа доступны пользователям в разделе Мониторинг целевых показателей. Доступ к этому разделу имеют те пользователи, в профиль которых включена роль (доступное действие) Подсистема мониторинг целевых показателей. В программу включен дополнительный профиль групп доступа Участник управления по целям (дополнительный).



Состав показателей, которые будут применяться для анализа процессов торгового предприятия, настраивается руководством предприятия: финансовым аналитиком, директором предприятия и т.д. При этом предусмотрено разделение зон ответственности по настройке целевых показателей, которая определяется настроенными правами доступа.



Например, финансовому аналитику доступна возможность корректировки и добавления новых целей и вариантов их анализа, а руководитель отдела продаж сможет только добавлять новые варианты анализа, так как для него отключено право Добавление изменение целей и категорий целей. Программа поставляется с заполненным списком целевых показателей (структура целевых показателей) и различными вариантами для их анализа. Список целевых показателей и варианты анализа заполняется при обновлении информационной базы.

Пользователь, выполняющий настройку подсистемы мониторинга целевых показателей, может произвести установку целевых значений показателей или диапазонов, а также допустимых отклонений от них с учетом специфики деятельности предприятия и накопленного опыта управления. Цели и возможные отклонения от них индивидуальны для каждого предприятия. Данный вид настройки подсистемы может производиться регулярно в соответствии с частотой изменения целей, то есть критериев оценки состояния предприятия.

Настройка структуры целевых показателей

Программа поставляется с заполненной структурой целевых показателей и списком вариантов для их анализа. Пользователь может уточнить значения параметров анализа, добавить новые цели и целевые показатели, разработать свою структуру целей и целевых показателей. Настройку структуры целей, целевых показателей и вариантов их анализа производит администратор системы в соответствии с ранее подготовленной руководством предприятия моделью управления предприятием.

Настройка структуры целевых показателей и вариантов их анализа производится в справочнике Варианты анализа целевых показателей.



Структура целей представляет из себя дерево, на верхнем уровне которого находится те основополагающие цели ("мечты"), которые хотелось бы достичь руководителю предприятия. Каждая из этих основополагающих целей состоит из множества подцелей, успешное достижение которых и обеспечивает достижение основной цели.
Каждой цели соответствует один целевой показатель. Для каждого целевого показателя в соответствии с условиями достижения цели настраиваются соответствующие варианты анализа.

Для анализа целевых показателей используются различные варианты анализа, построенные с использованием схем компоновки данных. Пользователь может использовать готовые шаблоны схем компоновки данных или разрабатывать свои схемы компоновки данных. Для дополнительной детализации данных могут быть использованы все варианты отчетов конфигурации – как поставляемые, так и сохраненные пользователями. В справочнике хранятся как предопределенные целевые показатели и варианты их анализа (определенные разработчиками на этапе конфигурирования), так и те показатели и варианты анализа, которые определены пользователем.

Справочник разделен на две части.

  • В левой части показывается структура целевых показателей. Справочник Структура целей позволяет системно описывать модель управления предприятием путем задания ключевых целей и соответствующих целевых показателей, которые будут характеризовать степень достижения поставленных целей.
  • В правой части справочника для каждого целевого показателя определяются варианты анализа.

С помощью команд панели управления левой части списка можно отредактировать структуру целевых показателей: отредактировать существующий или добавить новый целевой показатель. С помощью команд управления правой части списка можно отредактировать и добавить новые варианты анализа для конкретного целевого показателя.

Настройка целевого показателя

Каждый целевой показатель описывается набором свойств, которые определяют форму и содержание результата, который будет отображен в Мониторе целевых показателей. Предусмотрена возможность просмотра результата после настройки показателя непосредственно из формы списка или из карточки показателя (кнопка Подробнее).

Для каждого целевого показателя заполняются следующие данные, которые определены в его форме.

  • Цель – полное наименование цели. В наименовании цели следует кратко и четко сформулировать бизнес-цель, которую планируется достичь. При формулировке цели следует использовать информацию о направлении ее изменений. Например: Рост прибыли, Снижение издержек и т.д. При формулировке цели рекомендуется использовать следующую форму: [Направление изменений] [Объект изменений].
  • Вышестоящая цель – вышестоящая цель (группа), к которой относится целевой показатель
  • Категория цели – использование категории целей позволяет группировать цели по перспективам управления в мониторе целевых показателей. Информация об используемых в программе категориях целей хранится в справочнике Категории цели. При автоматическом заполнении информационной базы создаются четыре категории целей: Финансы, Клиенты, Внутренние бизнес-процессы, Сотрудники и развитие. Список категорий целей может иметь иерархическую структуру. При необходимости список категорий может быть дополнен пользователем. Цели, которые заполняются автоматически (при первом запуске или при обновлении программы) относятся к категориям Финансы, Клиенты, Внутренние бизнес-процессы. Информацию по целям, которые относятся к категории Сотрудники и развитие, пользователь при необходимости может заполнить самостоятельно.
  • Цель измеримая – устанавливается флажок, который определяет измеримость цели. Измеримыми являются те цели, по которым можно однозначно получить информацию о достижении цели, то есть определить целевой показатель. Неизмеримыми являются те цели, для достижения которых требуется анализ нескольких целевых показателей. В справочнике Структура целей неизмеримые цели используются для группировки измеримых целей.
  • Целевой показатель – полное наименование целевого показателя.
  • Краткое наименование целевого показателя – сокращение, аббревиатура показателя. Используется при показе в мониторе.
  • Описание – содержит описание сути показателя.

В текстовом описании целевого показателя рекомендуется указывать следующую информацию.

  • Полное наименование показателя.
  • Международное наименование показателя, если оно есть.
  • Суть его измерения, а также те аспекты бизнеса, которые он затрагивает.
  • Ограничения расчета, если они есть.
  • Способы интерпретации тех или иных значений показателя, или его поведения.
  • Формула расчета – содержит текстовое представление формулы, используемой для расчета значений показатели. Может содержать замечания по ограничениям или особенностям расчета.
  • Целевой тренд – желаемое или объективное направление изменений значений показателя с течением времени. В зависимости от характера показателя целевой тренд может иметь следующие значения.

  • Минимизация значения. Желаемым результатом является минимальное значение показателя. Позитивной динамикой будет являться уменьшение показателя. Примером такого показателя может быть дебиторская задолженность клиентов, которая в идеальном варианте должна стремиться к нулю.
  • Максимизация значения. Желаемым результатом является максимальное значение показателя. Позитивной динамикой будет являться увеличение показателя. Примером такого показателя может быть выручка от продаж, которая должна увеличиваться каждый месяц.
  • Удержание в пределах допустимого диапазона. Желаемым результатом является удержание показателя в определенных рамках (диапазоне). Примером такого показателя может быть коэффициент ликвидности (финансовый коэффициент, равный отношению текущих (оборотных) активов к краткосрочным обязательствам (текущим пассивам)).
  •  Размерность. Размерность определяет те единицы, в которых измеряется показатель. Информация заполняется в виде текста. Для суммовых показателей размерность не указывается (поле становится невидимым). Валюта, в которой будут отображаться суммовые показатели, определяется при создании шаблона расчета целевого показателя (Валюта расчета).
  • Шаблон расчета целевого показателя. При настройке шаблона расчета показателя используются схема компоновки данных. Пользователю предоставляется упрощенная схема настройки. С помощью упрощенной схемы настройки пользователь может редактировать следующие настройки шаблона расчета показателя.
  • Задавать предопределенные параметры отбора данных в соответствии с параметрами, которые определены шаблоном расчета показателя и задавать те параметры отбора, некоторые из которых могут быть доступны для быстрого отбора пользователю при использовании данного шаблона (Отбор).
  •  Задавать значение параметров, если это предусмотрено шаблоном расчета показателя (Параметры).

Важно. При добавлении новой цели загружается произвольная схема компоновки данных с определенным набором параметров. В соответствии с назначением цели пользователь может выбрать нужную схему компоновки данных из списка поставляемых шаблонов (Выбрать шаблон) или создать свою схему компоновки данных, используя систему компоновки данных (Редактировать схему компоновки данных).

Настройка вариантов анализа целевого показателя

Для каждой цели можно настроить несколько различных вариантов анализа. Варианты анализа используются для различных способов анализа целевых показателей в виде динамики изменений, составляющих или сравнения с прошлым периодом. Результаты анализа могут быть представлены в кратком виде, в виде диаграммы или таблицы. Для каждого вида анализа заполняется информация о тех границах целевых показателей (максимум, минимум, диапазон), в которых необходимо осуществлять контроль целевого показателя. Предусмотрена возможность прогнозирования данных, а также сравнение с аналогичными данными прошлых периодов. Для показателя можно настроить список отчетов для расшифровки данных, а также определить список тех пользователей, которым будет доступен просмотр информации о результатах анализа целевого показателя.



В варианте анализа настраиваются следующие параметры.

Наименование варианта

Для каждого варианта анализа следует указывать уникальное наименование, в котором кратко указывается суть варианта анализа и особенности его применения.
Предусмотрена возможность автоматического формирования наименования варианта анализа на основании заполненных данных в форме варианта анализа. Для автоматического заполнения используется кнопка с пиктограммой справа от поля Наименование (команда Заполнить по шаблону). Наименование формируется в соответствии с шаблоном [Тип анализа] [Значение] [?Валюта] [?Объект анализа] [Метод расчета] [?Установлены отборы]. Знаком вопроса отмечены те части шаблона, которые заполняются опционально. Например, информация об установленных отборах будет заполняться только в том случае, если отборы установлены, а информация о валюте будет заполняться только для суммовых показателей.

Важно. Автоматическое заполнение наименования варианта анализа возможно только после того, как заполнены все необходимые поля для его автоматического заполнения. Если не все поля заполнены, то кнопка автоматического формирования наименования по шаблону недоступна для использования.

Типы анализа

При настройке варианта анализа можно применять различные типы анализа в зависимости от сути целевого показателя. В программе предусмотрены следующие типы анализа.

  • Динамика изменений. Этот тип анализа применяется в том случае, если необходимо проанализировать динамику изменения показателя за определенный период. Для данного типа анализа необходимо указать период, за который надо контролировать динамику изменения (Период) и дискретность измерения показателя (Периодичность контроля).
    Пример. Необходимо в течение квартала каждую неделю контролировать динамику изменения выручки торгового предприятия. Для целевого показателя Выручка устанавливается тип анализа - Динамика изменений, период - Этот квартал, периодичность контроля - неделя. В качестве значения показателя используется выручка по компании в целом.
  • Покомпонентное сравнение (структура). Этот тип анализа применяется в том случае, если необходимо произвести сравнительный анализ данных по объектам анализа (организация, партнер, менеджер, виды номенклатуры и т.д.). Для данного типа анализа указывается период анализа, объект анализа и значение целевого показателя.
    Пример. Необходимо определить какова доля выручки каждой организации в общем объеме выручки торгового предприятия за текущий месяц. Для целевого показателя Выручка устанавливается тип анализа - Покомпонентное сравнение (структура) , период - Этот месяц, объект анализа - Организация, значение -Выручка по организации.
  • Измерение текущего состояния. Данный тип анализа показывает индикатор текущего состояния показателя. То есть, насколько текущее состояние показателя близко к намеченной цели. В индикаторе наглядно показывается положение стрелки на шкале индикации: насколько мы отклонились от намеченной цели (позитивное или негативное отклонение).
    Пример. Необходимо, чтобы остатки наличных средств во всех кассах были на уровне 100000 рублей. Допустимые отклонения 10% ( по 10000 рублей) в обе стороны. В варианте анализа указывается период, на конец которого будут анализироваться данные, а также устанавливается граничное значение целевого показателя (1000000 рублей), позитивное и негативное отклонение (10%).
  • Сравнение с прошлым периодом. Этот тип анализа применяется в том случае, если необходимо сравнить состояние целевого показателя в текущем периоде с данными предыдущего периода (предыдущий месяц, аналогичный период прошлого года и т.д.). В варианте анализа устанавливается текущий период анализа (Период) и период с которым будут сравниваться данные (Период сравнения). При анализе данных текущего и прошлого периода используется одна и та же периодичность контроля.

Определение периода анализа целевого показателя

Информация о том, за какой отрезок времени следует анализировать данные для расчета целевого показателя, определяется в поле Период. Если в соответствии с типом анализа необходимо произвести сравнение с предыдущим периодом, то дополнительно задается информация о том периоде, за который необходимо анализировать данные для расчета целевого показателя в предыдущем периоде - Период сравнения. В качестве периода для сравнения можно указать аналогичный предыдущий период или аналогичный период прошлого года. Период сравнения можно задать произвольным образом. При этом для получения адекватных данных необходимо следить, чтобы основной период и период сравнения не пересекались, и период сравнения был расположен на оси времени раньше, чем основной период,

Периодичность контроля

Периодичность контроля используется при любом типе анализа для определения тенденции изменения целевого показателя (рост значения показателя, снижение значения показателя, не изменилось). Сравнение происходит с предыдущим значением, рассчитанным в соответствии с заданной периодичностью. Для каждого целевого показателя необходимо настроить периодичность контроля в соответствии с сутью данного показателя.

Пример. Анализ остатков наличных денежных средств в кассах целесообразно производить ежедневно (Периодичность контроля - день), а сравнительный анализ продаж в удаленных розничных магазинах следует производить с периодичностью неделя, так как магазины еженедельно отчитываются за проданные товары. При анализе остатков в кассах будет анализироваться рост денежных средств по сравнению с прошлым днем, а при анализе данных по магазинам будет происходить сравнение данных о продажах товаров с данными о продажах прошлой недели.

Периодичность контроля также влияет на шаг дискретности данных при использовании типа анализа Динамика изменений.

Объект анализа

Объект анализа используется при решении задач сравнения данных в разрезе различных объектов, то есть определения доли каждого объекта в целевом показателе.
Объект анализа используется только при типе анализа Покомпонентное сравнение (структура). Список объектов анализа для выбора в форме варианта анализа целевого показателя определяется на этапе создания шаблона расчета целевого показателя.

Значение показателя

Значение показателя определяет тот вариант расчета, который применяется при расчете показателя. Для одного и того же показателя могут применяться разные варианты расчета.
Список значений показателя определяется на этапе создания шаблона настройки расчета показателя, то есть при разработке схемы компоновки данных. При создании нового варианта анализа показателя значение показателя заполняется только в том случае, если для показателя предусмотрено только одно значение.

Для показателей можно применить один из методов расчета.

  • Сумма - значение показателя определяется в каждой точке расчета в соответствии с установленной периодичностью контроля. Например, определяется расход наличных денежных средств в течение каждого дня.
  • Сумма нарастающим итогом - значение показателя определяется с учетом ранее накопленных значений.

При расчете значения показателя можно использовать кратность значения. При больших суммах (количествах) следует выражать значение показателей в тысячах или миллионах. При этом можно определить количество знаков после запятой (0, 1, 2, 3).

Определение границ контроля целевых показателей

Границы контроля целевых показателей определяются в отдельном списке, который открывается командой Целевые значения (диапазоны).



Целевые значения (диапазон) являются периодическими и действует с момента указанной в значении даты до момента ввода следующего значения показателя.
Заполнение значений показателя зависит от того, какой целевой тренд (достижение цели) установлен для показателя. В соответствии с этим определяется вид целевого значения (значение или диапазон) и способы его заполнения.

  • Если достижением цели является стремление к получению максимального или минимального значения (значение), то заполняется информация о конкретном значении цели. Позитивное и негативное отклонение указывается по отношению к этому значению.
  • Если достижением цели является удержание значения в определенном диапазоне (диапазон), то позитивное отклонение указывается по отношению к максимальному значению диапазона, а негативное отклонение по отношению к минимальному значению диапазона.

Отклонения можно указывать, как в абсолютном, так и в относительном (процентном отношении).

Пример. Выручка предприятия в течение недели может колебаться в пределах от 100 до 200 тысяч рублей. Снижение выручки до 100 тысяч рублей является критичной и необходимо применять необходимые меры. Для решения этой задачи необходимо заполнить следующие параметры.

  • Для цели должен быть установлен целевой тренд- Максимизация значения. В виде целевого значения будет установлено Значение.
  • Следует установить следующие значения.
    ■ Вид отклонения от целевого значения – Относительное %.
    ■ Граничное позитивное отклонение - можно установить любое значение, большее максимума. Например, 50%
    ■ Приведенное отклонение - рассчитывается автоматически. Будет установлено равным 300.
    ■ Граничное негативное отклонение – 50%
    ■ Приведенное отклонение- рассчитывается автоматически и определяет то критичное значение, которое будет контролироваться. Будет установлено, равным 100 тысяч.

Список диаграмм, доступных для анализа целевого показателя

Список диаграмм, доступных для анализа целевого показателя определяется тем, какой тип анализа указан для варианта анализа целевого показателя.

  • Если необходимо посмотреть динамику изменений выручки, то следует выбрать диаграмму в виде графика.
  • Если необходимо сравнить выручку в разрезе менеджеров или организаций (покомпонентное сравнение), то следует выбрать круговую диаграмму или гистограмму. При анализе отклонения текущего значения от заданного (измерение текущего значения) следует выбрать вид диаграммы - измерительная.
  • При сравнении данных с прошлым периодом следует выбрать диаграмму в виде гистограммы.

Прогнозирование значений показателя

Прогнозировать значение показателя можно только в том случае, если применяются типы анализа Динамика изменений и Сравнение с прошлым периодом.
Для расчета прогнозных значений показателя выполните следующие действия.

  • Установите флажок Рассчитывать прогноз.
  • Укажите количество периодов контроля, за который будут анализироваться данные для составления прогноза (Глубина).
  • Укажите горизонт прогноза - количество периодов, кратных периодичности контроля, на которые система рассчитает прогнозные значения показателя.

Период актуальности расчета

Значения показателя будут актуальны в течение того периода, который задан в параметре Период актуальности расчетов.

Пример. Период актуальности расчетов задан один час. Это означает, что значение показателя будет рассчитываться каждый час. При запуске монитора руководителя анализируется следует ли рассчитывать данный показатель. Если со времени последнего расчета показателя прошло более часа, то система произведет перерасчет показателя.

Определение пользователей, которым будет доступен данный вариант анализа

Для каждого варианта анализа определяется список тех пользователей, которым будет доступен данный вариант анализа. Список пользователей определяется в отдельном диалоговом окне, который открывается при нажатии кнопки настроить (посмотреть/изменить) в поле Настройка доступности.



При настройке доступности пользователь может выполнять следующие дополнительные действия.

  • Просматривать пользователей в виде иерархии (по структуре предприятия) или в виде списка (команда Только выбранные)
  • Включать/выключать доступность варианта анализа, как для отдельных пользователей, так и целым подразделениям, а также использовать команды Отметить все или Снять отметки.
  • Задавать вариант отображения по умолчанию - кратко, диаграмма, таблица.

Настройка вариантов отбора

Для каждого варианта анализа можно указать конкретный вариант отбора. Параметры отбора настраиваются в отдельном диалоговом окне, которое открывается при выборе команды настроить (посмотреть/изменить) в поле Отборы.



Список параметров, по которым можно произвести отбор, определяется теми параметрами, которые определены при создании шаблона настройки расчета целевого показателя.

Определение списка отчетов для детального анализа целевого показателя

Для каждого варианта анализа можно настроить список отчетов для детального анализа данных. Эти отчеты будут показаны в качестве дополнительного детального анализа в мониторе целевых показателей.



Оформление данных

Для изменения настроек оформления данных используется кнопка "настроить" (посмотреть/изменить) в поле Настройки оформления. Будет показано дополнительное диалоговое окно, в котором перечислена используемая цветовая гамма для диаграмм и показателей.



Пользователь может изменить цветовую гамму в соответствии со своими предпочтениями. Для восстановления стандартной цветовой гаммы используется кнопка Стандартные настройки оформления.

Контроль и анализ данных с помощью монитора целевых показателей

Монитор показателей вызывается из раздела Мониторинг целевых показателей с помощью команды Монитор показателей.
Анализ данных производится в соответствии с установленными параметрами заданных целевых показателей и вариантов их анализа.

Настройка монитора показателей

Список показателей в мониторе определяется индивидуально для каждого пользователя программы на этапе ввода информации о вариантах анализа показателей.
Настройка списка показателей и способа их отображения производится в отдельном диалоговом окне, который вызывается по кнопке Настройка. Список настроек разделен на две страницы. На первой странице настроек (Настройки) определяются персональные настройки пользователя.



Пользователь может настроить порядок группировки показателей, вариант отображения, порядок автоматического обновления и т.д. На второй странице Варианты анализа пользователю показывается список доступных ему вариантов анализа.



Пользователь может уточнить этот список, сняв отметку у тех вариантов анализа, которые он не хочет видеть в мониторе целевых показателей.
Для каждого показателя можно настроить несколько вариантов отображения в мониторе: Кратко, Диаграмма, Таблица. В случае использования таблицы можно дополнительно указывать суммарный итог по данным, представленным в таблице (Итого). При варианте отображения Кратко могут быть показаны дополнительные детали.

Мониторинг значений показателей

Предполагается, что мониторинг значений показателей для оперативного управления предприятием будет производиться руководителем предприятия и руководителями подразделений регулярно. При этом предполагается несколько сценариев мониторинга значений показателей.



Основным сценарием работы является мониторинг значений показателей на предмет анализа отклонения показателей от установленных целей. Такой сценарий использования предполагает установку целей – допустимых целевых значений или допустимых диапазонов значений показателей (Целей), а также допустимых отклонений от них. Цели и допустимые отклонения от них определяются вручную исходя из накопленного опыта и/или существующих регламентов организации.
При таком сценарии подсистема будет автоматически определять статусы/состояния показателей

Допустимое значение;
Недопустимое значение;
Цель достигнута.

Состояние показателя Неопределенно, будет отображаться только в случае невозможности расчета его значения (недостаточно данных; отборы показателя, приводят к пустому результату). Также система будет автоматически определять характер изменений.

Рост, позитивная динамика;
Рост, негативная динамика;
Рост, в пределах допустимого диапазона;
Падение, позитивная динамика;
Падение, негативная динамика;
Падение, в пределах допустимого диапазона;
Без изменений.

При установленной в мониторе показателей группировке показателей По важности показатели будут попадать в соответствующую группу.

  • Критические. В эту группу программа включает только показатели со статусом Недопустимое значение. По показателям в данной группе требуется экстренное вмешательство руководителя. Данная группа отображается красным цветом.
  • Важные. В эту группу программа включает показатели с негативной динамикой. Статус показателя может принимать одно из двух значений – Допустимое значение или Цель достигнута. По показателям данной группы, как правило, не требуется экстренное вмешательство, но в любом случае следует оперативно выяснить причины негативной динамики и устранить их. Данная группа отображается оранжевым цветом.
  • К сведению. В эту группу программа включает показатели с позитивной динамикой или ее отсутствием. Статус может принимать одно из двух значений: Допустимое значение или Цель достигнута. По показателям данной группы, как правило, не требуется вмешательство. Если показатель продолжительное время находится в данной группе, то возможно есть смысл пересмотреть цели. Данная группа отображается зеленым цветом.

При анализе данных с помощью монитора показателей можно.

  • Выявить те показатели, которые находятся на грани риска - показатель еще имеет статус Приемлемое значение или Цель достигнута, но тренд стал «плохим»
  • Расследовать ситуации по показателям, которые перешли эту грань, то есть значение показателя вышло за определенные пределы (статус Неприемлемое значение).

Предусмотрена возможность показа в мониторе только важных показателей и требующих внимания (Статус Критические и важные).
На приведенном рисунке приведены примеры анализа динамики показателей по установленным целям в различные моменты времени.



Из рисунка видно, что если тренд имеет значение Максимизация, то программа будет сигнализировать о том, что необходимо обратить внимание на данный показатель, если он принимает значение, которое не входит в указанный целевой диапазон и этот показатель ниже того значения, которое определено в качестве граничного негативного отклонения. Если тренд имеет значение Минимизация, то тогда недопустимым будет являться повышенное значение показателя, которое не входит в указанный целевой диапазон. Предусмотрена возможность проводить анализ показателей и по упрощенному варианту, без установки допустимых целей: целевых значений или допустимых диапазонов значений показателей, а также допустимых отклонений от них.

При таком сценарии подсистема не будет определять статусы/состояния показателей – Допустимое значение, Недопустимое значение, Цель достигнута. Состояние показателя всегда будет Неопределенно.Тем не менее, программа при таком режиме работы будет автоматически определять характер изменений:

Рост.
Падение.
Без изменений.

Для расследования ситуации по изменению показателей программа позволяет детализировать информацию по показателю.



Предусмотрены следующие варианты детализации информации для более углубленного анализа.

  • Анализ информации с помощью дополнительных отчетов, которые предусмотрены для данного показателя (Отчеты).
  • Факторный анализ, то есть анализ тех показателей, которые связаны с анализируемым показателем (Взаимосвязи).
  • Анализ детальной информации по показателю: описание показателя, формула его расчета, установленные цели т.д. (Анализ показателя).
  • Изменение периодичности показа данных (Периодичность).
  • Формирование отчета в разрезе дополнительной аналитики (Объект анализа). Пользователь может «на ходу» изменить объект анализа, если это предусмотрено для варианта анализа. Например, в качестве объекта анализа была указана организация, а необходимо проанализировать данные в разрезе менеджеров.

Если информация, которая содержится в мониторе показателей, может потребоваться в условиях, когда доступ к программе невозможен (например, совещание или поездка), то можно распечатать Сводный отчет (кнопка на панели действий монитора) или форму Анализ показателя. Для экспресс-оценки состояния процессов в торговом предприятии предусмотрена отдельная форма Текущее состояние показателей, которая может быть размещена на рабочем столе пользователя.



ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ И АНАЛИЗА

Добавлены дополнительные варианты отчетов, которые формируют данные в виде диаграмм. Дополнительные отчеты добавлены в соответствующие разделы учета.
Добавлены следующие варианты отчетов.

  • Анализ продаж по регионам (диаграмма)
  • Расчеты с клиентами - структура долгов (диаграмма)
  • Структура дебиторской задолженности по срокам долга (диаграмма)
  • Структура кредиторской задолженности (диаграмма)
  • Сравнение доходов и расходов по партнерам (диаграмма)
  • Сравнение доходов и расходов по подразделениям

Информация в отчетах может быть представлена в виде диаграммы и таблицы. В быстрых настройках отчета предусмотрена возможность отбора данных по параметрам, соответствующей конкретной диаграмме и изменения вида диаграммы.



Для более детальной настройки используется отдельное диалоговое окно, которое открывается по кнопке Настройка.



Пользователь может настроить режим отображения диаграммы, установить сортировку данных в отчете, настроить условное оформление показателей и т.д.
В качестве одной из настроек отчета предусмотрена возможность указания базового значения. Установка базового значения позволяет определить список тех показателей, которые имеют положительные или отрицательные отклонения от базового значения. Например, необходимо определить список тех регионов, выручка по продажам в которых превысила миллион рублей. В этом случае следует установить те настройки, которые указаны на рисунке.



В качестве базового значения необходимо установить значение 1 000 000. Можно также настроить условное оформление диаграммы таким образом, чтобы суммы свыше миллиона рублей отображались другим цветом. Сформированный при указанных настройках отчет будет иметь вид, показанный на рисунке.



ИНТЕГРАЦИЯ С ТОРГОВЫМ ОБОРУДОВАНИЕМ В РЕЖИМЕ OFF-LINE

Оформление продаж при подключении ККМ в режиме OFF-LINE

Работа в режиме OFF-LINE предполагает автономную работу на кассе (POS-терминале), без подключения к компьютеру. При работе в режиме OFF-LINE в начале кассовой смены производится загрузка позиций номенклатуры в ККМ из информационной базы, далее касса работает автономно, регистрируя продажи товаров розничным покупателям. В конце смены в информационную базу загружается сводный отчет о розничных продажах за день.
Оформление розничных продаж с помощью ККМ, работающей в режиме OFF-LINE состоит из следующих этапов.

  • Настройка работы ККМ
  • Выгрузка данных о товарах в ККМ
  • Оформление продаж розничным покупателям и формирование отчета о продажах товаров в автономном режиме
  • Загрузка данных о продажах товаров в информационную базу программы

Настройка работы ККМ

Для того, чтобы в программе можно было регистрировать продажи в режиме OFF-LINE в настройках параметров учета, на странице Розничные продажи, необходимо установить флажок Использовать обмен с подключаемым оборудованием OFF-LINE (в этой же форме на странице Общие настройки предварительно должен быть установлен флажок Использовать подключаемое оборудование).



Далее, перед началом работы, необходимо произвести подключение ККМ OFF-LINE в настройках торгового оборудования - указать программно-аппаратный комплекс под управлением которого работает касса и параметры его подключения. Эта операция выполняется в списке Подключение и настройка оборудования. Список открывается командой панели навигации Подключаемое оборудование, раздела Администрирование. По команде списка Создать можно приступить к регистрации нового оборудования.



В форме следует заполнить следующие поля:

  • Тип оборудования – из выпадающего списка следует выбрать значение ККМ Offline.
  • Обработчик драйвера – в поле из выпадающего списка следует выбрать аппаратно-программный комплекс, под управлением которого, осуществляется работа кассы.
  • Правило обмена – для товаров, выгружаемых на кассу, можно создать правило (установить отбор), по которому эти товары будут загружаться на кассу. Если правила еще не создавались в программе, то их можно создать в процессе настройки. Подробнее о создании правил обмена см. далее.
  • Рабочее место – необходимо выбрать рабочее место из справочника Рабочие места. При первом запуске конфигурация создаст одно рабочее место, которое можно использовать по умолчанию. К рабочему месту привязываются все настройки оборудования.
  • Наименование – наименование подключаемого оборудования. Поле заполняется автоматически, после заполнения предыдущих полей. Можно установить собственное наименование.

После выполнения команды Записать и закрыть будет открыта форма настройки параметров обмена. В дальнейшем форму настройки параметров можно открыть по команде списка Настроить (предварительно выделив в списке необходимое оборудование).



В форме необходимо задать следующие параметры обмена:

  • База товаров – в поле задается путь и имя файла с базой товаров. Файл будет сгенерирован программой в процессе выгрузки товаров на кассу. Как правило, аналогичный путь и имя файла необходимо указать и в кассовом программном обеспечении. Более подробно см. документацию к программе, установленной на кассе (например, Атолл: Рабочее место кассира).
  • Флаг выгрузки – в поле задается путь и имя файла флага выгрузки. Файл будет сгенерирован программой после выгрузки товаров на кассу. Как правило, аналогичный путь и имя файла необходимо указать и в кассовом программном обеспечении. По наличию данного файла кассовая программа может определить факт выгрузки для нее базы товаров и приступить к ее загрузке. Более подробно см. документацию к программе, установленной на кассе.
  • Файл отчета – в поле задается путь и имя файла с отчетом о продажах. Файл будет сгенерирован кассой (обычно, после закрытия кассовой смены) и загружен в программу (подробнее см. далее). Как правило, аналогичный путь и имя файла необходимо указать и в кассовом программном обеспечении. Более подробно см. документацию к программе, установленной на кассе.

Поля группы Драйвер и Версия заполнять не нужно. Далее, после настроек в списке подключаемого оборудования, необходимо добавить информацию о кассе ККМ, работающей в режиме OFF-LINE в справочнике Кассы ККМ. Справочник можно открыть соответствующей командой в разделе Нормативно-справочная информация (группа команд Предприятие).



В карточке Кассы ККМ нужно указать организацию и валюту, которую принимает касса. В поле Тип кассы выбрать значение ККМ Offline. Поле Склад заполнится автоматически после заполнения поля Оборудование (из правила обмена). В поле Оборудование необходимо выбрать кассу offline созданную на предыдущем шаге настройки. Поле Наименование может быть заполнено значением по умолчанию из выпадающего списка.

Выгрузка данных о товарах в ККМ

Загрузка позиций номенклатуры в кассу ККМ производится в форме Обмен с подключаемым оборудованием Offline (раздел Продажи, группа команд Розничные продажи), на странице списка ККМ Offline.



В списке содержится список касс offline, которые были созданы на этапе настройки оборудования. Список можно отфильтровать по складу, правилу выгрузки и по признаку подключенного оборудования. Перед обменом, если на этапе настройки оборудования для него не было задано правило обмена (информация об этом будет отражена в списке), то необходимо создать правило. Создать новое правило или указать уже существующее можно в карточке подключаемого оборудования. Карточку можно открыть в списке обмена. Можно назначить одно и то же правило для нескольких ККМ ( команда списка Назначить правило для выделенных). Открыть и отредактировать уже созданное правило можно по команде списка Открыть правило.



В карточке правила обмена необходимо задать наименование, в поле Тип подключаемого оборудования выбрать значение ККМ Offline, обязательно указать склад. Для товаров выгружаемых в кассу программа автоматически присваивает код, а в правиле можно ограничить список товаров, указав Максимальный код. В правиле можно установить отбор номенклатуры, например, можно загружать только те позиции номенклатуры, которые имеются в наличии на указанном складе (отбор Только имеющиеся на складе).

По гиперссылке Показать список товаров для редактирования можно открыть список товаров участвующих в обмене с ККМ (в соответствии с установленным фильтром). В списке можно отредактировать автоматически назначенный код товару (под которым товар будет загружен в кассу). По команде Администрирование – Удалить свободные коды в конце списка из конца списка будут удалены строки с пустой номенклатурой. При заполнении списка производится проверка наличия у товара штрих-кода и значения цены. Значение цены проверяется по тому типу цен, который указан в карточке выбранного склада. Если для отобранных товаров не установлены цены или штрих-код, то информация об этом отображается в соответствующих колонках списка. Если в правиле задано ограничение списка по максимальному коду, то товары с кодом превышающим максимальный участвовать в обмене не будут и будут выделены в списке красным цветом. По команде Обновить список товаров участвующих в обмене с ККМ будет записан.
Предусмотрена также возможность очистки списка товаров в ККМ и загрузки нового списка товаров в соответствии с новыми правилами загрузки (команды списка обмена Все действия – Очистить и Все действия – Перезагрузить).

Посмотреть список товаров, подготовленных для выгрузки можно по команде списка обмена Посмотреть список товаров. В форме просмотра можно установить отбор по товарам: Все, Измененные (устанавливается при открытии формы по умолчанию), С ошибками (без цены и/или штрих-кода). Так же можно выгрузить измененные товары в ККМ, очистить и полностью перезагрузить ККМ, распечатать список товаров с кодами ККМ, распечатать ценники товаров ККМ. Информация о товарах выгружается по команде Выгрузить товары. Информация выгружается в файл, который указан для данной кассы в параметрах настройки торгового оборудования (поле База товаров).



Перед первой выгрузкой все товары, которые удовлетворяют правилам выгрузки, помечаются как измененные (пиктограмма Внимание). При последующих выгрузках в список для выгрузки попадают только те товары, по которым изменились параметры: вновь зарегистрированные товары, товары, по которым изменилась цена, штрих-код. В этом случае в списке обмена пиктограммой Внимание помечаются, и кассы, чьи товары были изменены. По команде Автоматический обмен можно задать интервал, через который программа будет выполнять обмен (выгрузку и загрузку) в автоматическом режиме. Если выгрузка осуществляется в ручном режиме, то рекомендуется выгружать товары на кассу при изменениях цены/штрих-кода товара размещенного в торговом зале, а так же при появлении нового товара подпадающего под существующие правила обмена (операции переоценки, инвентаризации, поступления нового товара).

Оформление продаж розничным покупателям и формирование отчета о продажах товаров в автономном режиме

Чеки ККМ пробивается на кассе ККМ в автономном режиме. В конце смены производится закрытие кассовой смены на ККМ и информация о проданных товарах регистрируется в виде отчета. Этот отчет записывается в файл отчета, определенный в настройках (в параметрах обмена) торгового оборудования. О работе на ККМ более подробно см. документацию к программе, установленной на кассе.

Загрузка данных о продажах товаров

После закрытия кассовой смены на автономной кассе и формировании файла отчета о продажах, можно загрузить его в программу. Загрузка файла отчета выполняется в форме Обмен с подключаемым оборудованием Offline (раздел Продажи, группа команд Розничные продажи), на странице списка ККМ Offline по команде Загрузить отчет о продажах. После выполнения команды вся информация о проданных товарах фиксируется в документе Отчет о розничных продажах.


Оформление розничных продаж весового товара с использованием электронных весов

В программе предусмотрена возможность оформления розничных продаж весовых товаров. При продаже весовых товаров могут быть использованы электронные весы. При этом предусмотрено два режима работы:

  • Взвешивание товаров и печать этикетки происходит на удаленных весах (весы работают в режиме Offline)
  • Взвешивание товаров происходит в момент оформления продажи товаров (весы работают в режиме Online).

В режиме работы весов Offline, программа формирует и загружает список весового товара в весы (в комплексы этикетирования). Взвешенный и проэтикетированный в торговом зале товар продается через кассу так же как и штучный товар. В режиме работы весов Online, весы должны быть подключены к компьютеру установленном на рабочем месте кассира. Кассир в процессе оформления продажи весового товара (с помощью документа Чек ККМ) имеет возможность взвесить товар на весах и получить от них вес товара, при этом автоматически заполнится колонка Количество в документе Чек ККМ. В остальном работа кассира при продаже весового товара ничем не отличается от работы при продаже штучного товара.

Работа весов в режиме Offline

Работа с весами в режиме Offline предполагает следующие этапы:

  • Настройка работы весов.
  • Выгрузка данных о товарах в весы.
  • Взвешивание и этикетирование товара.
  • Продажа весового этикетированного товара на кассе.
Настройка работы весов

Для того, чтобы в программе можно было работать с весами режиме Offline в настройках параметров учета, на странице Розничные продажи, необходимо установить флажок Использовать обмен с подключаемым оборудованием Offline (в этой же форме на странице Общие настройки предварительно должен быть установлен флажок Использовать подключаемое оборудование). Далее, перед началом работы, необходимо произвести подключение весов Offline в настройках торгового оборудования. Эта операция выполняется в списке Подключение и настройка оборудования. Список открывается командой панели навигации Подключаемое оборудование, раздела Администрирование. По команде списка Создать можно приступить к регистрации нового оборудования.



В форме следует заполнить следующие поля:

  • Тип оборудования – из выпадающего списка следует выбрать значение Весы с печатью этикеток.
  • Обработчик драйвера – из выпадающего списка следует выбрать значение ACOM:Весы с печатью этикеток.
  • Правило обмена – для товаров, выгружаемых в весы, можно создать правило (установить отбор), по которому эти товары будут загружаться на кассу. Если правила еще не создавались в программе, то их можно создать в процессе настройки. Подробнее о создании правил обмена см. далее.
  • Рабочее место – необходимо выбрать рабочее место из справочника Рабочие места. При первом запуске конфигурация создаст одно рабочее место, которое можно использовать по умолчанию. К рабочему месту привязываются все настройки оборудования.
  • Наименование – наименование подключаемого оборудования. Поле заполняется автоматически, после заполнения предыдущих полей. Можно установить собственное наименование.

После выполнения команды Записать и закрыть будет открыта форма настройки параметров обмена. В дальнейшем форму настройки параметров можно открыть по команде списка Настроить (предварительно выделив в списке необходимое оборудование).



В форме необходимо заполнить поле База товаров. В поле задается путь и имя файла с базой товаров. Файл будет сгенерирован программой в процессе выгрузки товаров в весы. Более подробно см. документацию к весам. Поля группы Драйвер и Версия заполнять не нужно.

Выгрузка данных о товарах в весы

Загрузка позиций номенклатуры в весы производится в форме Обмен с подключаемым оборудованием Offline (раздел Продажи, группа команд Розничные продажи), на странице списка Весы с печатью этикеток.



В списке содержится список весов подключенных в программе в режиме offline. Список можно отфильтровать по складу, правилу выгрузки и по признаку подключенного оборудования.Перед обменом, если на этапе настройки оборудования для него не было задано правило обмена (информация об этом будет отражена в списке), то необходимо создать правило. Создать новое правило или указать уже существующее можно в карточке подключаемого оборудования. Карточку можно открыть в списке обмена. Можно назначить одно и то же правило для нескольких весов ( команда списка Назначить правило для выделенных). Открыть и отредактировать уже созданное правило можно по команде списка Открыть правило.



В карточке правила обмена необходимо задать наименование, в поле Тип подключаемого оборудования выбрать значение Весы с печатью этикеток, обязательно указать склад. Для товаров, загружаемых в весы, программа автоматически присваивает код, а в правиле можно ограничить список загружаемых товаров, указав Максимальный код. Так же необходимо указать Префикс весового товара. Префикс устанавливается в качестве второй цифры штрих-кода (слева) весового товара. Первая цифра штрих-кода весового товара всегда двойка. Таким образом, по первым двум цифрам штрих-кода касса может различать весовой и штучный товар. О значении, которое должно быть установлено в поле Префикс весового товара более подробно см. документацию к кассе или программному обеспечению, установленному на кассу. Так же в правиле обмена необходимо указать единицу измерения веса (выбрать единицу измерения с заполненным полем Тип единицы измерения значением Весовая). В загрузке весов будут принимать участие товары только с такой же единицей измерения.

В правиле можно установить отбор номенклатуры, например, можно загружать только те позиции номенклатуры, которые имеются в наличии на указанном складе (отбор Только имеющиеся на складе). По гиперссылке Показать список товаров для редактирования можно открыть список товаров участвующих в загрузке весов (в соответствии с установленным фильтром). В списке можно отредактировать автоматически назначенный код товару (под которым товар будет загружен в весы). По команде Администрирование – Удалить свободные коды в конце списка из конца списка будут удалены строки с пустой номенклатурой. При заполнении списка производится проверка наличия у товара цены. Значение цены проверяется по тому типу цен, который указан в карточке выбранного склада. Штрих-код для весового товара будет сформирован в процессе выгрузки автоматически и предварительно формировать его не требуется. Если в правиле задано ограничение списка по максимальному коду, то товары с кодом превышающим максимальный участвовать в обмене не будут и будут выделены в списке красным цветом. По команде Обновить список товаров участвующих в загрузке весов будет записан.



Посмотреть список товаров, подготовленных для выгрузки можно по команде списка обмена Показать список товаров. В форме просмотра можно установить отбор по товарам: Все, Измененные (устанавливается при открытии формы по умолчанию), С ошибками (без цены и/или штрих-кода). Предусмотрена также возможность очистки списка товаров в весах и загрузки нового списка товаров в соответствии с новыми правилами загрузки (команды списка обмена Все действия – Очистить и Все действия – Перезагрузить).

Информация о товарах выгружается по команде Выгрузить товары. Информация выгружается в файл, который указан для весов в параметрах настройки торгового оборудования (поле База товаров). Перед первой выгрузкой все товары, которые удовлетворяют правилам выгрузки, помечаются как измененные (пиктограмма Внимание). При последующих выгрузках в список для выгрузки попадают только те товары, по которым изменились параметры: вновь зарегистрированные товары, товары, по которым изменилась цена. В этом случае в списке обмена пиктограммой Внимание помечаются, и весы, чьи товары были изменены. По команде Автоматический обмен можно задать интервал, через который программа будет выполнять загрузку весов в автоматическом режиме. Если загрузка осуществляется в ручном режиме, то рекомендуется загружать весы при изменениях цены товара, а так же при появлении нового товара подпадающего под существующие правила обмена.

Взвешивание и этикетирование товара

Взвешивание и этикетирование товара на весах выполняется покупателями или продавцами в торговом зале, после чего товар поступает на кассу.

Продажа весового этикетированного товара на кассе

После взвешивания и этикетирования весовой товар может быть продан на кассе, так же как и штучный товар. Касса может работать как в режиме Offline, так и в режиме фискального регистратора. При этом информацию о стоимости или весе товара (зависит от настроек весов и кассы) касса получает из штрих-кода товара. Более подробно см. документацию к весам и кассе (программному обеспечению кассы).

Работа весов в режиме Online

Работа с весами в режиме Online предполагает следующие этапы:

■ Настройка работы весов.
■ Продажа весового товара на кассе.

Настройка работы весов

Для того, чтобы в программе можно было работать с весами в режиме Online необходимо произвести подключение весов Online в настройках торгового оборудования. Эта операция выполняется в списке Подключение и настройка оборудования. Список открывается командой панели навигации Подключаемое оборудование, раздела Администрирование. По команде списка Создать можно приступить к регистрации нового оборудования.



В форме следует заполнить следующие поля:

  • Тип оборудования – из выпадающего списка следует выбрать значение Электронные весы.
  • Обработчик драйвера – из выпадающего списка следует выбрать значение АТОЛ:Электронные весы.
  • Рабочее место – необходимо выбрать рабочее место из справочника Рабочие места. При первом запуске конфигурация создаст одно рабочее место, которое можно использовать по умолчанию. К рабочему месту привязываются все настройки оборудования.
  • Наименование – наименование подключаемого оборудования. Поле заполняется автоматически, после заполнения предыдущих полей. Можно установить собственное наименование.

После выполнения команды Записать и закрыть будет запущена установка драйвера для работы с весами. После завершения установки драйвера необходимо настроить параметры подключения весов (с помощью команды Настроить).



В форме необходимо заполнить следующие поля:

  • Модель – из выпадающего списка нужно выбрать модель весов.
  • Порт – выбрать COM-порт компьютера к которому подключены весы.
  • Скорость – из выпадающего списка выбрать скорость обмена COM-порта.
  • Четность – четность данных передаваемых через COM-порт.

О том как правильно заполнить поля Скорость и Четность см. документацию к весам. После того как все параметры подключения указаны с помощью команды Функции –Тест устройства можно выполнить тестовое подключение к весам. Если тест пройден успешно, то все параметры подключения указаны верно.

Продажа весового товара на кассе

Работа с весами в режиме Online производится в документе Чек ККМ, а так же в ряде других документов отгрузки товара (например, Реализация товаров и услуг, Расходный ордер на товары и т.д.). Работа с весами во всех документах конфигурации выполняется одинаковым способом.



Кассир в процессе оформления продажи весового товара в документе Чек ККМ имеет возможность взвесить товар и по команде табличной части документа Все действия – Получить вес автоматически заполнить колонку Количество весом товара. В остальном работа кассира при продаже весового товара ничем не отличается от работы при продаже штучного товара.

ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Программа позволяет выполнять обмен электронными документами с контрагентами: обмениваться каталогами товаров, прайс-листами, заказами, накладными, счетами на оплату и т.д. Для электронных документов реализована возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП), что позволяет обмениваться контрагентам юридически значимыми документами, а так же возможность шифровать данные при передачи.
Обмен электронными документами предполагает три этапа:

  • Настройка обмена.
  • Формирование и отправка исходящих электронных документов.
  • Получение и обработка входящих электронных документов.

Настройкой обмена занимается администратор системы. Два последних этапа осуществляет пользователь ответственный в организации за электронный документооборот, у такого пользователя должна быть назначена роль Выполнение обмена электронными документами.

Настройка обмена электронными документами

Перед началом использования указанного функционала необходимо установить флажок Использовать обмен электронными документами, в форме настройки параметров учета, на странице Обмен данными.



После установки флажка в разделе Администрирование будут доступны команды Соглашения по использования электронных документов, Типовые соглашения по использования электронных документов, Архив электронных документов и Произвольные электронные документы. Так же в разделе Администрирование, в панели действий в группе Настройки, будет доступна команда Настройка обмена ЭД, а в группе Сервис будут доступны команды Документы на подпись, Отправить и получить электронные документы и Удаление пакетов электронных документов. В формах документов участвующих в электронном документообороте будет доступна группа команд ЭД и команда панели навигации Электронные документы.



Настройка шифрования и ЭЦП

Если предполагается, что при обмене электронными документами будет использоваться ЭЦП и/или шифрование, то необходимо выполнить общую настройку шифрования и персональную настройку сертификатов ЭЦП, в форме Настройка обмена электронными документами (команда Настройка обмена ЭД в панели действий раздела Администрирование). Для указания общих настроек провайдера (поставщика) криптографического сервиса нужно воспользоваться командой формы настройки Общая настройка криптографии.



В открывшейся форме нужно заполнить следующие поля:

  • Провайдер ЭЦП — строка, идентифицирующая криптографический сервис, например: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" – идентификатор криптографического провайдера от компании Крипто Про;
  • Тип провайдера ЭЦП — число, указывающее тип провайдера ЭЦП. Например, для Крипто Про – 75;
  • Алгоритм подписи —указывается алгоритм подписи. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП;
  • Алгоритм хеширования — указывается алгоритм хеширования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП;
  • Алгоритм шифрования — указывается алгоритм шифрования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП.
  • Выполнять проверку ЭЦП на сервере — если флажок установлен, то проверка ЭЦП выполняется на сервере, иначе - на клиенте;
  • Путь модуля криптографии (для сервера 1С:Предприятия под управлением Linux) — путь к модулю криптографии. Настройка имеет смысл, если установлен флажок Выполнять проверку ЭЦП на сервере;

Персональные настройки пользователя для работы с ЭЦП находятся в форме, которая открывается командой Персональная настройка ЭЦП.



В форме нужно:

  • Указать Действия при сохранении с ЭЦП (Сохранять все подписи или выбирать сохраняемые подписи);
  • Задать расширение для файлов зашифрованных электронных документов (по умолчанию p7m).
  • Указать персональный сертификат ЭЦП для шифрования данных. При выборе сертификатов для шифрования данный сертификат будет всегда отмечен. Это необходимо для того, чтобы нельзя было зашифровать данные без возможности их расшифровки.
  • Задать путь модуля криптографии для операций с данными (расшифровка, подписание, проверка подписи, просмотр сертификата). Настройка выполняется для веб-клиента под управлением Linux.

Помимо этого, если работа с программой осуществляется в веб-клиенте, то в форме настройки обмена с помощью команды Настройки для веб-клиента (доступна только в веб-клиенте) можно перейти: к установке расширения работы с криптографией; к установке расширение работы с файлами; настроить основной рабочий каталог. Подробнее см. разделы руководства «Работа с файлами» и «ЭЦП».

Для того, чтобы в дальнейшем использовать ЭЦП в программе необходимо импортировать сертификаты подписей, используя команды Загрузить сертификат из реестра ОС или Загрузить сертификат из файла.



После того как сертификат импортирован в программу, в форме сертификата можно задать список документов для подписи которых будет использоваться сертификат.
В процессе электронного документооборота может возникнуть ситуация, когда функции разделены между пользователями: одни сотрудники организации формируют электронные документы, а другие только подписывают их ЭЦП.

В форме сертификата, в поле Доступен пользователю можно указать пользователя, которому этот сертификат будет доступен для подписи. Если поле Доступен пользователю не заполнено, то сертификат в программе будет доступен всем пользователям, зашедшим в 1С, с компьютера, на котором установлен сертификат подписи, и при наличии пароля к сертификату поставить с помощью сертификата электронную цифровую подпись сможет любой пользователь программы. Такая ситуация может возникнуть, когда с помощью одного сертификата ставить подпись должны несколько сотрудников организации.

На странице Состав исполнителей для сертификата задается список исполнителей, которые могут отправлять электронные документы на подпись ответственному лицу - пользователю, который имеет право подписывать документы этим сертификатом (значение поля Доступен пользователю). Если галка Проверять состав исполнителей не установлена, то на подпись ответственному лицу по данному сертификату может отправить любой пользователь программы.В процессе обмена электронными документами программа генерирует различные служебные файлы (файлы с документами, файлы с ЭЦП, файлы с транспортной информацией и т.д.), которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов (архивный файл). Для работы с такими файлами используется основной рабочий каталог программы.

Настройка соглашения об использовании электронных документов

Настройки параметров обмена электронными документами между контрагентами, выполняются в документе Соглашение об использовании электронных документов. Новый документ можно ввести из списка соглашений. Список открывается в разделе Администрирование командой панели навигации Соглашение об использовании электронных документов. После выполнения команды списка Создать будет открыта форма нового соглашения.

Заполнить новое соглашение можно по типовому соглашению. Типовое соглашение является шаблоном и служит для быстрого заполнения в соглашении части полей. Например, с помощью типового соглашения можно быстро заполнить ответственного за обмен, способ обмена, определить состав входящих и исходящих документов участвующих в обмене по соглашению, форматы исходящих файлов. Все эти поля могут быть заполнены в соглашении из типового соглашения, после того как типовое соглашение будет выбрано в соответствующем поле формы.



Перед использованием типовых соглашений они предварительно должны быть сформированы в списке Типовые соглашения об использовании электронных документов. Список открывается соответствующей командой в панели навигации раздела Администрирование. Заполнения соглашения и типового соглашения ничем не отличаются и рассмотрено далее.



Важно: для обмена электронными документами в программе должно быть оформлено как минимум одно соглашение об использовании электронных документов.


В соглашения необходимо задать следующие настройки обмена:

  • Указать организацию и ответственного за обмен менеджера.
  • Партнера и контрагента, с которым заключается соглашение.
  • Задать идентификаторы для организации и контрагента. По умолчанию идентификаторы участников обмена автоматически генерируются программой на основании ИНН, КПП организации и ИНН, КПП контрагента. Для обмена электронными документами идентификаторы организации и контрагента должны быть обязательно указаны в программе.
  • При использовании в процессе обмена шифрования электронных документов, в качестве сертификата шифрования нужно указать файл сертификата контрагента (открытый ключ, полученный от контрагента по открытым каналам связи), а в качестве сертификата расшифровки необходимо выбрать сертификат, созданный на предыдущем этапе настройки из списка Сертификаты ЭЦП (сертификат, который был передан контрагенту в качестве сертификата шифрования по открытым каналам связи). Сертификаты шифрования и расшифровки действуют на все виды электронных документов, участвующих в обмене.

Программа позволяет обмениваться электронными документами по следующим каналам (поле Способ обмена):

  • Через электронную почту – в этом случае задается электронный почтовый адрес контрагента (поле Адрес ресурса контрагента), а в поле Адрес ресурса организации указывается учетная запись электронной почты. Для электронного документооборота настоятельно рекомендуется использовать отдельную, специально выделенную для обмена, учетную запись электронной почты.
  • Через каталог – в этом случае задается каталог обмена для входящих электронных документов (поле Адрес ресурса организации) и каталог обмена для исходящих электронных документов (поле Адрес ресурса контрагента).

Эти настройки также действуют на все виды электронных документов, участвующих в обмене.

На страницах Входящие документы и Исходящие документы можно указать какие документы будут участвовать в обмене. Поддерживается обмен следующими документами:

  • Значение Прайс-лист соответствует документу Коммерческое предложение клиенту в исходящих и документу Регистрация цен поставщика во входящих электронных документах.
  • Значение Заказ товара соответствует документу Заказ поставщику в исходящих и документу Заказ клиента во входящих электронных документах.
  • Значение Ответ на заказ соответствует полученному ранее и отредактированному документу Заказ клиента в исходящих и документу Заказ поставщику во входящих электронных документах.
  • Значение Счет на оплату соответствует документу Счет на оплату в исходящих и документу Заявка на расходование денежных средств во входящих электронных документах.
  • Значение Накладная соответствует документу Реализация товаров и услуг в исходящих и документу Поступление товаров и услуг во входящих электронных документах.

Для обмена каталогом товаров достаточно зарегистрировать соглашение об использовании электронных документов, формирование выполняется из формы соглашения. В таблице документов необходимо флажками отметить те действия, которые будут осуществляться над документами:

  • Получать/Отправлять – документы участвуют в электронном документообороте.
  • Подписывать – подписывать ЭЦП документы, участвующие в обмене.
  • Контролировать доставку – ожидать получение служебного файла с квитанцией о доставке электронного документа. Служебный файл с квитанцией о доставке программой автоматически всегда, а установка флажка Контролировать доставку влияет на статусы документа (подробнее о статусах см. далее). Если в процессе обмена важно видеть подтверждение того, что электронный документ доставлен, то флажок следует установить.

В правой части страниц Входящие документы и Исходящие документы отображаются списки статусов документов для каждого вида электронного документа в отдельности. Состав списков статусов зависит от действий, которые будут осуществляться над документами.

Для входящих документов возможны следующие статусы:

  • Получен – электронный документ загружен в программу.
  • Утвержден – документ просмотрен ответственным сотрудником организации и утвержден им. Утверждение осуществляется в форме самого электронного документа. Если документ отклонен (Все действия – Отклонить электронный документ), то всегда можно отменить отклонение, при этом документ вернется в статус Получен.
  • Подписан – входящий электронный документ подписан «нашей» ЭЦП.
  • Отправлено подтверждение – установлена ЭЦП на полученный электронный документ, готова к отправке и поставлена в очередь на отправку (подробнее см. далее). Статусы Подписан и Отправлено подтверждение устанавливаются у входящих электронных документов, если в процессе обмена предусмотрено использование ЭЦП.
  • Доставлено подтверждение – получен служебный файл с квитанцией о доставке контрагенту ЭЦП, установленной на электронный документ. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрен контроль доставки.

Для исходящих документов возможны следующие статусы:

  • Сформирован – статус присваивается вновь созданному электронному документу.
  • Утвержден - документ просмотрен ответственным сотрудником организации и утвержден им. Утверждение осуществляется в форме самого электронного документа. Если документ отклонен (Все действия – Отклонить электронный документ), то всегда можно отменить отклонение, при этом документ вернется в статус Сформирован.
  • Подписан – электронный документ подписан «нашей» ЭЦП. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрено использование ЭЦП.
  • Отправлен – электронный документ готов к отправке и поставлен в очередь на отправку (подробнее см. далее).
  • Доставлен – после получения электронного документа на стороне контрагента формируется служебный файл с квитанцией о доставке, который отправляется в адрес отправителя. После получения такой квитанции у электронного документа устанавливается статус Доставлен. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрен контроль доставки.
  • Получено подтверждение – получена ЭЦП контрагента на исходящем электронном документе. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрено использование ЭЦП.

Программа позволяет вкладывать в пакет передаваемых электронных документов файлы, следующих форматов: табличный документ 1С; документ Word 2007; документ HTML; лист Excel, документ XML формата CommerceML. Такая возможность позволяет визуально контролировать пересылаемые данные. Для использования такой возможности в форме соглашения, на странице Форматы исходящих документов, необходимо установить соответствующие флажки.

На странице Сертификаты подписей в таблице можно сформировать список сертификатов подписей, из файлов ЭЦП, полученных от другого участника обмена. Если такой список сформирован и установлен флажок Проверять сертификаты подписей контрагента, то в процессе работы с электронными документами программа будет сверять сертификат, которым подписан конкретный документ от контрагента с сертификатом из списка. Если в процессе проверки, окажется что, сертификат, которой подписан документ отсутствует в списке, то строка ЭЦП с таким сертификатом в форме просмотра электронного документа будет выделена пиктограммой Внимание.

Настройки, выполненные в соглашении, действуют только в том случае, если соглашение проведено в статусе Действует. Для соглашения можно указать срок действия соглашения (в поле Срок действия до).

Формирование и отправка исходящего электронного документа

Для формирования и отправки электронных документов в формах документов указанных выше, а так же в списках этих документов, содержится группа команд ЭД. С помощью этих команд можно выполнить следующие действия.

  • Команда Сформировать, подписать и отправить создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭЦП (если есть право подписи для данного пользователя и сертификат подписи установлен на компьютер) и поставит в очередь на отправку получателю. Если у пользователя нет прав подписи или на компьютере не установлен сертификат, заданный в настройках обмена системы в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по организации документа, то программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющего право подписывать электронный документ. Данная команда всегда выполняется для последней версии электронного документам и двигает его вперед по этапам. Т.е. если до выполнения команды электронный документ был сформирован, то передаст его на подпись, если подписан, то поставит в очередь на отправку и т.д. Повторного действия для одной и той же версии электронного документа команда не выполняет.
  • Команда Сформировать новый в форме документа формирует очередную версию электронного документа. Этот вариант позволяет не только принудительно переформировать электронный документ (чего нельзя сделать командой Сформировать, подписать и отправить), но и визуально оценить сформированный электронный документ, в открывшейся форме электронного документа, выполнить команды по переходу на следующий этап.
  • Если подписанный электронный документ оформленный ранее требуется перенаправить получателю, например, когда ЭД не получены по причине потери данных, то в форме документа можно воспользоваться командой Отправить повторно. В этом случае, система отправит ранее созданный электронный документ со всеми установленными ЭЦП к моменту повторной отправки.

Ответственное лицо организации может подписывать электронные документы как из формы просмотра самого электронного документа, так из отдельной формы, которая вызывается по команде Документы на подпись в панели действий, в разделах Продажи, Запасы и закупки или Администрирование. В форме содержится список всех сертификатов ЭЦП, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю, а также количество подписываемых электронных документов по каждому сертификату. В форме можно подписать все электронные документы по сертификату (по команде Подписать все по сертификату). При этом указывать секретный ключ к закрытой части сертификата ЭЦП нужно будет только один раз (аналог операции: подписать каждый документ в пачке своей подписью одним нажатием).

По команде Перейти к списку документов можно открыть список электронных документов и просмотреть каждый документ в виде печатной формы документа ИБ. Если пользователю доступен только один сертификат подписи, форма сразу будет открыта на странице со списком электронных документов. Далее отметив нужные документы можно подписать их (по команде Подписать отмеченные).

Непосредственная, физическая передача исходящих данных осуществляется либо по команде Отправить и получить электронные документы панели действий разделов Продажи, Запасы и закупки или Администрирование, либо с помощью регламентного задания Отправка оформленных электронных документов.При отправке данных сформированный электронный документ шифруется (зависит от настроек соглашения сторон об обмене) упаковывается вместе с установленными ЭЦП и отсылается (по электронной почте или в каталог обмена).

Текущее состояние электронного документооборота для документа ИБ по актуальной версии электронного документа отображается в форме самого документа (строка Текущее состояние ЭД) и в форме списка документов (колонка Состояние ЭД) и меняется автоматически.После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Исходящие. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. Архив может открываться по команде Архив электронных документов панели навигаций в разделах Продажи, Запасы и закупки или Администрирование.

В форме электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. В форме так же содержатся установленные для электронного документа ЭЦП, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть документ информационной базы. В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап.



С помощью команды Все действия - Сохранить электронный документ на диск в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭЦП в каталог на диск. После выполнения команды будет создан архивный файл электронного документа, включающий в себя файлы, указанных в соглашении форматов, а также файлы установленных ЭЦП.С помощью команды Все действия - Печать документа с электронными подписями можно напечатать форму электронного документа, а также список сертификатов которыми был подписан документ с датами установки ЭЦП.

Помимо указанных выше документов (в разделе Настройка соглашения об использовании электронных документов) программа позволяет обмениваться произвольным электронными документами. Произвольный электронный документ является аналогом электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, если требуется, установить ЭЦП и направить документ в адрес контрагента. Документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договора или акты сверки взаиморасчетов). Хранение версий для произвольного электронного документа не предусмотрено.

Списки входящих и исходящих произвольных электронных документов открываются в разделах Администрирование, Органайзер командой панели навигации Произвольные электронные документы. По команде списка Создать можно приступить к регистрации нового исходящего произвольного электронного документа.



Помимо указанных выше документов программа позволяет обмениваться каталогом товаров. Отправка каталога осуществляется из формы соглашения с помощью команды ЭД – Отправить каталог. После отбора товаров сформированный каталог будет отправлен контрагенту.



Получение и обработка входящего электронного документа

Непосредственное получение входящих данных осуществляется либо по команде Отправить и получить электронные документы панели действий, в разделах Продажи, Запасы и закупки или Администрирование, либо с помощью регламентного задания Получение оформленных электронных документов. После получения входящих данных будет автоматически сформирована квитанция о доставке пакета данных. Сформированная квитанция будет автоматически выслана на адрес отправителя. В случае обмена Через каталог и использовании внешних носителей для передачи данных не рекомендуется использовать контроль доставки сообщений, т.к. полный цикл работы с электронным документом редко будет завершенным (т.е. в этом случае, в процессе настройки соглашения не нужно устанавливать флажки Контролировать доставку у видов документов).

Если в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то полученные данные в виде зашифрованных пакетов после загрузки будут находиться в списке Архив электронных документов на странице Нераспакованные пакеты, т.к. расшифровка требуется интерактивных действий пользователя, а именно - ввода пароля к закрытой части сертификата шифрования. Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К распаковке. Для некорректных пакетов, пакетов которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки.



Для установки статусов пакетов в списке можно воспользоваться командой Установить статус. В списке можно установить отбор по статусам пакетов и контрагенту. По команде Распаковать выделенные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих документов на странице Входящие.



В архиве входящих электронных документов в колонке Версия отображается версия документа, его отражение в учете, актуальность (есть ли более поздняя версия электронного документа, отраженного в учете). В колонке текст выделяется красным цветом, если версия электронного документа больше чем версия электронного документа, отраженного в учете в документе информационной базы. В архиве можно сравнить содержимое двух версий полученных электронных документов, выделив две строки в списке и вызвав команду Все действия - Сравнить версии электронных документов (данная команда доступна только в режиме толстого клиента). По команде Все действия – Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть форму входящего электронного документа.

В форме входящего электронного документа можно в любой момент заполнить непроведенный документ информационной базы, по команде Перезаполнить документ. Можно отклонить документ, вызвав соответствующую команду в группе Все действия. В форме так же содержатся установленные для электронного документа ЭЦП, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть документ информационной базы.



Если в соглашении задано требование ответной подписи, то в форме электронного документа можно установить ЭЦП на электронный документ или передать его на подпись ответственному лицу по команде Подписать и отправить подтверждение. В форме электронного документа пользователь может сохранить версию электронного документа вместе с установленными ЭЦП в каталог на диск, по команде Все действия - Сохранить электронный документ на диск. После выполнения команды будет создан архивный файл электронного документа, включающий в себя файлы, указанных в соглашении форматов, а также файлы с установленными ЭЦП.

С помощью команды Все действия - Печать документа с электронными подписями можно напечатать форму электронного документа, а также список сертификатов которыми был подписан документ с датами установки ЭЦП.

Для расшифровки данных необходимо, чтобы на компьютере был установлен сертификат, с помощью которого шифровался пакет, и был введен пароль к закрытой части сертификата шифрования. Будет выполнена проверка валидности (действительности) сертификата подписи, полученного вместе с ЭЦП, а также валидности (соответствия) электронного документа и ЭЦП. При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст документ информационной базы соответствующего вида (черновик документа) и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы.



В форме документа информационной базы, с помощью команды панели навигации Электронные документы, можно перейти в список электронных документов связанных с ним. В форме списка можно увидеть состояние версий электронных документов, открыть форму конкретной версии электронного документа, открыть журнал регистрации и просмотреть события, связанные с электронными документами.

ДАТА ЗАПРЕТА ИЗМЕНЕНИЯ ДАННЫХ

Иногда при работе с информационной базой требуется установить запрет редактирования каких либо данных в ней до определенной даты. Например, после сдачи квартальной бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию может потребоваться установить запрет изменения данных до даты окончания отчетного квартала. Для решения подобных задач программа позволяет устанавливать дату запрета изменения данных. Установка даты запрета изменений данных и различные настройки связанные с ней, выполняется в форме, которая открывается соответствующей командой в разделе Администрирование.



Дату запрета изменений можно устанавливать как для всех пользователей программы (здесь и далее в разделе, под пользователями имеются в виду в т.ч. и внешние пользователи), так и для конкретного пользователя или группы пользователей. Кроме этого программа позволяет задавать различные способы указания даты запрета изменений (подробнее см. далее). Если дата запрета изменения данных установлена, то при попытке пользователя внести изменения в ИБ до даты изменения данных пользователю выводится сообщение о невозможности изменения данных. Рассмотрим различные варианты настройки даты запрета изменений более детально.

Установка даты запрета изменений в разрезе пользователей

Если дату запрета изменений необходимо установить для всех пользователей программы, то в поле Установка даты запрета необходимо выбрать значение Для всех пользователей. При этом в форме станут доступны поля Способ указания даты запрета (подробнее см. далее) и Дата запрета.



Если дата запрета не установлена, то ограничения не действуют. При установке даты запрета можно задавать не только произвольную дату, но и относительную. Доступны следующие значения относительных дат:

  • Конец прошлого года.
  • Конец прошлого квартала.
  • Конец прошлого месяца.
  • Конец прошлой недели.
  • Предыдущий день.

Для относительных дат (кроме значения Предыдущий день) на форме можно задать количество дней «отсрочки» до установки даты запрета, в течение которых изменение данных все ещё будет разрешено. Если установлена относительная дата, то для того что бы дата запрета изменения в будущем изменялась по заданным правилам автоматически, в программе используется регламентное задание Пересчет текущих значений относительных дат запрета изменения. Более подробно о регламентных заданиях см. раздел руководства Регламентные и фоновые задания. Если по каким либо причинам использование регламентных заданий невозможно, то перерасчет текущих значений относительных дат запрета можно выполнять командой Пересчитать. При этом команду нужно выполнять периодически в соответствии с установленной относительной датой. Например, если установлено значение Предыдущий день, то команду нужно выполнять ежедневно; если установлено значение Конец прошлого месяца, то команду нужно выполнять ежемесячно.



Существуют ситуации, когда разным пользователям необходимо устанавливать разные значения даты запрета изменения. Например, установка даты запрета изменений может потребоваться всем пользователям программы кроме администраторов. В таких случаях в поле Установка даты запрета необходимо выбрать значение По пользователям. При этом в форме будет доступен список, в который можно добавлять (соответствующими командами) пользователей программы (группы пользователей) и настраивать для каждого из них свое значение даты запрета изменений.



В списке по умолчанию всегда присутствует элемент <Для всех пользователей>. Элемент нельзя удалить или изменить. Настройки даты запрета изменений выполненные для этого элемента будут использоваться для всех пользователей кроме тех, которые содержаться в списке. Например, на приведенном выше рисунке настройки даты запрета, выполненные для элемента <Для всех пользователей> будут действовать для всех пользователей кроме Менеджер по закупкам и Менеджер по продажам.

Для того что бы выполнить настройку даты запрета изменения, необходимо выделить в списке нужного пользователя (группу пользователей) или элемент <Для всех пользователей> , а сами настройки выполнить ниже в полях Способ указания даты запрета и Дата запрета.

Способы указания даты запрета изменений

Кроме установки даты запрета изменений по пользователям программа позволяет задавать различные способы указания даты запрета изменений. Способы задаются в форме настройки даты запрета изменений в поле Способ указания даты запрета изменений, и может принимать описанные ниже значения.

Общая дата – при этом способе одна дата запрета задается для всех элементов данных ИБ.
По разделам – для каждого раздела программы в целом (Банк, Касса, Розничные продажи) устанавливается своя дата запрета изменений. В разделах содержатся следующие документы:

■ Банк:
○ Поступление безналичных денежных средств;
○ Списание безналичных денежных средств;
○ Выписка по расчетному счету;
○ Отчет банка по операциям эквайринга;
■ Касса:
○ Расходный кассовый ордер;
○ Приходный кассовый ордер;
○ Кассовая книга;
○ Эквайриноговая операция;
■ Розничные продажи:
○ Чек ККМ (в том числе и на возврат);
○ Отчет о розничных продажах;
○ Кассовая смена;
○ Внесение денежных средств в кассу ККМ;
○ Выемка денежных средств из кассы ККМ.

В форме доступен список, в который можно добавлять Разделы (соответствующей командой) и указывать для каждого раздела в целом свое значение даты запрета изменений.



В списке по умолчанию всегда присутствует элемент <Общая дата>. Значение даты запрета изменений для этого элемента будут использоваться для всех разделов по умолчанию, кроме тех которые уже содержаться в списке. Если в поле Установка даты запрета указано Для всех пользователей, то удалить элемент <Общая дата> и разделы нельзя. Если в поле Установка даты запрета указано По пользователям, то удалить элемент <Общая дата> и разделы можно.

По разделам и объектам – при этом способе даты запрета задаются и в разрезе разделов и в разрезе объектов ИБ. Разделы и объекты в разрезе которых можно установить дату запрета изменений приведены в списке:

  • Банк – в разделе можно указать Банковские счета организации в разрезе которых будет установлена дата запрета изменений, во всех документах раздела (см. выше) в которых используются указанные в списке счета;
  • Касса - в разделе можно указать Кассы организации в разрезе которых будет установлена дата запрета изменений, во всех документах раздела (см. выше) в которых используются указанные в списке кассы;
  • Розничные продажи - в разделе можно указать Кассы ККМ в разрезе которых будет установлена дата запрета изменений, во всех документах раздела (см. выше) в которых используются указанные в списке кассы ККМ.

При этой настройке в форме будет доступен список, в который можно добавлять разделы и объекты указывая для каждого раздела и объекта свое значение даты запрета изменений. Так же как и в предыдущих способах в списке содержится элемент <Общая дата> для аналогичных целей.



Если в закрытом периоде есть объекты помеченные на удаление, то для всех способов установки даты запрета редактирования их удаление будет возможно (пользователю с соответствующими правами).

Отчеты по настройкам даты запрета изменений

Если в поле Установка даты запрета выбрано значение По пользователям, то на форме настройки даты запрета изменения данных доступна команда Отчеты. В отчетах возможна группировка данных по разделам/объекта (Отчет по разделам и объектам) или по пользователям (Отчет по пользователям).



В отчеты попадает информация по установленным датам запрета изменений для пользователей в разрезе разделов и объектов.

ОБМЕН С САЙТАМИ

Программа позволяет выполнять обмен данными (выгружать номенклатуру и обмениваться заказами клиентов) с сайтами (интернет магазинами). Модуль интеграции разработан совместно с ООО «1С-Битрикс» http://www.1c-bitrix.ru. Взаимодействие реализовано по открытым протоколам обмена данными, опубликованным на сайте http://www.v8.1c.ru/edi/edi_app/130/ и в соответствии с XML-схемой стандарта CommerceML 2.04.
Работа по обмену с сайтами предполагает два этапа:

  • настройка обмена с сайтами
  • обмен с сайтами.

Для работы по обмену с сайтами у пользователя должна быть назначена роль Полные права.

Настройка обмена с сайтами

Перед началом использования указанного функционала необходимо установить флажок Использовать обмен с сайтами, в форме настройки параметров учета, на странице Обмен данными. После установки флага в панели навигации, раздела Администрирование, будет доступна команда Обмен с сайтами. Команда открывает список узлов обмена с сайтами. Каждый узел обмена содержит основные настройки обмена (например, расписание обмена), а так же настройки для выгрузки номенклатуры и настройки обмена заказами. Для каждого сайта необходимо создать свой узел обмена.



Для того чтобы приступить к регистрации нового узла обмена, можно воспользоваться командой списка Создать. После выполнения команды будет открыта форма, в которой необходимо выполнить настройки обмена с сайтом.

Основные настройки узла обмена

В программе поддерживается следующие режимы обмена:

  • если будет производится только выгрузка товаров, то устанавливается флажок Выгрузка товаров;
  • если будет производится только обмен заказами, то устанавливается флажок Обмен заказами;
  • если будет производится и выгрузка товаров и обмен заказами, то устанавливаются оба флажка.



Программа позволяет обмениваться с сайтом следующими способами:

  • Непосредственно с сайтом (требуется подключение к сети Интернет). Для этого необходимо установить переключатель в группе Назначение в положение Выгружать на сайт. Далее указать адрес сайта (например, для сайтов, построенных с помощью «1C-Битрикс: Управление сайтом» необходимо указать адрес вида: http://www.example.com/bitrix/admin/1c_exchange.php, где www.example.com – URL сайта, с которым производится обмен данными), пользователя сайта (под которым будет производится подключение к сайту для обмена) и его пароль. C помощью команды Проверить соединение можно проконтролировать корректность введенных данных и узнать о возможности начать обмен с сайтом.
  • Посредством выгрузки/загрузки данных через файлы (не требуется подключение к сети Интернет). Для этого необходимо установить переключатель в группе Назначение в положение Выгружать в каталог на диске. Далее указать каталог на диске (поле Каталог выгрузки) в который будут выгружаться файлы обмена. Если предполагается обмен заказами, то дополнительно нужно указать полное имя файла с заказами (поле Файл загрузки заказов) который будет формироваться на сайте.

Важно. Если обмен с сайтом планируется осуществлять непосредственно, то при вводе адреса сайта можно указать два протокола передачи данных – http или https. Данные передаваемые по протоколу https шифруются, что обеспечивает защиту этих данных. Протокол https должен поддерживаться веб-сервером на котором размещен сайт.

С точки зрения данных, которые участвуют в обмене, в программе предусмотрены следующие варианты обмена (настраиваются переключателем Контроль изменений):

  • Полная выгрузка данных - выгружаются все данные участвующие в обмене. Принудительная полная выгрузка данных необходима при изменении/создании настройки обмена. После успешного обмена полной выгрузки для экономии трафика можно установить переключатель в положение Выгружать только измененные объекты.
  • Выгружать только измененные объекты - частичная выгрузка только тех объектов, которые изменились с момента последнего успешного сеанса обмена.
    Программа позволяет обмениваться с сайтом в автоматическом режиме с помощью регламентного задания Обмен с сайтом. Для его инициации необходимо в установить флажок Использовать периодический обмен данными и далее задать расписание обмена.

Настройка выгрузки товаров

Для настройки выгрузки товаров на сайт, в форме узла на странице Выгрузка товаров, необходимо указать следующую информацию.
В поле Организация-владелец XML-каталога указывается организация от лица которой будут продаваться товары на сайте. Данные организации будут записаны в файл обмена.



В поле Коэффициент пересчета веса необходимо указать коэффициент преобразования веса товара в ту единицу в которой ведется весовой товар на сайте. Если весовой товар на сайте и в информационной базе продается в одинаковых единицах измерения, например и там и там в килограммах, то коэффициент пересчета следует установить в единицу (1,000). Если учет товар в программе ведется в килограммах, а на сайте продается в граммах, то в качестве коэффициента пересчета необходимо указать значение 0,001.

На сайт можно выгружать файлы с изображением товара и другие присоединенные к номенклатурной позиции файлы. Для выгрузки изображений на сайт необходимо установить флажок Выгружать файлы изображений. Для выгрузки на сайт присоединенных файлов необходимо установить флажок Выгружать прочие файлы.По умолчанию выгружаемый товарный каталог структурируется по группам номенклатуры. Но каталог может быть сгруппирован и по видам номенклатуры, для этого необходимо установить флажок Классифицировать по видам номенклатуры. Товары из программы могут выгружаться как в один каталог, так и в несколько каталогов за один сеанс. Список каталогов содержится и редактируется в Таблице каталогов.



В поле Каталог таблицы можно задать произвольное имя каталога. Для каждого каталога может быть сформирован список значений отбора по группам или видам номенклатуры (зависит от установки флажка Классифицировать по видам номенклатуры). Открыть и указать список значений отбора можно в таблице каталогов в поле Группы номенклатуры или Виды номенклатуры.



С помощью команды таблицы каталогов Настроить отбор можно выполнить произвольный отбор номенклатуры для каталога. При этом отбор товаров по соглашениям можно установить только по тем соглашениям у которых установлен флажок Доступно внешним пользователям. Цены, которые будут выгружены, определяются теми видами цен, которые заданы в соглашении.

Каждый каталог соответствует на сайте той или иной сущности, которая зависит от системы управления сайтами, с которой ведется обмен. Например, для системы «1С-Битрикс: Управление сайтом» (http://www.1c-bitrix.ru/products/cms/) каталог соответствует понятию «информационный блок» («инфоблок»). Для каждого «инфоблока», при создании каталога, программа автоматически генерирует идентификатор каталога, который не рекомендуется менять. После первого сеанса обмена (выгрузки товаров) на сайте необходимо настроить вывод созданных «инфоблоков» в публичную часть сайта.

Настройка обмена заказами

Обмен заказами происходит в два этапа: сначала происходит загрузка с сайта, затем выгрузка на сайт (или в каталог на диске). По заказам, загруженным с сайта, формируется документ Заказ клиента. При последующих сеансах обмена табличная часть заказа обновляется в соответствии с информацией, полученной с сайта. В ответном сообщении на сайт отправляется информация об оплате и отгрузке по заказам, ранее загруженным с сайта. Контрагенты и номенклатура, полученные с сайта, идентифицируются в соответствующих справочниках. Объекты, которые не найдены, создаются. Способ идентификации контрагентов указывается в соответствующем поле на странице Обмен заказами. Доступно два способа:

  • Идентификация по наименованию.
  • Идентификация по ИНН и КПП.

Для вновь создаваемой номенклатурной позиции можно задать следующие реквизиты по умолчанию:

  • Для товара можно задать вид номенклатуры. Указывается в поле Вид номенклатуры (товар);
  • Для услуги можно задать вид номенклатуры. Указывается в поле Вид номенклатуры (услуга);
  • В поле Ед. изм. новой номенклатуры можно указать единицу измерения для вновь создаваемой номенклатуры;
  • В поле Группа для новой номенклатуры можно указать в какой группе будет создаваться номенклатура;



Для вновь создаваемых заказов можно указать соглашение, организацию и менеджера которые будут подставляться по умолчанию в документ.
На странице Дополнительно можно выполнить следующие настройки режима записи и проведения заказов загруженных с сайта:

  • Если установлен флажок Записывать документы текущей датой, то заказы в ИБ будут созданы с датой загрузки, в противном случае, с датой оформления заказа на сайте.
  • Если установлен флажок Проводить документы, то в момент загрузки заказов программа будет пытаться выполнить проведение документов.
  • Если установлен флажок Проводить документы оперативно, то в момент загрузки заказов программа будет пытаться выполнить оперативное проведение, не проведенных документов.

Если с сайта будут загружаться отмененные заказы, то в настройках можно указать причину отмены заказа, которая будет устанавливаться у таких заказов по умолчанию.

Важно. Загрузка частично отмененных заказов в программе не предусмотрена.




В настройках можно составить таблицу соответствий статусов заказа на сайте и в ИБ. В поле Статус заказа на сайте необходимо точно указать строкой значение статуса заказа на сайте, а в поле Статус документа Заказ клиента выбрать соответствующий ему статус заказа в ИБ. Если соответствие статусов установлено, то при загрузке заказа с сайта программа будет пытаться установить соответствующий статус у заказа клиента. В противном случае такая попытка предприниматься не будет.

Обмен с сайтом

В форме узла обмена помимо настроек самого узла можно выполнить следующие действия:

  • Выполнить интерактивный (в ручную) обмен с сайтом.
  • Открыть журнал регистрации событий обмена.
  • Посмотреть информацию о состоянии обмена.
  • Посмотреть изменения в ИБ произошедшие с момента последнего обмена с сайтом.

Для интерактивного обмена с сайтом можно воспользоваться командой формы узла обмена Выполнение обмена данными - Выполнить обмен данными. Аналогичной командой можно воспользоваться в списке узлов обмена. Для того чтобы посмотреть информацию об изменениях в ИБ, которые будут выгружены на сайт можно воспользоваться командой формы узла обмена Выполнение обмена данными - Показать зарегистрированные изменения. Аналогичной командой можно воспользоваться в списке узлов обмена. После выполнения команды будет открыта форма в которой будет представлен список объектов которые участвуют в обмене с сайтом и в которых зарегистрированы изменения. Т.е. те объекты которые будут выгружены на сайт в следующей сессии обмена. Любой объект (регистрацию об изменениях объекта) можно удалить из списка и тогда информация об изменения объекта не будет выгружаться на сайт. Для удаления регистрации объекта необходимо в поле объекта нажать кнопку очистки.

Для того чтобы посмотреть текущее состояние обмена можно воспользоваться командой формы узла обмена Выполнение обмена данными - Показать информацию о состоянии обмена. Аналогичной командой можно воспользоваться в списке узлов обмена. После выполнения команды будет открыта форма в которой будет показана следующая информация: успешно или нет была произведена загрузка или выгрузка, дата и время последней загрузки или выгрузки. Информацию по выгрузке товаров, загрузке товаров, выгрузке заказов, можно расшифровать более детально (с помощью гиперссылок формы).



Для того чтобы открыть журнал регистрации можно воспользоваться командой формы узла обмена Выполнение обмена данными - Перейти в журнал регистрации событий обмена. Аналогичной командой можно воспользоваться в списке узлов обмена. Более подробно о работе с журналом регистрации см. справку к журналу регистрации.